Microsoft Outlook で必要なメールのみの通知を受け取る方法

一部の電子メールは他の電子メールよりも重要です。電子メールが到着するたびにアラートを受け取るのではなく、受信トレイを確認するまで待つことができる古いメールではなく、重要なメールが受信トレイに届いた場合にのみアラートを受け取るように Microsoft Outlook を設定します。

Outlook からのメール通知が気になる場合、最も簡単な方法は 通知をオフにする ことです。しかし、上司、クライアント、またはその他の重要な人から電子メールがいつ届くかを本当に知りたい場合はどうすればよいでしょうか?

Microsoft Outlook では、特定の電子メール アドレスまたはドメイン全体に対してカスタム アラート ルールを設定できます。 一般的なルールについて は以前に説明したので、これまで使用したことがない場合は、簡単に見てください。

ルールを使用してカスタム アラートを設定すると、設定したデフォルトのアラート権限が上書きされます。 Outlook ですべてのアラートをオフにしても、そのように設定したルールがあれば、引き続きアラートを受け取ります。

特定の人向けのルールを作成する

特定のユーザーに対してカスタムのアラート ルールを設定するには、Outlook を開き、アラートが必要なユーザーからの電子メールを検索します。電子メールを右クリックし、「ルール」>「ルールの作成」を選択します。

または、電子メールを選択し、リボンの [ホーム] タブで [ルール] > [ルールの作成] をクリックします。

送信者の名前の横にあるチェックボックスをオンにして、[新しいアイテム通知ウィンドウに表示] または [選択したサウンドを再生] を選択します。

「選択したサウンドを再生」を選択した場合は、再生するサウンド ファイルを選択する必要があります。ほとんどの人は、選択した .wav ファイルを手元に保存していないため、C:\Windows\Media (Mac で Outlook を使用している場合は /System/Library/Sounds/) に移動し、必要なサウンドを選択します。 [ルールの作成] ウィンドウの再生ボタンを使用して、選択を確認する前にサウンドを聞くことができます。

「ルールの作成」ウィンドウで「OK」をクリックすると、ルールが設定されます。今後、その電子メール アドレスからメッセージを受信するたびに警告が表示されます。

ドメイン全体のルールを作成する

特定のクライアントや自宅の電子メール ドメインなど、特定のドメインから電子メールを受信したときにアラートを受け取りたい場合は、ルールを最初から設定する必要があります。

[ホーム] タブで、 [ルール] > [ルールとアラートの管理] をクリックします。

[ルールとアラート] ウィンドウで、[新しいルール] をクリックします。

「受信したメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。

下にスクロールして、[送信者のアドレスに特定の単語が含まれる] を選択し、下部パネルの下線付きの [特定の単語] をクリックします。

アラートを送信するドメインを追加し、[追加] をクリックし (必要に応じて複数のドメインを追加できます)、[OK] をクリックします。

ドメインは「特定の単語」を置き換えます。 「次へ」をクリックします。

ここで、サウンドを再生するか、アラートを表示するか、またはその両方を選択します。サウンドを選択する場合は、「サウンド」をクリックして希望のサウンドを選択する必要があります。それが完了したら、「完了」をクリックします。

ルールは「ルールとアラート」リストに表示されます。 「適用」をクリックしてオンにします。

今後、そのドメインからメールが到着するたびに、選択したアラートが届くようになります。