メールのチェックと作成に夢中になり、受信トレイの残りの部分を確認する時間がない場合があります。 Microsoft Outlook には、多くの人があまり使用していない機能がいくつかありますが、日常業務には非常に役立ちます。
1. メールを聞くための読み上げ
読む必要があるメールを聞きながら、別の作業ができると、マルチタスクがはるかに簡単になります。そんなときに便利なのが 読み上げ機能 です。
受信トレイ内のメールを選択するか、新しいウィンドウで開きます。 「読み上げ」をクリックします。このボタンは、受信トレイ ビューの [ホーム] タブと電子メール ビューの [メッセージ] タブにあります。
小さなツールバーが表示され、再生、一時停止、早送り、巻き戻しのボタンが表示されます。歯車アイコンを使用して速度や音声を調整することもできます。
外出先でメールを聞くために、 モバイル デバイスの読み上げ機能を チェックしてください。
2. メッセージのプレビューで多かれ少なかれ確認できる
驚くべき機能ではありませんが、多くの人が知らない機能です。受信トレイ内のメールを表示する場合、すべてのフォルダーまたは 1 つのフォルダーのみをメッセージ リストに 1 行、2 行、または 3 行表示できます。機能を完全にオフにすることもできます。
受信トレイ ビューの [表示] タブに移動し、[メッセージ プレビュー] ドロップダウン矢印を選択します。表示したい行数を選択します。
設定をすべてのメールボックスに適用するか、現在のフォルダーのみに適用するかを尋ねるメッセージが表示されます。選択すると、受信トレイの更新が表示されます。
これは、実際にメールを開かずにメールの詳細を確認できる便利な機能です。それは後まで待ってもよい問題か、すぐに対応する必要がある問題であることがわかるかもしれません。
3. 誰かの注意を引くための言及
大人数のグループに電子メールを送信する場合、Facebook、Twitter、または Slack と同様に、メンション機能を使用して特定の人の注意を引くことができます。電子メールの本文で個人に言及すると、その名前が強調表示され、宛先行に自動的に追加され、受信トレイの電子メール リストに @ (アット) 記号が表示されます。
まず @ 記号を入力し、その後に名前または最初の数文字を入力します。候補が表示されるので、正しい連絡先を選択するだけです。
他の人がメールであなたに言及した場合、これらのメッセージをすべて簡単に見ることができます。受信トレイに メンション列 を追加できます。または、受信トレイの上部にあるフィルター ボタンを使用して、「言及されたメール」を選択します。その後、誰かがあなたに言及したメールが表示されます。
4. 作成のジャンプスタートのためのメールテンプレート
Word または Excel でテンプレートを 使用している場合は、その価値がわかります。必要な基本を取得してから、ドキュメントやシートを最初から作成することなく、独自の詳細を挿入できます。 独自のテンプレートを作成する ことで、Outlook でも同じことを行うことができます。
通常どおりに新しいメッセージを作成します。 [ファイル] > [名前を付けて保存] を選択します。ダイアログ ボックスでファイル名を入力し、[ファイルの種類] ドロップダウン リストで [Outlook テンプレート] を選択します。
デフォルトでは、Outlook テンプレートは c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates に保存されます。
テンプレートを使用するには、[ホーム] タブに移動し、[新しい項目] ドロップダウン メニューを開きます。 [その他の項目] に移動し、[フォームの選択] を選択します。
ポップアップ ウィンドウの上部にある [探す場所] ドロップダウン リストで、[ファイル システムのユーザー テンプレート] を選択します。リストからテンプレートを選択し、「開く」をクリックします。
新しいメッセージ ボックスにテンプレートが表示されるので、入力して送信します。
5. ドラッグ アンド ドロップによる素早いアクション
受信した電子メールをイベントまたはタスクのベースとして使用する場合は、ドラッグ アンド ドロップを使用するだけです。
電子メールを左側の ナビゲーション ウィンドウ のカレンダーまたはタスク アイコンにドラッグして放します。
新しいイベントまたは タスクがメール本文に表示されます 。通常どおり、イベントの招待状またはタスクを完了します。
6. ワンクリックでタスクを完了するためのクイックステップ
クイック ステップは 、電子メールで複数のタスクを一度に実行できる素晴らしい機能です。プリセットのクイック ステップをカスタマイズすることも、独自のクイック ステップを作成することもできます。
[ホーム] タブに移動すると、リボンの同じ名前のセクションに [クイック ステップ] コレクションが表示されます。プリセットを使用するには、ボックスでプリセットを選択します。 [初回セットアップ] ウィンドウが表示され、必要な詳細を追加し、完了したら [保存] をクリックします。
独自のステップを作成するには、[クイック ステップ] ボックスで [新規作成] を選択するか、[新しいクイック ステップ] ポップアウト メニューを使用して開始点を選択します。
最初のアクションを選択し、詳細を完了します。別の場合は、「アクションの追加」をクリックして同じことを行います。 「完了」を選択してクイックステップを保存します。
プリセットまたはカスタムのクイック ステップを使用するには、電子メールを選択し、[ホーム] タブのリボンからクイック ステップを選択するか、右クリックしてショートカット メニューの [クイック ステップ] からオプションを選択します。
7. 添付ファイルを忘れた場合のリマインダー
ビジネスで Outlook を使用している場合、添付ファイルについて言及した後、ファイルの添付を忘れた電子メールを送信することがよくあります。後で添付ファイル付きの電子メールを再送信する時間を節約するには、 システムを利用します。
この機能を有効にするには、[ファイル] > [オプション] に移動します。左側で「メール」を選択し、右側の「メッセージの送信」まで下にスクロールします。
「添付ファイルがない可能性があるメッセージを送信するときに警告する」チェックボックスをオンにし、「OK」を選択して変更を保存します。
この警告を有効にすると、「添付ファイル」または「添付ファイル」という単語を含む電子メールを作成し、その単語が存在しない場合、Outlook はファイルの添付を忘れたことを通知するポップアップ メッセージを表示します。
ファイルを添付する には「送信しない」を選択するか、添付ファイルが必要ない場合は「とにかく送信」を選択します。
これらの十分に活用されていない機能を 1 つ以上活用して、Outlook のタスクが少し楽になるかどうかを確認してください。 Office スイートを使用してプレゼンテーションを作成している場合は、十分に 活用されていない PowerPoint 機能 のリストもご覧ください。
