以前は、Google ドキュメントの ドキュメント コメント に連絡先カードを追加することしかできませんでした。 Google ドキュメント文書内で連絡先を直接言及し、そこに連絡先カードを埋め込むことができるようになりました。これにより、他の人がその人と簡単にやり取りできるようになります。
イントラネット上で共有するプライベート ドキュメントや、公的に共有するビジネス ドキュメントがある場合があります。読者に連絡先情報を提供するために名前、メール アドレス、電話番号をリストするのではなく、Google ドキュメントでメンションを使用するだけです。これにより、誰でも電子メールを送信したり、会議をスケジュールしたり、チャットを開始したりするための迅速かつ簡単な方法が提供されます。
Google ドキュメントドキュメントに連絡先を挿入する方法
Google は、人の連絡先の詳細を文書に埋め込むことを非常に簡単にしました。メンションを使用するだけです。この種のことはソーシャルメディアやコミュニケーションアプリで見たことがあります。
@ (アット) 記号を入力し、その後にユーザーの名前を入力します。名前を入力し始めると、選択できるユーザーのドロップダウン リストが表示されます。希望するものを選択すると、その名前 (場合によっては電子メール アドレス) がコンテンツに表示されます。
必要に応じてドキュメントを共有する
メンションしている相手と Google ドキュメントのドキュメントを共有する 必要はありませんが、最初にメンションするときに Google ドキュメントから共有するよう求められます。
プロンプトは小さなポップアップ メッセージの形式で表示されます。ドキュメントを他のユーザーと共有したい場合は、[共有] をクリックし、その後の共有プロンプトに従います。ドキュメントを共有したくない場合は、「閉じる」をタップします。
Google ドキュメントの連絡先カードでできること
誰かをメンションして選択すると、あなたと他のドキュメント ユーザーはその人の名前の上にカーソルを置くと、連絡先の詳細が表示されます。 Googleはこの小さなウィンドウをスマートチップと呼んでいます。
しかし、単に情報を確認するだけではありません。また、自分の連絡先リストに追加したり、電子メールを送信したり、イベントをスケジュールしたり、チャットを開始したり、ビデオ通話を開始したりすることもできます。
カーソルをカードの下部に移動して、これらのオプションのいずれかを選択します。連絡先の詳細によっては、一部のオプションが利用できない場合があることに注意してください。
各インタラクション オプションは、対応する Google アプリ (Gmail、Google カレンダー、 Google Hangouts または Chat 、Google Meet) で開きます。
言及された人がすでに Google コンタクトに登録されている場合は、その人のカードを編集するオプションもあります。スマートチップの下部にある「連絡先の編集」をクリックします。これにより、新しいブラウザ タブで Google コンタクトが開き、その連絡先のカードが表示されます。
次回、サポート スタッフ、カスタマー サービス部門、IT 専門家の連絡先の詳細を記載したドキュメントを作成するときは、必ず Google ドキュメントのメンション機能を使用してください。これにより、連絡先の詳細をすべて手動で追加する手間が省け、読者はさまざまな方法で同時にやり取りできるようになります。
