Outlook クライアントには、表示または非表示にできるいくつかの異なるペインが付属しています。これらの各ウィンドウは、Outlook での検索、表示、管理が容易になるように設計されています。これらにアクセスする方法と、ナビゲーション ウィンドウから始めて、作業方法に合わせてカスタマイズする方法を見ていきます。
お気に入りセクションをカスタマイズする
ナビゲーション ウィンドウ — フォルダー ウィンドウとも呼ばれる — は左側にあるウィンドウで、受信トレイや送信済みアイテムなどのフォルダー、および共有メールボックスやグループが表示されます。
デフォルトでは、Outlook はナビゲーション ウィンドウを表示し、簡単にアクセスできるように [お気に入り] フォルダーが上部に表示されます。お気に入りは、受信トレイや送信済みアイテムなど、よく使用されるフォルダーのコレクションです。
ナビゲーション ウィンドウでフォルダーを右クリックし、[お気に入りに追加] をクリックすると、任意のフォルダーをお気に入りに追加できます。
フォルダーが [お気に入り] セクションに表示されます。
フォルダーを [お気に入り] セクションにドラッグ アンド ドロップすることもできます。お気に入りに表示されるフォルダーは、新しいフォルダーや既存のフォルダーのコピーではありません。これらはメールボックス内のフォルダーへのショートカットです。
つまり、お気に入りのフォルダーからメールを削除すると、メールボックスに表示される「実際の」フォルダーからメールが削除されることになります。お気に入りに任意のフォルダーを追加または削除できます。お気に入りのフォルダを右クリックし、「お気に入りから削除」を選択すると削除できます。
フォルダーはメールボックス内で引き続き使用できます。お気に入りに表示されなくなるだけです。フォルダーをドラッグ アンド ドロップしてお気に入りに追加することはできますが、フォルダーをメールボックスにドラッグ アンド ドロップして戻してお気に入りから削除することはできません。お気に入りからフォルダーを削除する唯一の方法は、右クリックのコンテキスト メニューを使用することです。
お気に入りを使用したくない場合は、完全にオフにすることもできます。どのフォルダーにいても、[表示] > [フォルダー ペイン] をクリックします。
表示されるメニューで、「お気に入り」オプションをオフにします。
これにより、ナビゲーション ウィンドウから [お気に入り] セクションが削除されます。オンに戻すには、[表示] > [フォルダー ペイン] をクリックし、[お気に入り] をオンに戻します。
ナビゲーション ウィンドウのビューをカスタマイズする
フォルダー ペインのドロップダウン オプションには、お気に入りのオンとオフを切り替えるだけではないことに気づくかもしれません。また、ナビゲーション ウィンドウを表示するか (デフォルト設定)、横に最小化するか、完全にオフにするかを選択することもできます。
ウィンドウを最小化すると、画面が小さい場合に便利です。また、ウィンドウをオフにすると、1 つのフォルダー内で大量の電子メールを処理し、画面スペースを最大化したい場合に便利です。 「最小化」オプションを選択すると、ペインが左にスライドし、お気に入りの最初の 3 つの項目だけが表示されます。
ペイン全体を再度表示するには、ペインの上部にある矢印をクリックしてスライドさせます。
Outlook 内の別の場所にポインターを移動すると、ウィンドウが再び最小化されます。表示したままにするには、[表示] > [フォルダー ペイン] に戻って設定を「標準」に変更するか、ペインの右上にあるピンをクリックします。
ナビゲーション ウィンドウの下部にあるアイコンをカスタマイズする
ナビゲーション ウィンドウの下部にあるアイコンは、他の Outlook 機能 (カレンダー、仕事など) を表します。
それらの間を移動するには、アイコンをクリックするか、キーボードの Ctrl+[数字] を押します。 Ctrl+1 でリストの最初のアイコンに移動し、Ctrl+2 で 2 番目のアイコンに移動します。各アイコンの上にマウスを移動すると、カレンダーの今後のイベントや人物のお気に入りの連絡先など、重要なデータが簡単に表示されます。
ここに表示するアイコンの数、アイコンの順序、Outlook でアイコンと単語のどちらで表示するかを選択できます。これらのオプションにアクセスするには、もう一度 [表示] > [フォルダー ペイン] に移動し、[オプション] を選択します。
あるいは、[ファイル] > [オプション] > [詳細設定] に移動し、[ナビゲーション] ボタンをクリックすることもできます。
どちらのルートを選択しても、Outlook には [ナビゲーション オプション] ウィンドウが表示されます。
最初のオプションでは、Outlook がナビゲーション ウィンドウの下部に表示するアイテムの数を選択できます。選択できる最大数は 8 ですが、8 番目のオプションは以前は ジャーナル (Outlook 2013 で非推奨) だったため、ほとんどの人は表示する項目が 7 つだけになります。 Microsoft は制限を 8 から 7 に変更することにまったく手を付けられませんでした。
ここでどの数値を選択しても、追加のアイコンを表示するにはナビゲーション ウィンドウを拡張する必要があります。ペインの右端をドラッグすると、ペインのサイズを変更できます。
アイコンではなくオプションの名前を表示したい場合は、「コンパクト ナビゲーション」オプションをオフにできます。
これにより、オプションが名前に変更されますが、これらは選択した「表示項目の最大数」の値に従います。
項目を選択し、「上へ」および「下へ」ボタンを使用すると、項目の順序を変更できます。
これは、タスクやメモなど、定期的に使用する特定のアイテムがあり、すべてのアイテムを表示する必要がなくても、それらのアイテムにアクセスしやすくしたい場合に便利です。あるいは、ナビゲーション ウィンドウ自体で項目を別の順序にドラッグ アンド ドロップすることもできます。 「コンパクトナビ」設定のオン／オフに関係なく、順序を変更できます。
注意すべきちょっとした奇妙な点が 1 つあります。 Ctrl+[数値] コンボを使用しても、アイコンは元のデフォルトの順序で開きます。アイコン自体の順序に関係なく、CTRL + 1 キーは常にメールを開き、CTRL + 2 キーは常にカレンダーを開きます。
最後に、[リセット] ボタンがあります。これは、ナビゲーション ウィンドウのオプションをデフォルトの構成に戻します。
これにより、「表示項目の最大数」の値が 4 にリセットされ、項目の順序がデフォルトにリセットされます。ただし、「コンパクト ナビゲーション」設定は変更されません。これをオフにしている場合は、デフォルトにリセットしてもオフのままになります。
ここでは、Outlook の最も基本的な部分の 1 つであるナビゲーション ウィンドウについて説明します。これらのカスタマイズ オプションにより、より適切に動作することが期待されます。
