Google ドキュメントを使い始めたばかりの場合、その広範な機能とアドオンに少し圧倒されるかもしれません。ここでは、Microsoft Word に代わるこの強力な代替品を使い始めるのに役立つヒントをいくつか紹介します。
Google ドキュメントとは何ですか?
Google ドキュメントについて聞いたことがある場合は、そのまま読み飛ばしてください。これまで聞いたことがない場合は、知っておくべきことについての短期集中コースをご覧ください。基本を説明し、Google ドキュメントとは何か、すぐに使い始める方法についてさらに詳しく説明します。
Google Docs は、Microsoft Office と競合するために、Google が完全なオフィス スイートである Google Drive — の一部として提供する無料の Web ベースのワード プロセッサです。クラウドベースのスイートに含まれるその他の主なサービスは、スプレッドシート (Excel) とスライド (Powerpoint) です。
Google ドキュメントは、すべてのデバイスとプラットフォームで利用できます。必要なのは、インターネット接続と Web ブラウザ (モバイルの場合は該当するアプリ) だけです。 Google が残りの作業を行い、クラウドでソフトウェアを実行している間、重労働の矢面に立たされます。
Docs は、 .doc、.docx 、.txt、 .rtf 、.odt などのさまざまなファイル タイプをサポートしているため、Microsoft Office ファイルを Google ドライブから直接表示および変換することが簡単になります。
また、Docs はオンライン ワード プロセッサであるため、同じ文書を複数のユーザーと共有して共同作業することができ、改訂、変更、提案をすべてリアルタイムで追跡できます。
十分に聞きましたか？始めましょう。
アカウントにサインアップする方法
Google ドキュメントを使用する前に、まず Google アカウント (@gmail アカウント) にサインアップする必要があります。すでにアカウントをお持ちの場合は、次のセクションに進んでください。そうでない場合は、Google アカウントを作成し、ドキュメントをセットアップする簡単な方法を説明します。
accounts.google.com にアクセスし、[アカウントの作成]、[自分用] の順にクリックします。
次のページでは、アカウントを作成するために、姓名、ユーザー名、パスワードなどの情報を入力する必要があります。
また、電話番号を認証して、ボットではなく本物の人間であることを確認する必要があります。
電話番号を確認した後、後続のページでは、再設定用の電子メール アドレス、生年月日、性別を入力するとともに、プライバシーに関する声明と利用規約に同意する必要があります。それを完了すれば、あなたは Google アカウントの誇り高い新しい所有者です。
空白のドキュメントを作成する方法
Google アカウントを取得したので、最初のドキュメントを作成します。 Google ドキュメント に移動し、右下隅にある複数色の「+」アイコンにカーソルを置きます。
+ は青い鉛筆のアイコンに変わります。クリックして。
Chrome プロのヒント: Google Chrome を使用している場合は、次のように入力できます。
docs. new
アドレスバーに入力し、Enter キーを押すと、新しい空の文書が自動的に作成されて開きます。
Microsoft Word文書をインポートする方法
Google ドキュメントを初めて使用する場合でも、使用したい Microsoft Word ファイルのコレクションがすでにあるかもしれません。その場合は、表示する前に すべての Word 文書をアップロードする 必要があります。一部の Word 文書のより高度な機能や書式設定はサポートされていない可能性がありますが、かなりうまく機能します。
Word 文書をインポートする場合、Google ドキュメントまたは ドライブの いずれかを使用してファイルをアップロードできます。どちらの方法でも、ファイルをコンピュータから Web ブラウザに直接ドラッグ アンド ドロップして、簡単にアップロードできます。ドライブにはアップロードしたすべてのファイルが保存されますが、便宜上、ドキュメントのホームページにアクセスすると、ドキュメント タイプのファイルのみが表示されます。
Google ドキュメントのホームページから、右上のフォルダー アイコンをクリックし、[アップロード] タブをクリックします。
Word ファイルがアップロードされると、ドキュメントが自動的に開き、編集、共有、共同作業を開始できるようになります。
編集する Word 文書を開くには、Google ドキュメントのホームページから、ファイル名の横に青い「W」の付いたファイルをクリックします。
Word ファイルを表示するか、ドキュメントで編集するをクリックします。
ドキュメントの作成が完了したら、ドキュメントを DOCX、PDF、ODT、TXT、HTML、または EPUB 形式でダウンロードして戻すことができます。 [ファイル] > [名前を付けてダウンロード] をクリックし、目的の形式をクリックすると、ブラウザからファイルの保存場所に直接ダウンロードされます。
