大規模なデータ セット内の値を手動で強調表示すると、特にデータが時間の経過とともに変化する可能性がある場合、時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。このことを念頭に置いて、条件付き書式を使用すると、これら 2 つのハードルを取り除くことができます。
条件付き書式設定では、適用した条件に基づいてセルまたはセル範囲を書式設定します。以下の例では、この非常に便利なツールの日常的な使用法をいくつか紹介しますので、面倒な作業は Excel に任せることができます。
条件付き書式設定ツールにアクセスするにはどうすればよいですか?
条件付き書式ツールにアクセスするには、書式設定するセルを強調表示し、リボンの [ホーム] タブで、[スタイル] グループの [条件付き書式] をクリックします。そこから、利用可能なさまざまなオプションが表示されます。
条件付き書式設定の使用方法は数百あるため、 すべて を説明するつもりはありません。その代わりに、日常業務に応用できる実践的な使い方をいくつか紹介したいと思います。
条件付き書式設定で特定の値を強調表示できる
Excel はさまざまな用途の中でも、使用および分析できるようにデータを表示および整理できる機能で最もよく知られています。分析プロセスをはるかに容易にするために、条件付き書式を使用して、特定の値を含むセル、一意のセルまたは重複したセル、データ セット内の最高値と最低値、および他の多くの同様のシナリオを強調表示できます。
特定の値を含むセルの強調表示
あなたがパーティーを企画していて、全員の食べ物の注文を受けたとします。ここで、ゲストに焼き加減の好みを尋ねる必要があるため、Excel ですべてのステーキの注文を強調表示したいと考えています。
まず、条件を適用するデータを選択します。この場合は列 C 全体です。次に、[条件付き書式] ドロップダウン メニューで [新しいルール] をクリックします。
ダイアログ ボックスで、[次の内容を含むセルのみ書式設定する] をクリックし、最初のドロップダウン オプションで [特定のテキスト] を選択します。次のドロップダウン ボックスで必ず [含む] をクリックしてください。ただし、この段階で使用できる他のオプションにも注意してください。次に、空のフィールド ボックスに、選択したセル内で強調表示するテキスト (この場合は「ステーキ」) を入力し、[書式設定] をクリックしてこれらのセルに必要な書式設定を作成します。完了したら、「OK」をクリックします。
これで、「Steak」を含むすべてのセルが黄色で強調表示されます。
固有のセルまたは重複したセルの強調表示
条件付き書式設定を使用すると、データ セット内の重複や異常を簡単に識別できます。これは、スプレッドシートを効率的にクリーンアップする非常に効果的な方法です。私は休暇中の持ち物リストに常にこのツールを使用しています。私は常にコンピューター上と 移動中の両方で OneDrive を介してファイルに追加したりアクセスしたりしているため、既存のアイテムを誤って追加してしまうことがあります。
重複したセルを自動的に強調表示する には、関連するデータを選択し、[条件付き書式] ドロップダウン メニューで [新しいルール] をクリックします。
表示されるダイアログ ボックスで、[一意の値または重複する値のみをフォーマットする] をクリックし、ドロップダウンで [重複] を選択します。 [書式設定] をクリックして、これらのセルに必要な書式設定を定義します。完了したら、「OK」をクリックします。
このツールを適用すると、私の休暇の持ち物リストは次のようになります。
これで、複製された各項目を 1 つずつ削除できるようになりました。また、条件付き書式設定は適応可能であるため、重複を削除するとすぐに、もう一方の書式設定も失われます（重複ではなくなったため）。その結果、きれいに整理されたスプレッドシートが完成します。
一意のセル、つまり配列の残りの部分とは異なるデータを含むセルに対しても同じことを行うことができます。関連するドロップダウン メニューで、[重複] ではなく [一意] をクリックするだけです。
最高値と最低値の強調表示
熱心なサッカーファンとして、私は各試合でのパフォーマンスに基づいて選手を評価し、誰が安定して良いプレーをしているかを簡単に確認するのが好きです。これを行うには、各ゲームの 最高 2 つの評価を Excel で自動的に強調表示 します。
まず、評価するデータ範囲を選択します。私の場合、それはデータを含む最初の列になります。すべてのゲームで最も高い 2 つの評価が強調表示されるため、テーブル内の すべての データを選択する必要はありませんが、各ゲームに対して個別に選択したいと考えています。
