Microsoft Word は、文書の作成と編集をサポートする多くの機能を備えた強力なワード プロセッサです。ただし、デスクトップ バージョンのソフトウェアを毎日使用しているユーザーとして、私が長年にわたって追加されることを望んでいた機能がいくつかあります。しかし、私の願いはまだ叶えられていません。
1. 自動クイックアクセスツールバー
Microsoft のクイック アクセス ツールバー (QAT) は、 頻繁に使用する機能を Microsoft Word ウィンドウの上部にあるツールバーに追加する優れた方法です。たとえば、校正者としての作業をスピードアップするために、 マクロを作成し 、 これら 2 つのボタンを QAT に追加して、 他の人が作成した Word 文書を開くたびに特定の書式変更を自動的に行うようにしました。
ウィンドウ上部の検索ボックスから、Word のほとんどの機能にすばやくアクセスすることもできます。
これらは確かに、Word の多くのメニューを調べなくても作業を実行できる便利な方法ですが、両方とも問題があります。
私のように、選択できるアイコンが 2 つしかない場合には、QAT を使用するのは最適ですが、Microsoft Word で定期的に行う作業がたくさんある場合、QAT はすぐに混雑して混乱する可能性があります。そのため、どのアイコンをクリックする必要があるかを思い出そうとするときに、最終的に速度が低下します。同様にもどかしいことに、QAT は Web 用 Microsoft Word では利用できません。
検索バーは、探している機能を見つけるために入力する最適なキーワードがわかっている場合にのみ役立ちます。また、検索バーをクリックしたときにポップアップ表示される「最近使用したアクション」や「提案されたアクション」は現実を表しているようには見えません。
この問題を修正して作業を高速化するには、Microsoft Word のリボン上に、有料デスクトップ アプリと Web ベースの対応するアプリの両方の間で同期する、「頻繁に使用するアクション」と呼ばれる追加のタブが必要です。 QAT に代わるこの機能では、頻繁に使用するツールが Microsoft Word に自動的に記録され、手動でツールバーに追加したり、機能を検索したり、キーボード ショートカットを学習したりすることなく、自動的に使用できるようになります。
2. 空白ページの削除 (および追加)
Word 文書に空白ページが存在する理由は、空の段落マーカーから非表示のページやセクション区切りまで、さまざまです。表示/非表示アイコン (¶) を使用すると、空の段落マーカーがあるかどうかを確認できます。これは、空白ページのソースを特定するのに確かに役立ちます。
しかし、私にとって空白ページの最も問題となる原因は、Microsoft Word が表の後に段落マーカーがあると主張することです。
上のスクリーンショットでわかるように、表を作成した後、¶ をクリックすると、これで文書は終わりで新しいページは必要ありませんが、新しいページが作成されたことがわかります。その結果、余分なページを削除するには、フォント、行間隔、段落間隔のオプションを変更するか、ページ境界線を調整する必要があります。また、文書の 2 ページ目を印刷しないようにプリンタに指示することもできますが、これを忘れずに行う必要はありません。
この問題に対する理想的な解決策は、Microsoft がリボンの [レイアウト] タブに [空白ページの削除] オプションを挿入することです。
文書に空白のページ を追加する と便利な場合もあります。改ページを追加することでこれを行うことができますが、改ページは「¶」をクリックしない限り表示されないため、改ページがあることを忘れてしまいがちです。したがって、Microsoft は空白ページを削除するオプションを追加するだけでなく、「空白ページを追加」アイコンも検討する必要があります。
3. インスタント保存
Microsoft の AutoSave は、 作業内容を OneDrive に自動的に保存する ため、非常に便利なセーフティ ネットです。これは、Word 文書を閉じる前に Ctrl+S を押す必要がないことを意味します。また、コンピューターに突然 死のブルー スクリーン が表示された場合でも、作業はクラウドに保存されており、続行する準備ができていると確信できます。 PC が回復したら。
しかし、落とし穴があります。最初に文書を保存していない場合、文書は OneDrive にアップロードされません。これは、文書に名前を付けてフォルダーに保存するまで、Word は文書を下書きとして認識するためです。
