多くの顧客、クライアント、従業員に手紙を印刷したり、電子メールを送信したりする必要がある場合、差し込み印刷を使用すると、迅速に行うことができます。 Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを使用すると、これをわずか数分で設定できます。
差し込み印刷を使用すると、メッセージのベースを作成し、名前を挿入し、 すべての文字を一度に作成できます 。 Word の差し込み印刷ウィザードの優れた点は、既存のリストを使用したり、その場でリストを作成したりできることです。また、レターのさまざまな部分をカスタマイズしたり、電子メールや手紙に加えてラベルや封筒にも差し込み印刷を使用したりすることもできます。
Word で差し込み印刷を作成する
物理的な手紙ではなく、 ビジネス電子メールの送信 が人気になっているので、電子メールの差し込み印刷を作成する例を使用してみましょう。 Microsoft Word 文書を開いてメッセージを作成します。
メッセージを作成し、差し込み印刷を作成する準備ができたら、[メーリング] タブに移動します。 [差し込み印刷の開始] ドロップダウン矢印を使用して、[ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード] を選択します。
右側にサイドバーが開き、差し込み印刷の手順が表示されます。上部の「電子メールメッセージ」オプションにチェックを入れ、下部の「次へ: 開始ドキュメント」をクリックします。
次に、「現在のドキュメントを使用」オプションを選択します。テンプレートまたは別のドキュメントから新たに開始したい場合は、代わりにそのオプションを選択してください。
サイドバーの下部にある「次へ: 受信者の選択」をクリックします。
受信者を追加する
ここで、 受信者リストを選択する か、次のオプションを使用して受信者リストを作成できます。
既存のリストを使用する : このオプションを選択し、「参照」をクリックしてファイルを見つけます。 Word で開くと、必要に応じてリストを調整できるボックスが表示されます。アドレスの並べ替え、フィルター、重複の検索、または検証を行います。チェックボックスを使用して受信者を選択または選択解除することもできます。
Outlook 連絡先から選択 : このオプションをチェックし、[連絡先フォルダーの選択] をクリックしてフォルダーを選択します。その後、そのフォルダーの連絡先が上記と同様のボックスに表示され、そこでリストを絞り込むことができます。
新しいリストを入力する : このオプションを選択し、[作成] をクリックして、ポップアップ ウィンドウに受信者の詳細を入力します。好きなフィールドを使用して列をカスタマイズできます。
受信者を選択したら、サイドバーの下部にある [次へ: 電子メール メッセージを作成する] をクリックします。
メッセージを完成させてください
表示されたブロックから選択して、受信者の詳細をメッセージに追加できます。
住所ブロック : 文書内の住所ブロックを配置する場所にカーソルを置きます。次に、受信者の名前の形式、会社名や住所、場所に関するその他の詳細を含めるかどうかを選択します。
右側に各受信者のプレビューが表示され、上部の矢印を使用して移動して確認できます。何かが不足している場合は、[フィールドの一致] をクリックして修正します。
終了したら「OK」をクリックします。ドキュメント内の選択した場所にアドレス ブロック変数が表示されます。
挨拶文 : 文書内の挨拶文を配置する位置にカーソルを置きます。挨拶文の挨拶文と形式、および無効な受信者の名前のデフォルトを選択します。下部にある矢印とボックスを使用して、それぞれをプレビューします。
完了したら「OK」をクリックすると、文書内に Greeting Line 変数が表示されます。
電子郵便 : コンピュータに電子郵便ソフトウェアがインストールされている場合は、このオプションを選択し、プロンプトに従います。
その他の項目 : 電話番号や追加の住所行などのフィールドを追加するには、文書内のフィールドを追加する場所にカーソルを置き、このオプションを選択して詳細を入力します。 「挿入」または「フィールドの一致」をクリックして完了します。
追加した項目を削除するには、変数を選択してドキュメントから削除するだけです。
サイドバーの下部にある「次へ: 電子メール メッセージをプレビューする」を選択します。
メールのプレビューと送信
受信者の詳細 が入力された変数を含むレターのプレビューが表示されます。サイドバーの矢印を使用して、各メッセージをプレビューします。受信者を変更するには、[受信者リストの編集] を選択するか、戻って文書を編集するには、サイドバーの下部にある手順のリンクを使用します。
完了したら、[次へ: 結合を完了する] をクリックし、[電子メール] を選択して宛先、件名行、およびメール形式の詳細を入力します。オプションで、特定の受信者のみに送信できます。 [OK] をクリックして Outlook 経由で電子メールを送信します。
他の種類の差し込み印刷ドキュメント
Word で別の種類の差し込み印刷を選択した場合、ウィザードとの違いはわずかです。
レターとディレクトリ : 電子メールと同じ詳細を追加できますが、最後に個々のレターを印刷または編集したり、ディレクトリを新しいドキュメントに送信したりできます。
封筒とラベル : 封筒のサイズ、ラベルの種類、フォントなどのさまざまなオプションから選択できます。次に、 封筒 または ラベル を印刷します。
[差し込み文書] タブを使用して 、Microsoft Word で電子メール、手紙、封筒、またはラベルの差し込み印刷を最初から作成 できます。ただし、Word で差し込み印刷を設定する最も簡単な方法については、差し込み印刷ウィザードを確認してください。
