電子メールが時代遅れになったとおっしゃるなら、私たちの受信箱を見てもらいたいと思います。毎日届く混乱したメッセージを分類して整理できることは、職場の健全性を維持するためのかなりの鍵です。
スパムだけの問題ではありません。スパムは依然として存在しており、迷惑な現実ですが、これに対処する方法はあります。それは、私たちが受け取る他の電子メール、つまりソフトウェアに関する更新情報、イベントへの招待状、購読しているのに購読を解除することを忘れていないメーリング リストなどの情報であり、メッセージを整理、並べ替え、適切な場所にファイルする何らかの方法が必要です。 、指定されたフォルダーであってもゴミ箱であっても。
Outlook については、 、 添付ファイルの追加と受信の 方法、 連絡先のインポートやアドレス帳の管理など 、かなり詳しく説明してきました。ここで、受信トレイの管理に焦点を当てて、全体像に目を向けたいと思います。
Outlook の受信トレイを使いこなす
Outlook には、メールを適切な場所にフィルタリングするのに役立つ豊富な機能が組み込まれています。まず、メッセージを右クリックするか、リボンの上にマウスを移動すると、クイック ステップと呼ばれる機能があることがわかります。
リボンから展開すると、この機能の全容が表示されます。
最初に覚えておくべきことは、クイック ステップは基本的にルールであるということです (ルールと呼ばれる機能があります。これについては後ほど説明します)。 2 番目に覚えておくべきことは、ユーザーの入力なしで舞台裏で機能するルールとは異なり、クイック ステップはユーザーの入力に依存して機能するということです。
最初に行うことは、作成するクイック ステップを選択することです。私たちの要点を説明するために、簡単な例を見てみましょう。
このクイック ステップでは、その他と思われるメッセージを選択し、[クイック ステップ] をクリックします。これにより、メッセージが [その他] フォルダーに移動され、メッセージが既読としてマークされます。
「オプション」ボタンをクリックすると、クイックステップの構成が確認でき、部品の追加や削除などの編集も可能です。
たとえば、このスクリーンショットでは、メッセージが既読としてマークされているステップを削除すると、すべてが「その他」フォルダーに移動されますが、ステータスは変更されません。
これがクイック ステップの仕組みです。クイック ステップを作成および実装できるさまざまな方法を示すにはかなりの時間を費やすことができますが、違いを説明するためにルールに移りたいと思います。
ルールの中の基本ルール
前述したように、クイック ステップはユーザーが実行するものであり、ルールはユーザーが指定した基準に従って舞台裏で自動的に機能します。 [ルール] ボタンをクリックすると、ドロップダウン リストから [ルールの作成…] を選択する必要があります。
ルール作成の主な条件は非常に基本的なものであり、高度なオプションを詳しく調べる必要さえないため、先に進み、より単純な側面をいくつか調べてみましょう。
次の図では、特定の送信者からのメール、または件名や送信者に基づいてメールをルーティングできることがわかります。そこから、Outlook に視覚的および/または音で警告させることができます。メッセージを特定のフォルダーに移動することもできます。これは、クイック ステップの使用とは異なり、入力なしで行われます。
「ルールの作成」ボタンをクリックすると、次のウィザードダイアログが表示されます。
「ルールとアラート」ウィンドウから「新しいルール」をクリックすることもできます。
これにより、最初のルール ウィザード ウィンドウが開き、プロセスが順を追って説明されます。
ルールで何をしたいのかがすでにわかっている場合、ルールは驚くほど複雑ではありません。 「詳細オプション…」をクリックすると、その意味がわかります。基本的な [ルールの作成] 画面のオプションが表示されるだけでなく、使用できる他のルールのまったく新しい世界が表示されます。
次に、以前に作成したクイック ステップを実行し、それをルールに変換したいと考えていることを想像してください。上記のオプションから基準を選択し、「次へ」をクリックします。この場合、How-To Geek アカウントに送信されたメールを移動します。
次の画面で、「指定したフォルダーに移動」オプションを選択し、下部にある「指定したフォルダーに移動」という下線付きのリンクをクリックします。次に、選択したフォルダー (この場合は「その他」) にメールをルーティングできるオプションが表示されます。
「次へ」をクリックすると、この新しいルールに例外があるかどうかを尋ねられます。例外がない場合は「次へ」をクリックすると、最後の画面に進み、次のことを尋ねられます。新しいルールに名前を付けて、それを有効にするかどうかを決定し、完了時に実行すると、最後にレビューできるようになります。
