Google の生産性向上アプリ スイートには、最も便利なコラボレーション ツールがいくつか含まれています。 Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは、リアルタイムでドキュメントを共同作業したり、コメントの追加と解決、タスクの割り当てなどを行うことができます。
ドキュメントの共有
Google のアプリでのコラボレーションは
、ドキュメントの共有
から始まります。共同編集者を追加し、表示および編集の権限を選択できます。
右上の「共有」を選択し、ポップアップウィンドウにユーザーまたはグループを入力します。
次の画面のグループの横で、閲覧者、コメント投稿者、編集者など、グループに付与する権限を選択します。右上の [共有] ボタンを使用して共有通知を送信した後、これをユーザーごとに調整できます。
必要に応じてメッセージを追加し、全員に通知するチェックボックスをオンにして、[送信] をクリックします。
追加のオプションについては、右上の歯車アイコンをクリックしてください。その後、編集者、閲覧者、およびコメント投稿者ができること、できないことを決定できます。
完了したら [完了] をクリックし、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの次のコラボレーション機能を利用してください。
コメントとオプション
コメント を使用すると
、あなたと共同作業者は簡単に共同作業できます。コメントに関連するテキストまたはその他の要素を選択し、次のいずれかを実行します。
- メニューで「挿入」>「コメント」を選択します。
- 右クリックして「コメント」を選択します。
- 右上の「コメント」アイコンをクリックし、プラス記号を選択します。
- フローティングツールバーの「コメント」アイコンを選択します。
表示されるボックスにテキストを入力し、「コメント」をクリックします。
コメントを追加する
と、タスク、更新、または追加が完了したときに、チェックマークを使用してコメントを解決済みとしてマークできます。
共同作業者に言及してタスクを割り当てる
コメントの追加と解決に加えて、特定の共同作業者に言及し、コメントからタスクを割り当てることができます。
特定の共同作業者に注目を集めるには、コメントでその共同作業者に言及することができます。 @ (アット) 記号に続いて名前または電子メール アドレスを入力し、候補のリストから選択するだけです。
コメントから共同編集者への
タスクを作成する
には、まず共同編集者に言及してから、[[名前] に割り当てる] チェックボックスをオンにします。タスクは、共同作業者が完了のマークを付けるまで、開いたままになります。
絵文字のリアクション
文書内の何かに対する承認、不承認、またはその他の反応を示すもう 1 つの方法は
、絵文字を使用すること
です。反応している文書内の要素を選択し、フローティング ツールバーの絵文字アイコンをクリックします。
2022 年 9 月の時点では、この機能は Google ドキュメントでのみ利用可能であり、スプレッドシートやスライドでは利用できません。
追加する絵文字を選択するか、ポップアップ ウィンドウの上部で絵文字を検索します。絵文字は右側、選択した項目の近くに表示されます。
書面によるコメントと同様に、絵文字の反応を解決できます。絵文字の右側にある 3 つの点をクリックし、[解決] を選択します。
提案モード
ドキュメント、スプレッドシート、スライドでドキュメントを操作するときは、デフォルトで編集モードを使用します。これにより、ドキュメント内で必要な作業をすべて作成、編集、実行できるようになります。ただし、他のユーザーと共同作業する場合は、
提案モードを使用すること
をお勧めします。
2022 年 9 月の時点では、この機能は Google ドキュメントでのみ利用可能であり、スプレッドシートやスライドでは利用できません。
提案モードでは、行った編集は実際の変更ではなく提案になります。右上のモード ドロップダウン矢印 (編集中または鉛筆アイコンと表示される可能性があります) を選択し、[提案] を選択します。
これで、ドキュメントで作業すると、
取り消し線
や追加による
変更が異なる色のテキストで表示されるように
なります。各提案は、置換、削除、または追加した内容を示す右側のウィンドウにも表示されます。
提案を受け入れる場合は、提案ウィンドウのチェックマークをクリックするだけで、変更がドキュメントに反映されます。
バージョン履歴
あなたと共同作業者が提案モードではなく編集モードを使用している場合は、いつ、誰によって行われた
すべての変更を確認する
ことができます。ドキュメントの
バージョン履歴
を開いて、これらの詳細を確認できます。
[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を参照] に移動します。
現在のドキュメントが中央に表示され、すべての変更が右側に表示されます。編集内容には、隅に表示されている日付と時刻でのバージョンの様子が表示されます。
リビジョンを選択し、上部にある「このバージョンを復元」を選択することで、表示されている特定のバージョンを復元することもできます。
変更のお知らせとコメント
自分が作業していないときに他の人がドキュメントを編集しているときの状況を把握するために、
変更やコメントの通知
を受け取ることができます。
2022 年 9 月の時点では、この機能は Google ドキュメントとスプレッドシートでのみ利用可能であり、スライドでは利用できません。
[ツール] > [通知設定] または [通知ルール] に移動します。
通知したい項目を選択し、「OK」または「保存」をクリックします。
変更やコメントが発生すると、Google アプリケーションに接続されているメール アドレスに
メッセージが届きます
。
コラボレーターに電子メールを送信する
一度に全員に連絡するための最も便利なコラボレーション ツールの 1 つは、電子メール コラボレーター機能です。数回クリックするだけで、ドキュメントを共有している全員に電子メールを送信できるため、電子メール アプリケーションを開く時間を節約できます。
[ファイル] > [電子メール] > [共同編集者に電子メールを送信] に移動します。
ポップアップ ウィンドウが開くと、すべてのコラボレーターが事前に設定されていることが表示されます。メッセージを追加し、必要に応じて文書名が表示される件名行を調整して、[送信] をクリックするだけです。
文書承認
サポートされている
Google Workspace サブスクリプション アカウントを
お持ちの場合、あなたとあなたのチームはドキュメント承認機能を利用できます。これは、共同編集者にドキュメントのレビューと承認を依頼するのに役立ち、最終コピーを固めるのに最適です。
[ファイル] > [承認] に移動して、承認サイドバーを開きます。次に、「リクエストを行う」を選択します。
ポップアップ ウィンドウで承認者を追加し、メッセージを含めます。オプションで、期限を設定し、承認者にドキュメントの編集を許可し、承認リクエストを送信する前にファイルをロックすることができます。
承認のステータスを表示するには、[ファイル] > [承認] に戻り、サイドバーでフィードバックと承認を確認します。
アカウントの種類、保留中の承認、ツールの追加機能の詳細については
、Google ドキュメントでの文書承認
に関する完全なチュートリアルをご覧ください。
Google は、時間をかけて
生産性向上
アプリを進化させ、これらの便利なコラボレーション ツールを組み込んできました。したがって、次のグループドキュメントにそれらを活用してください。
