昼食前にやるべきタスクがたくさんある場合、作業をスピードアップするためのショートカットは大歓迎です。ここでは、ドキュメントの作成と編集を迅速化するのに役立つ、 Google ドキュメントの時間を節約する機能を いくつか紹介します。
1. 複数のテキストを選択して書式設定を高速化
Google は 2022 年上半期にドキュメントを更新し、テキストの選択をより簡単にしました。 テキストの複数の部分を一度に取得して、 書式設定や削除を迅速に行うことができます。
単語をダブルクリックするか、カーソルを使用してテキストの最初の部分をドラッグします。 Windows では Ctrl を押したまま、Mac では Command を押したままにします。次に、ダブルクリックするか、次の部分までドラッグします。
必要なテキストをすべて選択するまで、このプロセスを続けます。次に、ツールバーまたはメニューに移動してフォントの書式設定を適用したり、削除を使用してテキストを削除したり、複数のテキストを選択して必要な操作を行うことができます。
2. ショートカットのテキスト置換
モバイル デバイスで テキスト置換を使用する と、「OMW」と入力すると「途中」と表示されるようになります。 Google ドキュメントでも同じようなことを行うことができます。これにより、頻繁に使用するテキストや記号をすばやく挿入できます。
[ツール] > [設定] に移動します。 [置換] タブを選択すると、既存の置換のリストが表示されます。
独自のショートカットを追加するには、使用するショートカットを [置換] ボックスに入力し、置換テキストを [置換先] ボックスに入力します。 [自動置換] チェックボックスをオンにして [OK] をクリックし、置換を試してください。
大文字などの書式設定により表示されない場合があります。
3. スマートチップによる素早い挿入
Smart Chips は少し前に、 連絡先情報 と インタラクティブな日付 を挿入してデビューしました。この機能を、ブロック、 ファイル 、リスト、メディア、日付、見出し、ページ コンポーネント、表などの構築に使用できるようになりました。
スマート チップ オプションを表示する場所にカーソルを置き、@ (アット) 記号を入力します。ドロップダウン リストが開き、上記の項目のスクロール可能なリストが表示されます。
必要な項目にすばやくアクセスするには、@ 記号の後に連絡先の名前、ファイル名、または挿入する項目の名前を入力します。
ドロップダウン リストから正しい項目を選択します。すぐに文書に表示されるので、次のタスクに進むことができます。
4. クリックひとつでアイテムとタスクを割り当てる
Google ドキュメントで共同作業をしているとき、ドキュメントの作成または編集のタスクを分割することがあります。コメントを使用すると、共同作業者に言及し、その 共同作業者に 職務 を割り当てること ができます。
テキスト、オブジェクト、または画像を選択し、ページの右端にあるフローティング ツールバーの [コメントの追加] (内側にプラス記号が付いた青い吹き出し) を選択します。
@ (アットマーク) 記号の後に共同編集者の名前を入力し、必要に応じてメモを含めます。次に、[名前] に割り当てるチェックボックスをオンにして、[割り当て] をクリックします。
メンションした相手にはタスクが割り当てられたことが通知され、そのタスクがいつ完了したかはコメント履歴で確認できます。
この機能を使用すると、あなたと共同作業者は作業を簡単に配布し、すべての記録を 1 か所に保存できます。
5. 組み込みナビゲーションのドキュメント概要
組み込みツールを使用してドキュメントの できますが、それをドキュメントの一部にしたくない場合もあります。代わりに、 ドキュメント アウトラインを使用して 、ドキュメントの場所へのナビゲーションを自動的に作成できます。
アウトラインにテキストを追加するには、任意の見出しスタイルとして書式設定します。そうすると、そのテキストが文書のアウトラインにすぐにポップアップ表示されます。アウトラインには、階層レイアウトで見出しが表示されます。
アウトラインを表示するには、[表示] > [アウトラインの表示] に移動し、ドキュメントの左上にある [アウトライン] アイコンをクリックします。
アウトライン内の対応する見出しをクリックすると、文書内の任意の場所にすばやく移動できます。
ドキュメントの要約をわかりやすくするために、アウトラインのすぐ上に ドキュメントの概要を追加する こともできます。
「知っておくべき時間を節約する Google ドキュメントの 7 つの機能」に関するベスト動画選定！
6. コラボレーションを容易にする Gmail 下書き
コラボレーションのためのもう 1 つの優れた Google ドキュメント機能も、自分のタスクの時間を節約できます。 Gmail 用のメッセージを作成し 、すぐに送信できる下書きとして電子メール アプリケーションに送信できます。
[挿入] > [ビルディング ブロック] に移動し、ポップアウト メニューで [下書きを電子メールで送信] を選択します。
文書にブロックが表示されたら、受信者、オプションで CC および BCC の連絡先、件名、およびメッセージを追加します。完了したら、左側の Gmail アイコンをクリックします。
そのメールは Gmail の下書きフォルダーに届きます。メールを送信する準備ができたら、そこにアクセスしてください。
メッセージを共同作業する便利な方法や、複数のメールを 1 か所で簡単に作成する方法については、この素晴らしい機能をチェックしてください。
7. 自分の言葉をまとめた個人辞書
Google ドキュメントでスペル チェックと文法チェックを 実行する習慣がある場合は、次の機能に感謝するでしょう。 個人辞書 を使用すると、チェッカーの警告を発しない独自の単語を追加できます。
[ツール] > [スペルチェックと文法] に移動し、[個人辞書] を選択します。
対応するボックスに単語を入力し、「追加」をクリックします。さらに単語を追加し続け、完了したら「OK」をクリックします。
今後は、それらの単語がスペルミスとして表示されることを心配せずに、文書にこれらの単語を入力してスペル チェックを実行できます。これによりレビュープロセスがスピードアップされ、一般的ではない個人名や製品名に最適です。
これらの Google ドキュメント機能は、一人で作業する場合でも、チームで作業する場合でも、時間を大幅に節約できます。ドキュメントの作成や編集に費やす時間を減らし、他のタスクにより多くの時間を費やすことができるように、これらの点に留意してください。
