Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで承認をリクエストする方法

会社で承認が必要な文書、スプレッドシート、プレゼンテーションがある場合は、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドが対応します。承認リクエストを送信し、必要に応じて期日を設定し、必要な承認を取得します。

この機能は、 Workspace 、Business、または Enterprise Essentials 以上の 有料プラン、Education Plus、Nonprofits、および Basic 以上の G Suite プランで利用できます 。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの承認について

ここでは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでの承認の仕組みについていくつかの基本を説明します。

• 承認をリクエストすると、レビュー担当者は通知を受け取ります。これは、通知設定に応じて、電子メール、 Google Chat 通知、またはブラウザ アラートになります。
• 複数の人に承認をリクエストする場合、プロセスが完了したとみなされるには、全員がドキュメントを承認する必要があります。
• 承認者によって編集が行われると、すべてのレビュー担当者はドキュメントを再承認するための通知を受け取ります。
• 承認リクエストに期日を含めると、今後の期日と過去の期日についてのリマインダーがレビュー担当者に送信されます。
• 1 人が承認を拒否した場合、そのドキュメントはすべてのレビュー担当者によって拒否されたとみなされます。
• ドキュメントが承認されると、 ロック されます。ロックを解除しない限り、ドキュメントを編集することはできません。これにより、現在の承認リクエストがキャンセルされます。

承認をリクエストする方法

Google ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドで承認を受けたい文書を開きます。メニューから「ファイル」>「承認」をクリックします。

右側に承認サイドバーが表示されます。 「リクエストを行う」をクリックします。

[承認のリクエスト] ウィンドウが開いたら、 連絡先リスト から文書を確認したい人の名前または電子メール アドレスを入力します。

必要に応じて、メッセージを入力したり、期日を設定したり、レビュー担当者に編集を許可したり、送信前にファイルをロックしたりできます。 「リクエストを送信」をクリックします。

ドキュメントをレビューして承認する方法

承認リクエストが送信されると、ドキュメントの上部のツールバーの下に「承認待ち」メッセージが表示されます。

承認または拒否する前に、[詳細を表示] をクリックできます。これにより、承認サイドバーが開き、他のレビュー担当者、期限が割り当てられている場合は期限、リクエストに含まれるメッセージが表示されます。 コメントを作成する と、サイドバーの下部にある「アクティビティ」セクションに表示されます。

承認プロセス中にドキュメントに編集が加えられた場合、サイドバーを使用している内容も確認できます。 [変更の表示] の下のドロップダウン ボックスを使用して、ドキュメント を最後に表示または承認した以降、または承認プロセスが開始されて以降の編集を表示します 。

準備ができたら、文書の上部にあるメッセージまたはサイドバーにある [承認] または [拒否] ボタンを使用します。必要に応じて、各アクションにメッセージを含めることができます。

承認を確認する方法

承認を要求した側として、要求のステータスを表示できます。メッセージがドキュメントの上部、ツールバーの下に表示されます。メニューから [ファイル] > [承認] をクリックするか、メッセージ内の [詳細を表示] をクリックして、承認サイドバーを開くこともできます。

レビュー担当者と同様に、サイドバーに承認の詳細がすべて表示され、アクティビティは下部に表示されます。また、[変更の表示] の下のドロップダウンを使用して、編集内容を確認できます。

全員がドキュメントを承認すると、ファイルがロックされたことを示すメッセージが表示されます。これにより 、ドキュメントはすでに承認されているため、それ以上編集できなくなります 。

ドキュメントを開くと、承認されたバージョンを閲覧していることを示す新しいメッセージが上部に表示されます。

[詳細を表示] をクリックしてサイドバーを開き、アクティビティを確認します。この情報は、あなただけでなく、ドキュメントを承認した人にも表示されます。

承認されたドキュメントのロックを解除する方法

承認されたドキュメントに変更を加えたい場合は、上部の [ロック済み] ドロップダウン矢印を選択し、[ファイルのロックを解除] をクリックします。変更を加えているため、再度承認をリクエストする必要があることに注意してください。

編集を行った後、サイドバーで新しい承認リクエストを開始できます。

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのドキュメントに対する承認をリクエストする機能は、あらゆる種類のビジネス ドキュメントにとって便利な機能です。法的文書から提案書などに至るまで、文書に必要な全員の承認印が押されていることを確認できます。