Outlookユーザーとして、その堅牢な機能セットを知っている可能性があります。しかし、アプリケーションにたくさんの機能があるからといって、それはそれらがすべてあなたの努力の価値があるという意味ではありません。使用する必要がある Microsoft Outlook機能 のいくつかを次に示します。
効果的な時間管理のための電子メールスケジューリング
あなたが1日を通してタスクを管理するために時間ブロッキングを使用している人なら、 電子メールのスケジューリング は有益です。時間ブロック中に必要なすべてのメールを作成し、日付と時間を選択して送信できます。
構成している メールをスケジュールする には、[オプション]タブに移動して[配信の遅延]を選択します。
[プロパティ]ウィンドウの一番下のセクションで、[以前に配信されない]ボックスをチェックしてください。次に、右側のドロップダウンボックスを使用して、日付と時刻を選択します。
オプションで、プロパティボックスの追加機能を使用できます。最上部に投票と追跡オプションがあり、下部に追加の配達オプションがある設定があります。
終了したら、[閉じる]をクリックしてスケジューリングを適用します。
配布リストについては、連絡先グループ
同じ人々のグループを定期的にメールで送信すると、 配布リストを作成し て、これらすべてのメールアドレスを追加する方法は簡単ではありません。 Outlookの連絡先グループ機能は、これを達成するのに役立ちます。
連絡先グループをすばやく作成するには、[ホーム]タブに移動し、新しいアイテムのドロップダウンメニューを選択し、[アイテム]> [連絡先]グループを選択します。
「メンバーの追加」を選択し、保存された連絡先の場所を選択します。
リストから連絡先を選択し、[メンバー]をクリックして追加します。グループに全員がいるまでこのプロセスを続け、「OK」をクリックします。
連絡先グループ に上部に名前を付け、「保存と閉じる」を選択します。
その新しいグループに電子メールを送信する場合は、[コンポジット]ウィンドウの[To]ボタンをクリックして、グループを選択します。または、フィールドのグループの名前の入力を開始し、提案から選択します。
自動組織の受信トレイルール
電子メールのルールは、セットアップを威圧的に思えるかもしれませんが、後で手間をかけるのに時間がかかる価値があります。 電子メールをフォルダに自動的に移動したり 、メッセージを優先してマークしたり、 重要な電子メールのサウンドを再生し たりできます。
ゼロから 新しいルールを設定する には、ファイル> [ルールとアラートの管理]に移動し、[新しいルール]をクリックします。
または、受信したメールに基づいて新しいルールを作成するには、独自のウィンドウでメッセージを開きます。リボンの移動セクションにあるルールドロップダウンメニューをクリックし、「ルールの作成」を選択します。
上記の選択肢に応じて、条件とアクションを選択し、新しいルールの後続のプロンプトに従います。
終了したら、ボックス内の既存のメッセージに適用するか、「完了」をクリックして、到着した将来のメッセージのルールを保存できます。
適切な閉鎖のための複数の電子メール署名
すべてのメッセージが適切に閉じることを確認するために、 Outlookで複数の電子メール署名 を作成できます。これにより、ビジネスメールと個人的なメッセージに特定の署名を使用できます。
署名を作成する には、[コンポジット]ウィンドウの[メッセージ]タブで署名> [署名]を選択します。
[電子メールの署名]タブで、複数の場合は上部の電子メールアカウントを選択します。次に、右側の「新しい」を選択します。署名に名前を付け、「OK」をクリックします。
編集署名ボックスに署名を設定し、終了したら「保存」を選択します。
オプションで、下部のドロップダウンボックスを使用して、新しいメッセージ、返信、および転送の署名をデフォルトにすることができます。
同じプロセスを繰り返して、追加の署名を作成し、完了したら「OK」を選択します。
署名を使用する場合は、[メッセージ]タブの署名ドロップダウンメニューに戻り、使用するものを選択してください。デフォルトとして署名を設定すると、電子メールに自動的に表示されます。
受信トレイとフォルダーのクリーンアップの自動アーチーブ
受信トレイと時代遅れの不必要な電子メールのフォルダーをクリーンアップするには、時間がかかる場合があります。 Outlookで自動アーチーブ機能を 使用すると、不要になった古いメッセージを自動的に削除できます。
ファイル>オプションに移動し、左側の「Advanced」を選択します。次に、右側の「自動アーチーブ設定」をクリックします。
電子メールをいつ、どのようにアーカイブするかについて は、自動アーチーブポップアップウィンドウに各フィールドを完成させます。ツールを実行するタイミングを選択し、実行する前にプロンプトを受信することができます。
また、使用するアーカイブフォルダー、さらには古いアイテムを永久に削除するためのアイテムの年齢など、自動アーチーブプロセス中に特定のメッセージを処理する方法を選択することもできます。
完了したら、[OK]をクリックして設定を適用します。
参照のためにメッセージを会議に変換します
会議を促したメールを何回受け取りましたか？素晴らしい時間節約のために、Outlookカレンダーの 会議に電子メールを変換 できます。さらに、会議に影響を与えたメッセージは、参照のためにイベントに自動的に添付されます。
メールを会議に変えるには、メッセージの右上にある3つのドットをクリックして、「会議」を選択します。
次に、説明としてメールが表示されている新しいイベントリクエストウィンドウが表示されます。その後、他のリクエストと同様にリクエストを完了できます。参加者を追加し、日付と時刻を設定し、場所を選択します。
終了したら 会議のリクエストを送信する と、出席者はボディにメールが入った招待状が表示されます。
メッセージをすばやく見つけるためのフィルターに電子メールを送信します
もう1つ便利なOutlook機能は、急いで必要なメールを見つけるのに役立ちます。 Outlookの基本的および高度な検索 オプションを確実に使用できますが、Unread、Flagged、重要な、または分類されたメッセージを高速に表示するには、フィルターメール機能を使用します。
[ホーム]タブで、[電子メールのフィルター]を選択し、オプションを選択します。
フィルターを適用したら、必要に応じてフィルターを調整できます。リボンの洗練セクションで、別のフィルターを追加するか、右側のスコープセクションに、 メールボックスまたはフォルダーを選択します 。
フィルターで終了したら、リボンの右側にある「検索を閉じる」をクリックします。
Outlookが提供するすべての機能は何らかの形で役立ちますが、他のものよりも多くの必要があるものがあります。このリストを使用すると、時間を節約し、生産性を向上させ、 受信トレイをより適切に管理するため に必要な基本的な機能があります。
