メーリング リストをきれいに整理するために Microsoft Excel を使用しているかもしれません。ただし、宛名ラベルを印刷する準備ができたら、差し込み印刷を使用して Excel リストから Word で宛名ラベルを作成する必要があります。その方法は次のとおりです。
ステップ 1: メーリング リストを準備する
Excel でメーリング リストをすでに作成している場合は、このテストをスキップしても問題ありません。 Excel には宛名ラベル機能がありませんが、まだリストを作成していない場合は、Word の表を使用するよりも Excel の方がデータの整理と管理に優れているため、Excel を使用することを強くお勧めします。
最初に行う必要があるのは、各列に入るデータに対応する列ヘッダーを作成することです。これらのヘッダーを各列の最初の行に配置します。
どのヘッダーを含めるかは、宛名ラベルで使用する予定の情報によって異なります。タイトルはいつでも良いものですが、ラベルを作成する前に、その人がどのタイトルで呼ばれているかを知っておくことが重要です。また、リストが個人ではなく企業を対象としている場合は、「名」と「姓」のヘッダーを省略し、代わりに「会社名」を使用することもできます。手順を適切に説明するために、この例では個人のメーリング リストを使用します。リストには次のヘッダーが含まれます。
- ファーストネーム
- 苗字
- 住所
- 市
- 州
- 郵便番号
これは、宛名ラベルに記載されている標準的な情報です。必要に応じて、宛名ラベルに画像を挿入することもできますが、その手順は Word で後ほど説明します。
ヘッダーの作成が完了したら、データを入力してください。完了すると、リストは次のようになります。
リストを保存して、Microsoft Word に進みましょう。
ステップ 2: Word でラベルを設定する
空の Word 文書を開きます。次に、「差し込み印刷」タブに移動し、「差し込み印刷を開始」を選択します。
表示されるドロップダウン メニューで、「ラベル」を選択します。
「ラベルオプション」ウィンドウが表示されます。ここで、ラベルのブランドと製品番号を選択できます。完了したら、「OK」をクリックします。
ラベルのアウトラインが Word に表示されます。
注: ラベルのアウトラインが表示されない場合は、[デザイン] > [境界線] に移動し、[グリッド線の表示] を選択します。
ステップ 3: ワークシートを Word のラベルに接続する
Excel のデータを Word のラベルに転送する前に、この 2 つを接続する必要があります。 Word 文書の「差し込み文書」タブに戻り、「受信者の選択」オプションを選択します。
ドロップダウン メニューが表示されます。 「既存のリストを使用する」を選択します。
Windows ファイルエクスプローラーが表示されます。これを使用して、メーリング リスト ファイルを見つけて選択します。ファイルを選択した状態で「開く」をクリックします。
「テーブルの選択」ウィンドウが表示されます。ワークブックに複数のシートがある場合、それらのシートがここに表示されます。リストが含まれているものを選択します。 「データの最初の行には列ヘッダーが含まれる」オプションがまだ有効になっていない場合は必ず有効にし、「OK」をクリックします。
これで、ラベルがワークシートに接続されました。
ステップ 4: 差し込み印刷フィールドをラベルに追加する
次に、Word のラベルに差し込み印刷フィールドを追加します。最初のラベルを選択し、[メーリング] タブに切り替えて、[アドレス ブロック] をクリックします。
表示される「アドレスブロックの挿入」ウィンドウで、「フィールドの一致」ボタンをクリックします。
「フィールドの一致」ウィンドウが表示されます。 [アドレス ブロックに必須] グループで、各設定がワークブック内の列と一致していることを確認します。たとえば、「名」は「名」と一致する必要があります。すべてが正しく設定されていることを確認したら、「OK」をクリックします。
[アドレス ブロックの挿入] ウィンドウに戻り、プレビューをチェックしてすべてが正しく表示されていることを確認し、[OK] をクリックします。
<<AddressBlock>> が最初のラベルに表示されます。
「差し込み文書」タブに戻り、「ラベルを更新」をクリックします。
選択すると、<<AddressBlock>> がすべてのラベルに表示されます。
これで、差し込み印刷を実行する準備が整いました。
ステップ 5: 差し込み印刷を実行する
さあ、魔法が起こるのを見てみましょう。 「メーリング」タブで「完了して結合」をクリックします。
表示されるドロップダウン メニューから、「個々のドキュメントを編集」を選択します。
「新しいドキュメントに結合」ウィンドウが表示されます。 「すべて」を選択し、「OK」をクリックします。
Excel のリストが Word のラベルに結合されます。
