Microsoft Outlook でルールを作成する方法

Microsoft Outlook のルールを使用すると、アカウントで指定された条件に一致する電子メールに、事前定義されたアクションを自動的に適用できます。これにより、電子メールを手動でフィルタリングする必要がなくなり、プロセスが自動化されます。 Outlook でルールを作成する 2 つの異なる方法を紹介します。

Outlook でルールを作成する方法

Outlook でルールを作成する最初の方法は、既存の電子メールメッセージをベースとして使用することです。 Outlook は、選択したメッセージに類似したメッセージを検索し、それらのメッセージにアクションを適用できるようにします。

もう 1 つの方法は、テンプレートからルールを作成することです。この方法では、テンプレートを選択してルールを作成するか、空のテンプレートからルールを作成します。これにより、電子メールをどのように処理するかについて、より多くのオプションが提供されます。

Outlook で既存の電子メールを使用してルールを作成する

電子メールアカウントに既に存在する電子メールをルールのベースとして使用するには、まずコンピューターで Outlook アプリを起動します。

Outlook が開いたら、ベースとして使用する電子メールを見つけます。たとえば、Zoom からのすべてのメールを特定のフォルダーに送信したいので、Zoom からのメールを見つけます。次に、この電子メールを右クリックし、「ルール」>「ルールの作成」を選択します。

「ルールの作成」ウィンドウが開きます。ここでは、時間を節約するために、選択した電子メールの特定のフィールドに Outlook が事前に入力します。これらのフィールドを使用するには、各フィールドの横にあるチェックボックスを必ず有効にしてください。

フィールドの内容を変更したい場合は、自由に変更してください。

同じウィンドウの [次の操作を行う] セクションで、選択したメールに適用するアクションを決定します。たとえば、選択したメールに類似したメールを自動的にフォルダーに移動したい場合は、[アイテムをフォルダーに移動] オプションを有効にします。次に「フォルダーの選択」をクリックします。

[ルールとアラート] ウィンドウで、メールの移動先フォルダーを選択します。次に「OK」を選択します。

[ルールの作成] ウィンドウに戻り、[OK] をクリックしてルールを作成し、保存します。

ルールのその他のカスタマイズオプションにアクセスするには、[ルールの作成] ウィンドウで [詳細オプション] ボタンをクリックします。

表示される「成功」プロンプトで、新しいルールを既存のメールにも適用する場合は、「現在のフォルダーに既にあるメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する」オプションを有効にします。次に「OK」を選択します。

以上です。これでルールが作成され、指定した条件に一致する電子メールに適用されます。

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Outlook でテンプレートを使用してロールを作成する

Outlook には、基本的なルールの作成に役立つ複数のテンプレートが用意されています。これらのテンプレートを使用するには、まずマシン上で Outlook を起動します。次に、Outlook の左上隅にある [ファイル] をクリックします。

左側のサイドバーで「情報」をクリックします。次に、右側のペインで [ルールとアラートの管理] を選択します。

「ルールとアラート」ウィンドウが開きます。ここでは、[電子メールルール] タブの下にある [新しいルール] をクリックします。

新しいルールに使用するさまざまなテンプレートを提供する [ルールウィザード] ウィンドウが表示されます。使用するテンプレートを選択します。たとえば、件名に特定の単語が含まれる電子メールを電子メールアカウントの特定のフォルダーに移動する場合は、[件名に特定の単語が含まれるメッセージをフォルダーに移動する] を選択します。

次の手順では、上記のテンプレートを使用します。

テンプレートを選択したら、ウィンドウの下部で [次へ] を選択します。

次のページの「ステップ 2」セクションで、「特定の単語」をクリックします。

「テキストの検索」ウィンドウが表示されます。ここで、[件名で検索する単語またはフレーズを指定する] フィールドをクリックし、メールをフィルターする単語またはフレーズを入力します。次に、[追加] をクリックしてこれらの単語をリストに追加します。

単語を追加したら、[OK] ボタンをクリックします。

もう一度、「ステップ 2」セクションで「指定」をクリックします。

メールを移動するフォルダーを選択します。次に「OK」を選択します。

[ルールウィザード] ウィンドウに戻ります。ここで、一番下の「次へ」をクリックします。次に、「次へ」を選択し、「次へ」を選択します。

[ルール設定の終了] 画面の [ステップ 1: このルールの名前を指定する] フィールドにルールの名前を入力します。任意の名前を選択できますが、後でこのルールを簡単に認識できるように、わかりやすい名前を使用するようにしてください。

「ステップ 2: ルールオプションの設定」セクションで、新しいメールに加えて既存のすべてのメールにロールを使用するには、「「受信トレイ」にすでにあるメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する」オプションを有効にします。

「このルールを有効にする」を選択してルールを有効にします。次に、下部にある「完了」をクリックします。

[ルールとアラート] ウィンドウの下部で、[適用] を選択し、[OK] を選択します。

今後、ルールを削除するには、リストからそのルールを選択し、[削除] を選択します。