アプリケーションを毎日使用していると、新しい機能に気付かないことがあります。スプレッドシート用の便利なツールをすぐに使えるように、見逃している可能性のある Microsoft Excel の機能を確認してください。
1. 簡単な小さなグラフのためのスパークライン
Excel ではさまざまな種類のチャートやグラフ を作成できますが、スパークライン オプションは見落としがちなオプションです。これを使用すると、データに気を散らすことなく、有用なグラフを 1 つのセルに挿入できます。
スパークラインを追加する セルを選択します。 [挿入] タブに移動し、リボンの [スパークライン] セクションで、必要なスタイルに応じて折れ線グラフ、縦棒グラフ、または勝敗グラフを選択します。
ポップアップ ウィンドウでセル範囲を入力するか、シート上でセル範囲を選択して、[データ範囲] ボックスに値を入力します。スパークラインの配置の [位置範囲] ボックスの入力を確認または変更します。 「OK」をクリックします。
そうすれば、個々のセルに気の利いた小さなグラフが表示され、無駄のないデータのビジュアルがすぐに表示されます。
2. 誤った入力を排除するためのデータ検証
他の人がスプレッドシートに記入したり共同作業できるようシートを作成すると、間違った場所に間違ったデータが入ってしまう可能性があります。 データ検証 を使用すると、全員が入力した情報が正しいものであることを確認できます。
検証を追加するセルを選択します。 [データ] タブに移動し、リボンの [データ ツール] セクションにある [データ検証] ボタンをクリックするか、ドロップダウン矢印を使用してそのオプションを選択します。
ボックスが開いたら、使用する検証のタイプを選択します。テキスト、日付、時刻、整数、10 進数、リスト、またはカスタム データ型から選択できます。選択したデータの種類に応じて残りのフィールドに入力します。
必要に応じて、「入力メッセージ」タブと「エラー警告」タブを使用して、指示またはエラー メッセージをカスタマイズできます。終了したら「OK」をクリックします。
今後、誰かがそのセルにデータを追加するときは、Excel が検証に従って期待するデータを入力する必要があります。そうしないと、エラーが発生します。
データ検証機能は、データ入力用にシートに ドロップダウン リストを作成する ための優れた方法でもあります。
3. 数式のない計算を表示 (およびコピー) するステータス バー
いくつかの数値の合計や平均などの簡単な計算を実行したい場合がありますが、必ずしも数式をシートに追加する必要はありません。 ステータス バー を使用すると 、計算をすばやく簡単に確認できます。
計算したい値が含まれるセルを選択します。次に、ステータス バーを見つめます。合計、平均、最小、最大、およびカウントが表示されます。
ステータス バーに表示される計算を調整するには、ステータス バーを右クリックし、横にチェックマークを付ける計算を選択します。
Windows ユーザーの場合は、 ステータス バーから値を直接コピーする こともできます。必要なものを選択するだけで、クリップボードに配置されます。その後、それをシートにポップしたり、別のアプリケーションに貼り付けることができます。
4. セルを充填するためのフラッシュフィル
入力するデータが大量にある場合は、 フラッシュ フィル機能を 使用してパターンを認識することができます。たとえば、1 つの列にある姓と名のリストを 2 つの列に分割し たい場合があります。 1 つのデータを入力するだけで、フラッシュ フィルは残りのデータを埋めることができます。
セルにデータを追加します。この例では、名を入力します。次に、[データ] タブに移動し、リボンの [データ ツール] セクションにある [フラッシュ フィル] ボタンをクリックします。
Excel によって残りのセルにこれらの名前が入力されるはずです。姓についても同じことができます。一番上のセルに 1 つを入力し、フラッシュ フィル ボタンを押します。ドーン、これで完了です！
5.クリックひとつで重複を削除
重複が発生します。これは、別のソースから Excel にデータをインポートする場合に特に当てはまります。繰り返しデータをクリーンアップするには時間がかかる場合があります。 Excel では、わずか数秒で 重複を削除 できます。
重複を評価するデータを選択します。 [データ] タブに移動し、リボンの [データ ツール] セクションにある [重複の削除] ボタンをクリックします。
表示されたボックスで、確認する列を確認し、「OK」をクリックします。
その後、重複が消え、削除された数を知らせるメッセージが表示されます。
6. 数式結果を高速に確認できるウォッチウィンドウ
多数のシートと大量のデータを含む大規模なワークブックがある場合、 ウォッチ ウィンドウは 数式を監視するのに役立ちます。スプレッドシートやデータ全体で変化する結果を検索するのではなく、ツールに数式を追加するだけで、結果をすぐに確認できます。
監視したい数式が含まれるセルを選択します。 [数式] タブに移動し、リボンの [数式の監査] セクションで [ウォッチ ウィンドウ] を選択します。
「ウォッチの追加」をクリックしてリストに数式を追加します。
選択したセルが正しいことを確認し、「追加」をクリックします。
これで、いつでも [数式] タブから [ウォッチ ウィンドウ] を開いて、数式の結果の変化を探すことなく確認できるようになりました。
7. 手間をかけずにデータを分析する
Microsoft Excel には、データを自動的に分析するための便利な機能が備わっています。 データ分析機能は 、適切な名前が付けられており、迅速な分析が必要な場合に時間を節約できます。
作業したいシートを選択し、「ホーム」タブに進みます。リボンの分析セクションで「データの分析」をクリックします。
右側にサイドバーが開いて、データに関する質問、洞察の発見、頻度とパターンの確認、グラフやピボット テーブルなどの項目の挿入を行うことができます。
必ずサイドバーの一番下までスクロールしてリンクをクリックし、データで利用可能なすべての分析結果を確認してください。
これらの Excel 機能が、時間を節約し、エラーを減らし、進化するデータに対応するために使い始めることを願っています。 Excel の機能をさらに学習したい場合は、 誰もが知っておくべき基本的な Excel 関数 のガイドを必ず参照してください。