この例でわかるように、ドキュメントに名前を付けていないため、テキストの追加を開始しても自動保存はオフになっています。私のコンピュータが自発的なアップデートを必要とする場合、この作業は失われるでしょう。
この問題の回避策として、新しい Word 文書が作成されるとすぐに自動的に保存されれば、たとえページに入力した最初の 3 つまたは 4 つの単語に基づいた名前が付けられていても、非常に便利です。さらに、今日の AI 時代では、Word でドキュメントをスキャンし、適切な名前を付けて、他の同様のドキュメントが既にアップロードされている OneDrive 内のフォルダーに保存できれば、さらに便利です。しかし、おそらくそれは紙一重の領域です。
4.表のExcel系関数の使いやすさをさらに向上
Microsoft Word の表では、=SUM、=AVERAGE、=COUNT、=ROUND など、約 20 個の基本的な計算式を 使用できます。しかし、マイクロソフトがこの分野に進むにはまだ長い道のりがあります。
まず、テーブルを作成した後に数式ウィンドウを起動するとき、どの関数が使用可能でどの関数が使用できないかを知る方法はありません。セルに数式を入力し始めると数式の候補が表示される Microsoft Excel とは異なり、Word では非常に基本的なダイアログ ボックスが表示され、実際に実際に役立つ可能性のある機能が最終的に制限されます。
さらに、Word の表にはセル参照がないため、 ABOVE 、 BELOW 、 LEFT 、および RIGHT を入力する必要がありますが、これは面倒で信頼性が低いように思えます。
そして別の問題があります（これは大きな問題です）。テーブル内の値を変更しても、計算は自動的に更新されません。代わりに、Ctrl+A (すべての機能を選択する) と F9 を押す必要があり、これを忘れがちです。
この点に関しては、Microsoft が Word と Excel を近づけることを強く望んでいます。表を作成するときは、セルの先頭に列文字と行番号を付ける必要があり、どの数式を使用できるかについてより多くの手がかりが与えられる必要があり (さらに多くの数式を使用できるようにする必要があります)、数式の構文は何と同じである必要があります。 Excel に入力すると、依存するデータが変更された場合に数式が自動的に更新されるはずです。
5. 差し込み印刷に添付ファイルを追加する
Word の差し込み印刷ツールは、 文書や電子メールの同じコピーを多くの人に配布するのに最適ですが、受信者の名前が先頭に表示されるなど、特定の要素が受信者ごとにパーソナライズされています。パーソナライズされた結婚式の招待メールを 100 人の友人や家族に送信し、そのメールに旅程表を添付したいとします。確かに、Word の差し込み印刷を使用してパーソナライズされた招待状を送信することはできますが、旅程を添付する簡単な方法はありません。代わりに、アドイン (断続的に動作したり、セキュリティ リスクを引き起こす可能性がある) をインストールするか、複雑なマクロを作成する必要があり、その方法を学ぶのに多大な時間がかかります。
Microsoft Word の [差し込み印刷] ダイアログ ボックスに [添付ファイルの追加] ボタンを簡単に追加できるだけで、多くの人が大きな恩恵を受けると思います。私もとてもうれしいと思います。
6. より優れた画像統合
Word 文書に画像を追加する と、画像の配置や制御が難しくなり、作業内のレイアウトが変更されることがよくあります。画像を右クリックして [テキストの回り込み] を選択するときに、どのオプションを選択すればよいのかわかりにくい場合があります。間違ったオプションを選択すると、画像の周囲でテキストが不規則に動作する可能性があります。
また、大きな画像をドキュメントに追加すると、処理速度が大幅に低下する可能性があります。
Word の経験豊富なユーザーとして、設定を調整して、最終的には画像を希望どおりに動作させる方法を見つけることができますが、それはそれほど難しいことではありません。画像を挿入するときに、文書内に画像が表示される 前に ダイアログ ボックスが表示され、単語内のどこにどのように画像を配置するかなどのオプションが表示されれば、作業ははるかに簡単になるでしょう。
結局のところ、私は Microsoft Word の大ファンで、毎日何の問題もなく使用しています。しかし、これらのいくつかの追加機能があれば、私の生活はずっと楽になるでしょう。
