Outlook 連絡先グループ (正式には配布リストと呼ばれます) に電子メールを送信するとき、グループ内の電子メール アドレスを受信者から非表示にしたい場合があります。人々の個人情報を保護する最も簡単な方法は次のとおりです。
連絡先グループとは何ですか?
Microsoft のサブスクリプション版 Office である Office 365 (O365) では、配布リストが 2 つの別個のグループに置き換えられました。
- O365 グループ: 人々のグループ間でのその場でのコラボレーション用に設計されたこれらのグループには、共有メールボックス、カレンダー、ファイル ストア、プランナー、OneNote ノートブックが含まれます。これらは、小規模なプロジェクト チーム、地元の劇団のリハーサルの開催、または迅速かつシンプルなコラボレーション ツールが必要なその他のシナリオに最適です。
- 連絡先グループ: これらは、グループに追加された一連の電子メール アドレスです。それぞれを個別に電子メールに追加する代わりに、グループ名を電子メールで送信すると、そのグループの全員が受信者として追加されます。これが配布リストとまったく同じだと思うなら、それはその通りです。ただし、1 つの注目すべき例外があります。デフォルトでは、配布リスト (および O365 グループ) は組織のグローバル アドレス帳に表示され、誰でも見ることができます。連絡先グループはあなた個人のものです。
O365 がなく、Web アプリなしでスタンドアロン バージョンの Office を使用している場合でも、配布リストを利用できる可能性があります。連絡先グループ内の受信者の名前を非表示にする方法を説明しますが、配布リストについても同じ手順が機能します。
連絡先グループ内の名前を非表示にするのはなぜですか?
場合によっては、それは単なる一般的な礼儀です。あなたの友人は、あなたが電子メールで連絡することに問題はないかもしれませんが、あなたが大量の電子メールを送信する相手全員に自分の連絡先情報を共有されることを望んでいない可能性があります。
データ保護とコンプライアンスの問題は数多くあるため、誰かの電子メール アドレスを隠すのに十分な理由があります。特に金融情報や医療情報などの機密情報を扱う場合は、おそらく人々の身元を秘密にしておく義務があります。
電子メール アドレスは、米国の HIPAA と欧州の GDPR の両方によって「個人を特定できる情報」とみなされているため、多くの場合、実際の個人に簡単にリンクされます。したがって、たとえばサポート グループに電子メールを送信する場合は、受信者の連絡先情報を共有すべきではありません。
連絡先グループ内の名前を非表示にするにはどうすればよいですか?
幸いなことに、電子メールの作成時に BCC オプションを使用して名前を非表示にするのは簡単です。
BCC はブラインド カーボン コピーの略です。電子メールの主受信者ではない人を含めたい場合、ほぼ確実に CC (カーボン コピー) オプションを使用したことがあります。 BCC は CC とまったく同じように機能しますが、BCC 受信者には送信者の名前と「宛先」フィールドの個人の名前のみが表示される点が異なります。
また、BCC を受信した人は、誰かが CC されているかどうかも確認できず、誰かが [全員に返信] をクリックしても返信を受け取りません。
新しいメールを作成するとき、BCC フィールドはデフォルトでは表示されませんが、アクセスするのは簡単です。 Outlook で新しいメールを開き、[オプション] > [BCC] をクリックします。
これにより、新規メールに BCC フィールドが表示されます。
これは 1 回だけ行う必要があります。将来的には、すべての電子メールに BCC オプションが表示されるようになります。 BCC フィールドを非表示にしたい場合は、電子メールから [オプション] > [BCC] をクリックすると、このフィールドは再度表示されなくなります。
これで表示されるので、「宛先」フィールドに自分の名前を入力し、「BCC」フィールドに連絡先グループを入力します。
連絡先グループの全員が電子メールを受信しますが、表示できるのは送信者 (あなた) と、[宛先] フィールドに入力されている人 (あなたも) だけです。
初めてこれを行う場合は、プライバシーを保護するために BCC を使用していることを説明するメモをメールに入れることを検討してください。これにより、テクノロジーに詳しくない受信者が、なぜあなたからあなた宛てのようなメールが届くのか疑問に思うことがなくなります。
