完璧なコミュニケーションのための 12 の電子メールエチケットルール

電子メールを作成するのに専門のライターである必要はありません。ただし、電子メールを書くとき、特にビジネスコミュニケーションの場合、考慮すべきことがたくさんあります。プロフェッショナルなメッセージに関して留意すべき電子メールのエチケットルールをいくつか紹介します。

電子メールフィールド

メールのフィールドに記入するのは簡単に思えるかもしれませんが、これらのヒントを参考にすれば、恥ずかしさを軽減できると同時に、受信者にも役立つかもしれません。

受信者のアドレスを再確認してください

電子メールアプリケーションの「賢い」提案に頼って、間違った人に電子メールを送信したことがあるなら、それがどれほど恥ずかしいことであるかご存知でしょう。

受信者の名前と電子メールアドレスを再確認するのにかかる時間はわずか 1 分です。表示目的で電子メールアドレスを受信者の名前に変換するアプリケーションをお持ちの場合は、その矢印をクリックするか、名前の上にカーソルを置くだけで簡単に確認できます。

簡潔な件名を入力してください

電子メールに含める件名は、簡潔かつ意味のあるものにする必要があります。これにより、受信者はメールの内容を一目で正確に理解できるようになります。内容の重要性の順にメールを読むこともありますが、そこで件名が登場します。

件名は短くても意味のあるものにするようにしてください。メッセージの内容を簡潔にまとめたものにしましょう。

保証されている場合は CC と BCC を含めます

メッセージの受信者全員が To 行に属するとは限りません。 CC フィールドを使用して、その電子メールを参照として必要とする他のユーザーをコピーしたり、BCC フィールドを使用してそのユーザーの電子メールアドレスを非公開のままコピーしたりすることができます。

[宛先] フィールドは、メッセージの宛先となる相手と、その相手に必要なアクションのために予約しておきます。電子メールアドレスを非表示にするかどうかに関係なく、単にメッセージを知らせる必要がある他の人には、代わりに CC および BCC 行を使用します。

メッセージ本文

言うまでもなく、メールの本文にはメッセージを含めます。ただし、そのメッセージを伝えるかどうかを決める、覚えておくべきヒントがいくつかあります。

挨拶を追加する

ビジネスメールを作成する際に特に重要なのは、挨拶文の追加です。メッセージは「Dear」、「Hello」などで適切に開始し、その後に受信者の名前を続けます。

挨拶のないメールほど「急いでいて心配です」と伝わるものはありません。

読みやすいフォントを使用する

メッセージのフォントを別のものやユニークなものに変更したくなることがありますが、実際にメールを読む人にとってそれが常に最良の選択肢であるとは限りません。

Arial や Times New Roman などの読みやすいデフォルトのフォントを使用します。これらのクラシックフォントは、ほとんどの電子メールクライアントの標準であるだけでなく、スクリプトよりも読みやすく、過度にカジュアルなオプションよりもプロフェッショナルです。

署名を含める

挨拶文を省略するのと同様に、メールに署名しないとプロフェッショナルではないと思われる可能性があります。最後に、受信者が必要とする基本的な詳細を含める必要があります。

電子メールの署名はさまざまですが、氏名、会社名、役職、電話番号、Web サイト、ソーシャルメディアへのリンクが含まれる場合があります。これらの詳細をすべて署名に含める場合でも、単に名前を含める場合でも、メッセージの最後に必ず追加してください。

口調とプロフェッショナリズム

電子メールのフィールドに記入し、メッセージの本文を作成するという基本に加えて、言葉についても考慮してください。要点を強調するためにすべて大文字を使用しますか?少し皮肉なユーモアを加えたほうがいいでしょうか？さらに詳しく見てみましょう。

大文字と書式設定に注意する

単語を強調するために、すべて大文字、太字、または下線を使用したくなる場合があります。しかし、メッセージ内にこれらが多すぎると目的が果たせず、攻撃的なメッセージを伝える可能性があります。

すべて大文字を使用しないようにしてください。受信者に怒鳴られているように感じてほしくないでしょう。また、太字、斜体、下線などのフォントの書式設定は必要な場合にのみ使用し、控えめに使用してください。

ユーモアや絵文字は最小限に抑える

ほとんどの人は、時々ちょっとしたユーモアを楽しみますが、それがメールに常に含まれるわけではありません。その理由は、受信者にはあなたのボディーランゲージが見えず、笑い声も聞こえないからです。書面によるコミュニケーションでは、たとえそのつもりでなかったとしても、ユーモアが不適切または攻撃的であると思われることがあります。

ユーモアを排除するとともに、メール内で絵文字を多用しないようにしてください。スマイリーや親指を立てるは、チャットやテキストメッセージでは有益ですが、ビジネスメールではプロフェッショナルではない口調を伝える可能性があります。

必要な添付ファイルを追加する

誰もが少なくとも一度はやったことがあります。受信者にファイルを送信することを伝えておきながら、ファイルを添付するのを忘れてしまいます。 [送信] をクリックする前に、必要な添付ファイルがすべて含まれていることを確認してください。

さらに、Gmail や Microsoft Outlook などの一部の電子メールサービスには機能が備わっています。これらの便利なツールを活用すると、電子メールの後にファイルと謝罪を含む別のメッセージを送信する必要がなくなります。

丁寧なコミュニケーション

電子メールのエチケットルールの中には、明確に定められていないものもありますが、単に礼儀正しく、思いやりがあり、役立つものであれば十分です。

モバイル向けの簡潔なメッセージを検討する

モバイルデバイスで閲覧するメールが増えているため、メールを作成する際にはこの点を考慮してください。余計な言葉を省き、本題に入ります。連続スクロールが必要なテキスト満載のメールを携帯電話で開くことほど最悪なことはありません。

営業時間内に送信をスケジュールする

多くの電子メールクライアントが提供する便利な電子メールスケジュール機能を使用する場合は、配信をいつスケジュールするかを考慮してください。仕事の終わりに、あるいは真夜中にメールを送信するのは、単に良いことではありません。

やむを得ない理由がない限り、電子メールは平日の営業時間中にスケジュールするようにしてください。

長い URL を短縮する

礼儀正しくするための最後のヒントは、メールに含めるリンクについてです。モバイル閲覧者向けに短いメッセージを作成するのと同様に、リンクを含める場合も同じことができます。 Bitly などの URL 短縮ツールを使用するか、テキストにリンクすることを検討してください。

メッセージ内でリンクが多くのスペースを占有するのではなく、リンクのサイズを縮小しても受信者にリンクを取得できます。

これらの電子メールエチケットルールのいくつかが、今後あなた自身のビジネスメッセージに使用する予定であることを願っています。また、メッセージを送信して取り消したい場合は、 Outlook でメールを取り消す方法、または Gmail でメッセージの送信を取り消す方法を確認してください。