電子メールで [送信] をクリックすると、通常はすぐに送信されます。しかし、後で送信したい場合はどうすればよいでしょうか? Outlook では、1 つのメッセージまたはすべての電子メール メッセージの送信を遅らせることができます。
たとえば、深夜に誰かに電子メール メッセージを送信していて、その相手はあなたより 3 時間早いタイムゾーンにいるとします。夜中に携帯電話に電子メール通知が届いて目を覚ますことは望ましくありません。代わりに、翌日、ユーザーが電子メールを受信できることがわかっている時間に電子メールが送信されるようにスケジュールを設定します。
Outlook では、すべての電子メールを送信する前に一定の時間遅延させることもできます。 1 つのメッセージの送信を遅らせる方法と、すべてのメッセージの配信を遅らせる ルールを作成する 方法を示します。
単一の電子メール メッセージの配信を遅らせる方法
1 つの電子メール メッセージの送信を遅らせるには、新しいメッセージを作成し、受信者の電子メール アドレスを入力します。ただし、[送信] をクリックしないでください。代わりに、メッセージウィンドウの「オプション」タブをクリックしてください。
[その他のオプション] セクションで、[配信の遅延] をクリックします。
[プロパティ] ダイアログ ボックスの [配信オプション] セクションで、[事前に配信しない] チェック ボックスをクリックして、ボックスにチェック マークを付けます。次に、日付ボックスの下矢印をクリックし、ポップアップ カレンダーから日付を選択します。
時間ボックスの下矢印をクリックし、ドロップダウン リストから時間を選択します。
次に、「閉じる」をクリックします。電子メール メッセージは、選択した日付と時刻に送信されます。
注: POP3 または IMAP アカウントを 使用している場合は、メッセージが送信されるまで Outlook を開いたままにしておく必要があります。使用しているアカウントの種類を確認するには、この記事の最後のセクションを参照してください。
ルールを使用してすべての電子メール メッセージの送信を遅延する方法
ルールを使用して、すべての電子メール メッセージの送信を特定の分数 (最大 120) 遅らせることができます。このルールを作成するには、Outlook のメイン ウィンドウ (メッセージ ウィンドウではありません) の [ファイル] タブをクリックします。メッセージを下書きとして保存し、メッセージ ウィンドウを閉じるか、開いたままにしてメイン ウィンドウをクリックしてアクティブにすることができます。
バックステージ画面で「ルールとアラートの管理」をクリックします。
[ルールとアラート] ダイアログ ボックスが表示されます。 [電子メール ルール] タブがアクティブであることを確認し、[新しいルール] をクリックします。
[自動仕訳ウィザード] ダイアログ ボックスが表示されます。 [ステップ 1: テンプレートを選択する] セクションの、空のルールから開始で、[送信するメッセージにルールを適用する] を選択します。ルールがステップ 2 の下に表示されます。「次へ」をクリックします。
適用したい条件がある場合は、[ステップ 1: 条件の選択] リスト ボックスで条件を選択します。このルールをすべてのメールメッセージに適用する場合は、条件を選択せずに「次へ」をクリックします。
条件を選択せずに「次へ」をクリックした場合、送信するすべてのメッセージにルールを適用するかどうかを尋ねる確認ダイアログ ボックスが表示されます。 「はい」をクリックします。
[ステップ 1: アクションの選択] リストで、[配信を分単位で遅延する] チェック ボックスをオンにします。アクションが「ステップ 2」ボックスに追加されます。すべての電子メール メッセージの送信を何分遅らせるかを定義するには、ステップ 2 の下にある「数値」リンクをクリックします。
[遅延配信] ダイアログ ボックスで、電子メール メッセージの配信を遅らせる分数を編集ボックスに入力するか、上下の矢印ボタンを使用して遅延量を選択します。 「OK」をクリックします。
「anumber of」リンクは、入力した分数に置き換えられます。分数を再度変更するには、数値リンクをクリックします。ルール設定に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
ルールに例外がある場合は、[ステップ 1: 例外を選択] リスト ボックスで例外を選択します。例外を適用するつもりはないので、何も選択せずに「次へ」をクリックします。
最後のルール設定画面で、「ステップ 1: このルールの名前を指定する」編集ボックスにこのルールの名前を入力し、「完了」をクリックします。
新しいルールが [電子メール ルール] タブのリストに追加されます。 「OK」をクリックします。
送信したすべての電子メールは、ルールで指定した分数の間送信トレイに保存され、その後自動的に送信されます。
注: 単一メッセージの遅延と同様、Outlook が開いていないと、 IMAP および POP3 メッセージは指定された時間に送信されません。
使用している電子メール アカウントの種類を確認する方法
使用しているアカウントの種類を確認するには、Outlook のメイン ウィンドウで [ファイル] タブをクリックし、[アカウント設定] をクリックして、ドロップダウン メニューから [アカウント設定] を選択します。
[アカウント設定] ダイアログ ボックスの [電子メール] タブには、Outlook に追加されているすべてのアカウントと各アカウントの種類が一覧表示されます。
SendLater などのアドインを使用して、電子メール メッセージをスケジュールまたは遅延することもできます。無料版とプロ版があります。無料版には制限がありますが、Outlook の組み込みメソッドでは利用できない機能が提供されます。 SendLater の無料版では、Outlook が開いていなくても、指定した時間に IMAP および POP3 電子メールが送信されます。
