Microsoft ExcelでSUBTOTAL関数を使用する方法

重要なポイント

SUBTOTAL 関数を使用するには、SUBTOTAL(function_number, Reference 1, Reference 2,…) という構文を使用して数式を作成します。行を選択し、[データ] タブをクリックして、小計機能を使用することもできます。 [アウトライン] ドロップダウン メニューで、[小計] を選択します。

Microsoft Excel では、関連項目のグループの小計を簡単に取得できます。実際、これを行うには 2 つの方法があります。 SUBTOTAL 関数または小計機能のどちらか最適な方を使用できます。その方法をご紹介します。

Excelの小計とは何ですか?

前述したように、Excel の SUBTOTAL を使用すると、リスト内の同じ項目または関連する項目をグループ化し、関数を使用して値を計算できます。たとえば、月ごとの売上や生徒ごとの平均成績を合計するために使用できます。製品ごとに在庫を追加したり、来週期限の請求書の 数を数えたりする こともできます。

数式を作成して SUBTOTAL 関数を使用するか、小計機能を使用すると、わずか数ステップで必要な計算を取得できます。

ExcelのSUBTOTAL関数を使う

Excel の SUBTOTAL 関数を使用すると、非表示にした行を柔軟に含めたり除外したりできる数式を作成できます。

数式の構文は次のとおりです。

 SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,...)

ここで、最初の 2 つの引数は必須です。必要に応じて、残りの引数に追加のセル参照または 名前付き範囲を 使用できます。

の

function_number

引数を使用すると、対応する番号を使用して 11 個の関数のいずれかを挿入できます。最初の 11 には非表示の行が含まれますが、次の 11 には非表示の行が除外されます。したがって、 必要な関数 の番号と、非表示の行をどのように処理するかを入力するだけです。

SUBTOTAL 関数の例として、次の数式を使用してセル範囲 B2 ～ B4 の売上の合計を合計します。

 =SUBTOTAL(9,B2:B4)

次の例では、行 4 と 5 を非表示にしました。この最初の式を使用すると、最初の引数に数値 9 を使用して、非表示のデータを含めた合計を取得できます。

 =SUBTOTAL(9,B2:B6)

ここで、最初の引数に数値 109 を使用して、これらの非表示の行を合計から除外します。

 =SUBTOTAL(109,B2:B6)

小計を取得したら、SUBTOTAL 関数をもう一度使用して、一番下に総計を表示できます。あるいは、 SUM 関数を 使用して小計を加算することもできます。

別の例として、 平均関数 を使用して、次の式で非表示の行 3 と 4 を含めます。

 =SUBTOTAL(1,C2:C6)

次に、次の式を使用して非表示の行を除外します。

 =SUBTOTAL(101,C2:C6) 

SUBTOTAL関数に関する注意事項

Excel で SUBTOTAL 関数を使用する際に留意すべき点がいくつかあります。

• この関数は、行や水平範囲ではなく、列または垂直範囲に対して機能します。
• 参照引数領域に小計が入れ子になっている場合、Excel は小計結果でこれらを無視します。
• フィルターを使用する と、フィルターで除外されたデータは小計結果から除外されます。

小計機能を使用する

Excel で SUBTOTAL 関数を使用するもう 1 つの方法は、小計機能を使用することです。このようにして、 計算を自動的に追加し 、同時に項目をグループ化することができます。 Excel では、SUBTOTAL 関数を使用してこれを実現します。いくつかの例を見てみましょう。

月ごとの売上の小計機能を使用すると、データを月ごとにグループ化し、各グループを合計して一番下に総計を表示できます。

グループ化して小計する行をすべて選択します。 [データ] タブに移動し、[アウトライン] ドロップダウン メニューから [小計] を選択します。

[小計] ボックスが開いたら、小計を追加する方法を選択します。

• [各変更時] : グループ化に使用する列を選択します。ここでは、シート内で月が変更されたときに新しいグループが作成されるように、月を選択しました。
• 関数を使用 : 合計、平均、最小、最大、または別のオプションなど、使用する関数を選択します。この例では、「合計」を選択しました。
• 小計を追加 : 小計を計算する場所のボックスをオンにします。この例では、「Sales」を選択しました。

必要に応じて、追加項目の下部にあるボックスをオンにします。 「OK」をクリックします。

データが更新されて行がグループ化 および 小計され、下部に総計が作成されることがわかります。プラス、マイナス、数字のボタンを使用して、グループを折りたたんだり展開したりして、見やすくします。

別の例として、生徒の成績を使用します。小計機能とグループ機能を使用して、各生徒の平均成績を表示します。プロセスは次のとおりです。

行を選択し、[データ] に移動し、[アウトライン] ドロップダウン メニューで [小計] を選択します。

[小計] ボックスの変更ドロップダウン リストで Student を選択し、関数リストで Average を選択します。次に、[グレード] のボックスにチェックを入れます。 「OK」をクリックします。

これで、行が生徒ごとにグループ化され、各生徒の平均成績が表示され、全体の平均が一番下に表示されました。ここでも、左側のボタンを使用してグループを折りたたんだり展開したりできます。

小計機能を使用した後に行のグループ化を解除すると、行は通常の状態に戻ります。ただし、Excel で使用される SUBTOTAL 関数を含むものはそのまま残り、使用し続けることも、必要に応じて削除することもできます。

多くのグループを使用する予定がある場合、小計機能は複雑になる可能性があります。ただし、この関数に興味がある場合は、これらの基本的な例が入門に役立ちます。

注意すべき点は、この機能では Excel テーブルの小計を追加 できないことです。データがテーブル内にある場合は、前述のように SUBTOTAL の Excel 数式を挿入するか、 テーブルをセル範囲に変換して この機能を使用できます。後者を選択すると、テーブルの機能が失われます。

Excel で小計を挿入する方法がわかったので、次は 重複行を削除する方法を 確認してください。