次に、「条件付き書式」メニューで「新しいルール」をクリックします。ダイアログ ボックスで、[上位または下位のランキング値のみをフォーマットする] をクリックし、ドロップダウン オプションで [上位] を選択します (または、最低値を強調表示する場合は [下位] をクリックします)。次に、数値フィールドに条件のパラメータを入力します。たとえば、「1」をクリックすると、データ内の単一の上位値が強調表示されます。パラメータをパーセンテージで指定する場合は、「%」ボックスもオンにします。これらのセルに必要な書式設定を作成し、完了したら、[OK] をクリックします。
私のシートはこのようになります。ルールで設定した高スコア パラメータを 2 人以上が達成したため、5 つのスコアが強調表示されていることに注目してください。
次に、 フォーマット ペインタを使用して同じ条件を次の列に適用し 、基準を満たす値の書式設定を変更して、最初の列と区別できるようにします。
条件付き書式設定はデータの変更にも対応します
最初のセクションでは、設定値を含むセルを書式設定しましたが、Excel ではルールを修正することなく、セルの書式設定のパラメータを簡単に変更することもできます。
たとえば、完了する必要があるさまざまな家事があり、それぞれの仕事を毎日家族に割り当てているとします。ここで、特定の家族のメンバーに割り当てられているすべての仕事を確認したいと思います。
これを行うには、まず検索するすべてのデータを選択します。次に、「条件付き書式」メニューで「新しいルール」をクリックします。ダイアログ ボックスで、[次の内容を含むセルのみ書式設定] をクリックし、最初のドロップダウン オプションで [セル値] を選択します。次に、2 番目のドロップダウン フィールドで、[等しい] をクリックします。次に、変数パラメーターとして使用するセルをクリックする前に、テキスト フィールドをクリックします。私たちの場合、それは B1 です。最後に、これらのセルに必要な書式設定を作成し、[OK] をクリックします。
次に、条件付き書式ルールで選択したセルに、表内のデータの一部に一致する単語または数値を入力すると、その単語または数値が強調表示されている各ケースが表示されます。
Excel で作成したドロップダウン リスト から変数値を選択することもできます。
「私はほとんどのスプレッドシートで条件付き書式設定を使用しています。その理由は次のとおりです。」に関するベスト動画選定！
データを簡単に比較できる
これまで、条件付き書式設定がデータ セット内の特定の値を識別するのにどのように役立つかについて説明してきました。ただし、 条件付き書式設定は、範囲内の数値を比較する場合にも同様に役立ちます 。
先ほどのサッカー選手の評価に戻り、最高値または最低値を強調するのではなく、すべての選手のパフォーマンスを比較してみましょう。
まず、使用するデータを選択します。この場合、列 B の最初のゲームの評価です。次に、[条件付き書式] ドロップダウンで、次の 3 つのオプションから選択します。
- データ バー (以下のスクリーンショットを参照) – 範囲内の他のセルと比較した値に応じて、各セルを部分的に塗りつぶします。最も高い値を含むセルは完全に埋められ、最も低い値を含むセルは部分的に埋められます。
- カラー スケール – セルに含まれる値に応じて、セルをグラデーションで色付けします。
- アイコン セット – セルの値に応じて異なるアイコンを追加します。
注意事項
実際に条件付き書式設定のバグが発生し、私と同じようにほとんどのスプレッドシートでそれを使用していることに気付いた場合は、注意すべき点がいくつかあります。
- 含める条件付き書式の数が増えるほど (または、条件付き書式を含むデータ セットが大きくなるほど)、スプレッドシートの処理が遅くなる可能性があります。これは、Excel では各セルに条件を個別に適用する必要があり、ルールが多数ある場合は時間がかかる可能性があるためです。待つのであれば問題ありませんが、迅速に作業したい場合は、使用を制限する価値があります。
- 重複するルールには注意してください。特に、誤って矛盾する条件をセルに適用した場合には注意してください。新しい書式設定ルールを追加する前に、既存の書式設定ルールがどこにあるのかを正確に把握してください。
- 条件付き書式がすでに設定されている場所で行や列を追加したり、移動したりすると、問題が発生する可能性があります。前の点と同様に、いくつかのルールが既に配置されている場所を確認し、シートのレイアウトを変更した後に配置したい場所に配置されていることを再確認してください。
[条件付き書式] ドロップダウン リストでは、 シートに適用されるルールを管理したり 、選択したセル、シート全体、またはテーブルからルールをクリアしたりすることもできます。