Google ドキュメントでスペルをチェックする方法
いくつかの文書ができたので、 スペルと文法が正しいこと を確認してください。 Docs には、すぐに使用できるスペル チェッカーが装備されています。スペルを間違えると、そのエラーに波線で下線が引かれ、変更を促すメッセージが表示されます。
これはデフォルトでオンになっているはずですが、[ツール] > [スペルチェック] > [下線エラー] で確認できます。
スペルの修正と提案を表示するには、下に線がある単語を右クリックします。または、Ctrl+Alt+X (Windows) または Command+Alt+X (Mac) を押して、スペル チェックと文法ツールを開きます。
スペルチェックにアクセスするもう 1 つの方法は、A とチェックマークの付いたアイコンをクリックすることです。これによりツールが有効になり、文書のスペルと文法が解析されます。
Google ドキュメントには、スペル チェッカーに加えて、辞書とシソーラスが組み込まれています。単語を強調表示して右クリックし、「[単語] を定義」をクリックするだけです。
これで始めることができますが、さらに詳しい情報が必要な場合は 、ドキュメントのスペル チェッカーと文法チェッカーについて詳しく説明 します。
他の人とドキュメントで共同作業する方法
Google ドキュメントの最も優れた機能の 1 つは、 共有可能なリンクを生成して 、それを持っている誰もがドキュメントを表示したり、編集を提案したり、編集したりできることです。共同編集者間でファイルをやり取りする代わりに、あたかも全員がリアルタイムで同じコンピュータに集まっているかのように、編集や提案を一度に行うことができます。唯一の違いは、各人が自分のコンピュータ上で使用する独自のテキスト入力カーソルを持っていることです。
共有したいドキュメントから、青いボタン「共有」をクリックして、ファイルへのリンクを送信する方法と送信先を選択します。電子メール アドレスを手動で入力するか、上部隅にある [共有可能なリンクを取得] をクリックして自分で招待状を渡すこともできます。
次のオプションのいずれかを選択すると、ドロップダウン メニューから、共有ユーザーがファイルに対して持つ権限の量を編集できます。
- オフ: 共有が無効になります。以前に他のユーザーとリンクを共有したことがある場合、そのリンクは機能しなくなり、以前に持っていたアクセス許可が取り消されます。
- リンクを知っている人は誰でも編集可能: 共有ユーザーに完全な読み取り/書き込みアクセス権を与えます。ただし、ドライブからファイルを削除することはできません。これはファイルの内容のみを対象としています。
- リンクを知っている人は誰でもコメントできます: 共有ユーザーが必要に応じてコメントを残すことができます。これはチーム プロジェクトに最適です。
- リンクを知っている人は誰でも表示できます : 共有ユーザーはファイルを表示できますが、編集することはできません。これはファイルを共有するときのデフォルトのアクションであり、ダウンロード用にファイルを共有しようとする場合に最適なオプションです。
これらの共有可能なリンクを使用すると、さらに多くのことが可能になり、他のドライブ ファイルやモバイルでも機能します。これらのリンクの仕組みと生成方法について詳しくは、 投稿をご覧ください 。
ドキュメントに対する最近の変更をすべて確認する方法
ドキュメントを他の人と共有する場合、その場にいないと発生する小さな変更をすべて追跡するのは困難です。そのために、 改訂履歴 があります。 Google ドキュメントは、文書内で発生したすべての変更を追跡し、それらを期間ごとにグループ化して、乱雑さを抑えます。マウスをクリックするだけで、ファイルを履歴にリストされている以前のバージョンに戻すこともできます。
[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を参照] をクリックすると、最近のすべての変更のリストを表示できます。
ドキュメントの編集を提案する方法
あなたがドキュメントの所有者で、共同編集者が ( ファイルを直接編集するのではなく) 編集を提案できる ようにしたい場合は、アクセス許可を「提案」に設定できます。これにより、他の人があなたのファイルをいじる心配をすることなく、ドキュメントを編集できるようになります。共同編集者が編集を行うと、所有者は提案された編集に関する電子メール通知を受け取り、変更を保持するか破棄するかを選択できます。
ドキュメント ウィンドウの右上を見ると、現在の状態が表示されます。 「提案中」と表示されたら準備完了です。 「編集中」または「表示中」が表示されている場合は、そのボタンをクリックしてから「提案」オプションをクリックします。
単語数とページ数を確認する方法
デフォルトでは、Google ドキュメントには単語数やページ数は表示されませんが、 。そのため、課題の文字数制限が厳しい場合や、書いた量を記録したい場合は、文字数で作業の詳細を確認できます。任意の段落のテキストをハイライト表示して、選択範囲に含まれる単語の数を確認することもできます。
