メールボックス クリーンアップ ツール を使用したことがある場合は、[自動整理] ボタンを見たことがあるでしょうが、それがどのように機能し、何を行うのかについては注意が必要かもしれません。これが何をするのか、そしてどのように使用できるのかを説明します。
[自動整理] ボタンをクリックすると、Outlook 内のすべてのフォルダーにプロセスが実行され、設定した自動整理ルールが適用されます (心配しないでください。デフォルトの自動整理ルールは何も実行しないため、害を及ぼすことはありません)。ボタンをクリックします）。ただし、古いアイテムを邪魔にならないアーカイブに移動したい場合は、自動整理を使用してプロセスを自動化します。設定と実行を見てみましょう。
自動整理をオンにする方法
まず、自動整理をオンにしてその設定を選択する必要があります。 [ファイル] > [オプション] > [詳細設定] に移動し、[自動整理設定] ボタンをクリックします。
[自動整理を実行する間隔] オプションがオフになっている限り (これがデフォルトです)、自動整理は実行されません。
[自動整理を実行する間隔] オプションをオンにすると、すべてのオプションが使用できるようになります。
ファイル オプションに 1 つの設定ウィンドウがあり、それらの設定を任意のフォルダーに対して手動タスクとして実行できる フォルダー クリーンアップ とは異なり、ここに示されている自動整理設定はデフォルト設定です。自動整理がオンになっている各フォルダーではこれらの既定の設定を使用することも、必要に応じてフォルダーごとに異なる設定を使用することもできます。その方法については後ほど説明しますが、ここではデフォルトの設定を見てみましょう。
自動整理を設定する方法
まず最初に注目していただきたいのは、自動整理をオンにすると、14 日ごとに実行されるということです。上矢印と下矢印を使用するか数値を入力することで変更でき、1 ～ 60 日の任意の値を選択できます。任意の 2 桁の数値を入力できますが、60 を超えると、[OK] をクリックしたときに Outlook にエラー メッセージが表示され、保存する前に値を変更する必要があります。
次のオプション — [自動整理の実行前にメッセージを表示する] — では、自動整理が実行される前に Outlook にメッセージを表示するかどうかを選択できます。このプロンプトにより、設定を確認したり、必要に応じて自動整理の実行をキャンセルしたりできます。
残りの設定は、どのアイテムがアーカイブされるか、およびアーカイブ プロセス中に何が起こるかに関連します。ここでの最初のオプション —「期限切れのアイテムを削除 (電子メール フォルダのみ)」— は、有効期限が追加された電子メールに関連しています。これらのフォルダーに対して自動整理をオンにしても、タスクやイベントには影響しません。
残りの設定は、電子メールだけでなくすべての項目に適用されます。これは、カレンダーのイベント、タスク、メモ、日記のエントリを意味します。
[古いアイテムのアーカイブまたは削除] をオンのままにすると、Outlook の既定の設定では、6 か月より古いアイテムが Archive (既定) という名前の新しい別の .pst ファイルに移動され、これがナビゲーション ウィンドウに表示されます。 Outlook を使用すると、いつでもアーカイブされたアイテムにアクセスできます。 [次の期間より古いアイテムをクリーンアウトする] の値を 1 日から 60 か月までの任意の値に変更したり、アイテムをアーカイブする別の .pst ファイルを選択したり、[古いアイテムを完全に削除する] を選択したりできます。
この削除では [削除済みアイテム] フォルダーがバイパスされ、アイテムは Outlook から完全に削除されることに注意してください。設定によっては、メール サーバー上でアクセスできる場合もありますが、これに依存しないでください。項目を完全に削除したい場合にのみ、このオプションを選択してください。
「OK」をクリックすると、自動整理がオンになります。これは、選択した [自動アーカイブを実行する間隔] の値 (デフォルトでは 14 日ごと) に従って、今日から実行されます。そのため、一度電源を入れると、非常に高速に動作することが期待できます。私たちのテストでは、電源を入れてから AutoArchive の実行を知らせるプロンプトを受け取るまでに 10 分もかかりませんでした。 AutoArchive はデフォルトでは少数のフォルダーでのみ実行されるため、特定のフォルダーで実行したい場合、または別のフォルダーでの実行方法をカスタマイズしたい場合は、このまま読み続けてください。
さまざまなフォルダーの自動整理をオンにしてカスタマイズする方法
自動整理をオンにすると、デフォルトでは次のフォルダーに対してのみ実行されます。
- 送信済みアイテム
- 削除されたアイテム
- カレンダー
- タスク
他のフォルダーで実行したい場合は、フォルダーごとに有効にする必要があります (または、実行したくない 4 つのフォルダーのいずれかで無効にする必要があります)。これを行うには、ナビゲーション ウィンドウでフォルダーを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。
リボンで [フォルダー] > [フォルダー プロパティ] を選択して、フォルダー プロパティにアクセスすることもできます。 (ナビゲーション ウィンドウに表示されない予定表や仕事などのフォルダーの場合、これがフォルダーのプロパティにアクセスする唯一の方法です。) [自動整理の設定] に直接移動するオプションもあります。これにより、一度完了すると手順が節約されます。フォルダーのプロパティ内にあります。
[フォルダー プロパティ] ウィンドウで、[自動整理] タブをクリックして、そのフォルダーの設定にアクセスします。
ほとんどのフォルダーでは、[このフォルダー内のアイテムをアーカイブしない] 設定がデフォルトでオンになっています。これは、自動整理プロセスの実行時にフォルダーが無視され、フォルダー内のアイテムはアーカイブされないことを意味します。フォルダーを含める場合は、[既定の設定を使用してこのフォルダー内のアイテムをアーカイブする] オプションをオンにします。
あるいは、このフォルダーの自動整理設定をデフォルトとは異なるものにしたい場合は、「これらの設定を使用してこのフォルダーをアーカイブする」をオンにし、設定を好みに合わせて変更します。
すべてのフォルダーの設定を変更したい場合は、[ファイル] > [オプション] > [詳細設定] > [自動整理の設定] に戻り、[これらの設定をすべてのフォルダーに今すぐ適用する] ボタンをクリックします。これにより、すべてのフォルダーが [既定の設定を使用してこのフォルダー内のアイテムをアーカイブする] がオンになるように変更されます。
自動整理のデフォルト設定とフォルダーごとの設定を希望どおりに設定したら、プロセスをバックグラウンドで静かに動作させて、スペースを解放し、フォルダーが肥大化するのを防ぐことができます。
