Microsoft Outlook で電子メール テンプレートを作成して使用する方法

Microsoft Outlook の電子メール テンプレートは作成が簡単ですが、実際に使用したいときにいつでもナビゲートするのはそれほど簡単ではありません。幸いなことに、テンプレートを作成してリボンに固定すると、簡単にアクセスできるようになります。

テンプレートは、定型文を使用する繰り返しの電子メールに非常に役立ちます。 Outlook では、テンプレートを簡単に作成して保存できます。ただし、これを開くには、大量のメニューをクリックする必要があります。電子メールを「下書き」フォルダーに保存し、その内容をコピーして新しい電子メールに貼り付ける方が簡単です。

これでも機能しますが、テンプレート セレクターをリボンに追加すると、作業がはるかに簡単になります。これにより、マウスのクリック数が減り、テンプレートを意図したとおりに使用できるようになります。メニューから選択できる事前に作成された便利な電子メールのライブラリにより、時間を大幅に節約できます。

まず、電子メール テンプレートを作成する方法と、テンプレート セレクターをリボンに追加する方法を説明します。

電子メールテンプレートを作成する

テンプレートを固定する前に、テンプレートを作成する必要があります。 Microsoft Outlook を開き、新しい電子メールを作成します。好きなようにカスタマイズしてください。

テンプレートには、件名、本文、および色、背景画像、署名などの書式設定が保存されます。テンプレートメールが希望どおりになったら、[ファイル] をクリックします。

「名前を付けて保存」を選択します。

「名前を付けて保存」ウィンドウで、「ファイルの種類:」フィールドを「Outlook テンプレート (*.oft)」に変更し、「保存」をクリックします。

これでテンプレートを使用する準備ができました。

Outlook の方法で電子メール テンプレートを開く方法

Outlook が期待する方法で電子メール テンプレートを開くには、[ホーム] タブに移動し、[新しいアイテム] > [その他のアイテム] > [フォームの選択] をクリックする必要があります。

[フォームの選択] ウィンドウで、[探す場所:] ドロップダウン メニューを [ファイル システムのユーザー テンプレート] に変更する必要があります。最後に、テンプレートをダブルクリックして開きます。

テンプレートの内容を表示する新しい電子メールが開きます。これは機能しますが、迅速なプロセスではありません。メニューのパスも忘れがちです。

リボンに「フォームの選択」オプションを追加すると、テンプレートを開くのがはるかに簡単になります。

電子メールテンプレートを簡単に開く方法

Outlook リボンの [ホーム] タブに新しいボタンを追加して、そこから [フォームの選択] パネルを直接開くことができるようにします。

まず、リボン内のいずれかのタブを右クリックし、[リボンのカスタマイズ] を選択します。

[リボンのカスタマイズ] パネルで、[一般的なコマンド] ドロップダウン メニューを [すべてのコマンド] に変更します。

下にスクロールして「フォームの選択」を選択します。

このボタンをリボンに追加するには、まず右側の列のグループの 1 つにボタンを追加する必要があります。

「ホーム」タブの「新規」の隣にある独自のグループにボタンを追加します。これが目的であることを Outlook に伝えるには、[新規] をクリックし、[新しいグループ] をクリックします。

追加された新しいグループをクリックし、[名前の変更] をクリックします。名前を「Templates」（または任意の名前）に変更し、「OK」をクリックします。

新しいグループの名前は、任意の名前に変更されます。最後のステップは、ボタンをグループに追加することです。左側の列で「フォームの選択」を選択し、「追加」をクリックしてグループに追加し、「OK」をクリックします。

[フォームの選択] ボタンを含む新しいグループが [ホーム] タブに表示されます。

「フォームを選択」をクリックするだけでパネルが開き、大量のメニューをクリックする手間が省けます。