ドキュメントの単語数/ページ数を表示するには、[ツール] > [単語数] をクリックするか、Windows では Ctrl+Shift+C を押し、Mac では Command+Shift+C を押します。
特定のテキスト文字列を強調表示し、[ツール] > [単語数] に戻る (またはキー コンボを使用する) ことで、その文字列の単語数を確認することもできます。
Google ドキュメントをオフラインで使用する方法
Google ドキュメントにアクセスする必要があるが、インターネット接続がない場合はどうなりますか? Google ドキュメントはウェブベースの製品ですが、 オフラインで使用できないというわけではありません 。 Chrome の拡張機能をダウンロードし、事前にファイルをオフラインで使用できるようにする必要があります。ファイルに加えた変更は、次回インターネットに接続したときに更新されます。
Chrome の公式拡張機能 をダウンロードした後、Google ドキュメントのホームページに移動し、左上隅で [ハンバーガー] メニュー > [設定] をクリックします。ここで、「オフライン」をオンの位置に切り替えて、「OK」をクリックします。
ローカル マシンのストレージ容量を節約するために、Google は最後にアクセスしたファイルのみをダウンロードしてオフラインで利用できるようにします。ファイルを手動で有効にするには、3 点アイコンをクリックし、「オフラインで使用可能」をオンに切り替えます。
文書にページ番号を追加する方法
ページ番号は、読者に現在どのページにいるかを示すために使用される視覚的なツールです。また、物理的な紙を整理し、適切な順序で配置するのにも役立ちます (印刷した場合はわかります)。 Google ドキュメントではファイルにページ番号が自動的に生成されないため、 手動で追加する 必要がありますが、ドキュメントのヘッダーまたはフッターにページ番号を追加するのは簡単です。
すべてのページにページ番号を追加するには、「挿入」>「ヘッダーとページ番号」>「ページ番号」をクリックします。ページ番号のスタイルを選択できるポップアップ ウィンドウが表示されます。
Google ドキュメントで余白を制御する方法
余白とは、文書の四方を縁取る空白のことです。余白によって目に見えない境界線が作成されるため、余白のサイズを小さくすると、ページ上で使用できるスペースの量が増加します。ファイルのすべてのページの端のスペースの量を変更する必要がある場合は、ドキュメントの側面と上部に沿って定規を使用して 余白を管理する 必要があります。
余白を手動で入力する場合は、[ファイル] > [ページ設定] をクリックし、各辺に表示する空白の量を入力して、[OK] をクリックします。
ドキュメントにテキストボックスを追加する方法
Google ドキュメントに テキスト ボックスを追加することは 、関連情報を強調表示し、文書の特定の要素に注目を集めるための優れた方法です。ただし、作成は簡単なプロセスではなく、描画機能という思いがけない場所に隠されています。
[描画] メニューにアクセスするには、[挿入] > [描画] に移動し、メニュー バーのテキスト ボックス アイコンをクリックします。
次に、マウスをクリックしてドラッグし、指定されたスペースにテキスト ボックスを作成し、希望のテキストを追加します。
完了したら、[保存して閉じる] をクリックして文書にテキスト ボックスを挿入します。
目次を追加する方法
目次は、ドキュメントに 方法です。この機能は、リンクを自動的に生成し、クリックすると各セクションにジャンプするリンクを使用します。したがって、大きな文書がある場合、これにより、文書全体をスクロールすることなく、誰でも特定の部分にすばやくアクセスできるようになります。
[挿入] > [目次] をクリックし、表示される 2 つのオプションのいずれかをクリックします。最初のオプションは、印刷文書用に右側に番号が記載されたプレーンテキストの目次です。 2 番目のオプションでは、ページ番号を使用せず、代わりにオンラインで閲覧できるドキュメントの注目セクションにジャンプするハイパーリンクを挿入します。
文書の特定のセクションにリンクする自動生成された目次を作成するには、Google ドキュメントの組み込みヘッダー スタイルを使用して各章 (またはタイトル) を書式設定する必要があることに注意してください。これにより、ドキュメントは表にデータを入力し、クリック可能なリンクを追加する方法を知ることができます。
最高の Google ドキュメント アドオン
Google ドキュメントの基本をすべて学習したので、アドオンを追加して真のパワー ユーザーになることができます。 アドオンは Web ブラウザの拡張機能によく似ていますが、Google ドキュメントに固有のものであり、サードパーティの開発者から追加機能を入手できるようになります。追加の校正者、文書署名アプリ、文書内翻訳ツール、さらには教師用のルーブリック作成ツールなど、生産性を向上させるツールをインストールできます。