「完了」をクリックすれば完了です。このルールを確認するには、[ルール] ボタンをクリックし、ドロップダウンの選択から [ルールとアラートの管理] をクリックします。
いつでも戻って、ルールの変更、新しいルールの追加、コピーの作成、削除、その他の機能を行うことができます。ルールを維持したいが、常に実行したくない場合は、その横にある小さなボックスのチェックを外せばよいことを忘れないでください。
メッセージを特定のフォルダーに自動的に移動する方法について詳しく知りたい場合は、 この記事を参照することをお勧めします。
電子メールメッセージの削除と無視
熱狂的な親からの転送であれ、スパムメールであれ、望まない、または必要のない電子メールを大量に受け取ることになります。そうしないと、受信トレイを整理して整理整頓するのは大きな課題になります。自由に使えるツールの使い方を知っています。
リボンに目立つように表示されているのがわかるように、完全に削除専用のセクションがあり、最も注目に値するのは大きな「削除」ボタンとその巨大な X です。メッセージまたはメッセージのグループを選択してそのボタンをクリックするか、単純にクリックすることもできます。キーボードの「削除」をタップします。
削除セクションをもう少し見て、他に何が提供されるかを見てみましょう。まず、「無視」ボタンがあります。
無視とは何をするのですか?メッセージまたは会話を選択して「無視」をクリックすると、ダイアログボックスが表示されます。
これと単に会話を削除することの違いは、無視するとこのメッセージと今後のすべてのメッセージに適用されるということです。つまり、メーリング リストに参加していて、回答者がすべてに返信し続けている場合、それらのメッセージは表示されなくなります。これは非常に便利です。 。
もう 1 つの注目すべきオプションはクリーンアップ機能です。 [クリーンアップ] ボタンをクリックすると、次のオプションを含むドロップダウン メニューが表示されます。
どのオプションを選択しても、同じ結果を示すダイアログが表示され、冗長なメッセージはすべて破棄されます。
[設定] ボタンをクリックすると、会話のクリーンアップ オプションが表示されます。ご覧のとおり、クリーンアップ機能を使用して、古い冗長な会話を別のフォルダーにアーカイブできます。これは、おそらくここでは最も便利なオプションです。後で参照する必要がある場合に備えて、内容を削除するのではなく、単純にアーカイブした方が良い場合があります。
これらの機能は素晴らしく、明らかな利点があることがわかりますが、受信トレイの忌まわしい惨事であるスパムにはあまり効果がありません。
スパム、スパムは消えろ!!
スパムは、ほとんどの場合、最新のスパム フィルターが非常にうまく除去してくれるため、かつてのように見出しが大きく取り上げられることはありません 。 Gmail やその他の Web メール サービスを使用している場合、Gmail やその他の Web メール サービスをあまり目にしない可能性がありますが、存在しないわけではありません。特に、会社にアドレスを共有させることに同意するという不運な間違いを犯した場合はそうです。または、間違ったボックスをクリックして、配布リストに登録するために誤ってサインアップしてしまいます。
重要なのは、スパムは依然として発生しますが、Outlook では迷惑メール フィルターを使用してスパムをほぼ制御できる方法が提供されているということです。明らかにジャンクまたはスパムであるメッセージを受信した場合は、そのメッセージを選択し、オプションのドロップダウン リストの [ジャンク] ボタンをクリックします。不要なメッセージの場合は「送信者をブロック」を選択しますが、それ以外の場合は迷惑メール オプションを調整する必要があります。
フィルタリング レベルが厳しくなるほど、 実際に見たいものや見なければならないものが誤って除外される可能性が高くなります 。この問題が発生した場合は、前のスクリーンショットに表示されている選択肢を使用して、影響を受ける電子メールを処理する必要があります。
時間をかけて迷惑メール オプションを検討することをお勧めします。信頼できないことがわかっている送信者を明示的にブロックしながら、特定の送信者と特定の受信者へのホワイトリストを設定できます。
受信トレイを無駄がなく平均的に保つには、細部への献身と注意が必要です。正直に言うと、いくつかの適切に設計されたルールで多くの作業を補うことはできますが、常に新しい課題が発生します。これらのツール (クイック ステップ、ルール、無視、ジャンク フィルター) を覚えていれば、電子メールをうまく制御できるようになります。
さあ、話を聞いてみましょう。あなた自身のお気に入りのクイック ステップとルール、またはスパムへの対処方法について教えてください。私たちのディスカッション フォーラムはオープンしていますので、コメントや質問をお寄せください。
