Slack のようなツールが台頭しているにもかかわらず、電子メールは廃止されておらず、時には圧倒されるように感じることがあります。電子メールを管理する 1 つの方法は、Outlook で受信メッセージを特定のフォルダーに自動的に分類することです。
これを行うには、 Outlook ルール を使用します。これらは、電子メールの送受信時に自動的に動作し、事前に選択したタスクを実行します。
これを行うルールを作成するには 2 つの方法があります。最初の方法はより簡単で、自動的に移動する単一の電子メール アドレスに最適です。これは、チケット発行システムや警告システムなど、常に単一のアドレスから送信される電子メールに最適です。
2 番目の方法は少し複雑ですが、それでも非常に単純です。これは、ドメイン全体 (同じビジネスの人々からのすべてのメールなど) に対して、または一連のルールを次々に設定したい場合に最適です。
簡単なルールの作成
ルールを簡単に作成するには、Outlook の受信トレイを開き、自動的に並べ替える電子メールを右クリックし、[ルール] > [ルールの作成] をクリックします。
「ルールの作成」ウィンドウが開きます。その人の名前の横にあるチェックボックスをクリックします。これにより、そのアドレスからのすべての電子メールにルールを適用するように Outlook に指示されます。次に、「アイテムをフォルダーに移動する:」チェックボックスをクリックします。
表示されたウィンドウで、メールの移動先のフォルダーを選択し (または、[新規] をクリックして新しいフォルダーを作成し)、[OK] をクリックします。
これでルールを使用する準備が整ったので、[OK] をクリックします。
確認ダイアログが表示されます。 [現在のフォルダーに既に存在するメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する] チェックボックスをクリックし、[OK] をクリックします。
今後、そのアドレスからのメールはすべて、選択したフォルダーに送信されます。
より複雑なルールの作成
ルールを最初から設定するには、[ホーム] > [ルール] > [ルールとアラートの管理] をクリックします。
「ルールとアラート」ウィンドウが開きます。 「新しいルール」をクリックします。
これにより、「ルール ウィザード」ウィンドウが開きます。 [空のルールから開始] セクションで、[受信したメッセージにルールを適用する] をクリックし、[次へ] をクリックします。
ここでは、ルールを適用するために電子メールが満たさなければならない条件を選択します。 @.com ドメインから送信されるすべてのメールに適用する条件を設定します。
[送信者のアドレスに特定の単語を含む] チェックボックスをオンにし、下部のテキスト ボックスで [特定の単語] をクリックします。
開いたウィンドウで、ルールを適用するドメインを入力します。アドレスが「@acmeanvils.com」で終わる人からのメールの場合は、そのアドレスを入力し、「追加」をクリックします。
ここには複数の項目を入力できるため、重要なクライアントが数人いる場合は、それらをすべてここに追加できます。完了したら、「OK」をクリックします。
ルール ウィザードには、選択した電子メール ドメインが表示されます。条件が変更された場合は、条件をクリックして編集できます。すべて設定したら、「次へ」をクリックします。
ウィザードの次のページで、これらの電子メールの移動先としてこのフォルダーを選択します。 「指定したフォルダに移動する」にチェックを入れ、下部のテキストボックスの「指定」をクリックします。
開いたウィンドウで、電子メールの移動先のフォルダーを選択し (または、[新規] をクリックしてフォルダーを作成し)、[OK] をクリックします。
ルール ウィザードに、選択したフォルダーが表示されます。適切なフォルダーではない場合は、フォルダーをクリックして変更し、[次へ] をクリックします。
これで、任意の例外を指定できるようになりました。何も追加しない場合は、「次へ」をクリックします。
ルールの名前を入力し、「受信トレイ」に既にあるメッセージに対してこのルールを今すぐ実行するチェックボックスをオンにして、「完了」をクリックします。
ルールが完成し、[ルールとアラート] ウィンドウに表示されます。 「適用」をクリックしてプロセスを完了します。
ルールが有効になりました。選択した条件を満たす電子メールは、選択したフォルダーに移動されます。また、Outlook クライアントで作成したルールはすべて、Outlook Web アプリにミラーリングされます。
