コンピュータで Outlook を使用する大きな利点は、複数の電子メール アカウントを 1 か所に保持できることです。すべてをうまく管理する方法を次に示します。
Outlook を仕事でしか使用したことがない場合は、Outlook が Microsoft、Gmail、Yahoo!、その他考えられるほとんどすべてのプロバイダーの複数のアカウントを処理できることに気づかないかもしれません。
Outlook に電子メール アカウントを追加する場合は、 ここで手順を説明します 。すべてのアカウントを設定したら、Outlook ですべてのアカウントを管理できるようになります。これをどのように行うかを見てみましょう。
電子メールアカウントを切り替える方法
別の電子メール アカウントを追加すると、元のアカウントの下のサイドバーにそのアカウントが表示されます。最初のアカウントから 2 番目のアカウントに切り替えるには、その受信トレイを選択するだけです。
2 番目のアカウントの受信トレイ をナビゲーション ウィンドウの [お気に入り] セクション に追加できます。これは便利ですが、[お気に入り] セクションに 2 つの受信トレイ フォルダーがあり、少し混乱する可能性があります。
受信トレイは主要な電子メール フォルダーの 1 つであるため、名前を変更することはできません。代わりに、Outlook は電子メール アカウントの名前を [お気に入り] セクションの受信トレイ フォルダーに自動的に追加するので、どれがどれであるかがわかります。
複数のアカウントからのメールを見つける方法
Outlook には、同じフォルダー内のすべてのメールを表示するオプションがありません。これは、各メールボックスが、プロバイダーが管理するサーバー上のメールボックスの同期されたコピーであるためです。
ただし、メール ビューのメイン ウィンドウの上部にある検索ボックスをクリックして、場所を「すべてのメールボックス」に変更できます。
このオプションを選択すると、電子メール、仕事、予定表の予定、添付ファイル、または Outlook 内のその他のものを含む、すべてのメールボックス内の何かを検索できます。
各アカウントにフォルダーを追加する方法
メールプロバイダーがフォルダーをサポートしていない場合でも、アカウントにフォルダーを追加できます。たとえば、Gmail アカウントをお持ちで、ラベルよりもフォルダーを好む場合は、フォルダーを追加できます。アカウントを右クリックし、[新しいフォルダー] をクリックするだけです。
フォルダーは、右クリックしたフォルダーの「子」として表示されます。たとえば、受信トレイを右クリックすると、新しいフォルダーは受信トレイのサブフォルダーになります。電子メール アカウントを右クリックすると、新しいフォルダーが受信トレイと同じレベルになります。新しいフォルダーに「受信トレイのサブフォルダー」と「アカウントのサブフォルダー」という名前を付けました。新しいフォルダーには任意の名前を付けることができます (「受信トレイ」、「送信済みアイテム」などの保護された名前を除く)。
電子メール プロバイダーがフォルダーをサポートしていない場合、これらのフォルダーはオンライン電子メールに表示されません。ただし、特に Gmail はフォルダーに関して非常に賢いです。 Outlook の Gmail アカウント フォルダーにある電子メールには、一致するラベルが自動的に適用されます。
Gmail でそのラベルを適用すると、Outlook はこれを認識しますが、電子メールを対応するフォルダーに移動しません。代わりに、電子メールのコピーが対応するフォルダーに配置されます。これは、Outlook では電子メールを 1 つのフォルダーにのみ配置できるためです。ただし、Gmail では、同じメールに複数のラベルを適用できます。
Gmail でメールに複数のラベルを適用すると、Outlook ではメールがどのフォルダーに入るのかを知ることができないため、フォルダーごとにコピーが作成されます。
Gmail でラベルを作成したい場合は、Gmail が Outlook のフォルダーを同期するのと同じように、Outlook はラベルを同期します。これを行うには、 だけです。
Outlook は、同じ名前の新しいフォルダーを自動的に作成します。
異なるアカウントからメールを送信する方法
Outlook に電子メール アカウントを追加すると、[新しい電子メール] ウィンドウで [差出人] 行が自動的に有効になるため、どのアカウントから電子メールを送信するかを選択できます。送信アカウントのデフォルトは、[新しいメール] をクリックしたときに使用していたアカウントになります。
[差出人] の横にある矢印をクリックすると、Outlook で所有しているアカウントを選択できます。これは、電子メールに返信または転送するときにも機能します。
Outlook からアカウントを削除する方法
Outlook からアカウントを削除するのは簡単です。アカウントを右クリックし、「[アカウント名] を削除」を選択するだけです。
確認ダイアログが表示されます。アカウントを削除してもよい場合は、「はい」をクリックします。
これは実際の電子メール アカウントにはまったく影響しません。 Outlook のアクセス権が削除されるだけです。たとえば、Gmail では、Outlook で作成したフォルダーと一致するように作成されたラベルはすべて残り、それらのラベルが付いている電子メールには引き続きラベルが付けられます。
