Excel スプレッドシートを使用して他の人からデータを収集しているが、慎重に計画したセルに間違った種類の情報が入力されることが多い場合は、データ検証が役に立ちます。
このツールを使用すると、適切にフォーマットされたデータのみを許可するように特定のセルを制限できます。経費報告書に「15.68 ドル」の代わりに「空港での昼食」など、本来存在しないものを入力すると、Excel は正しく入力されるまでその入力を拒否します。これは、人々があなたの時間を無駄にしないようにする受動的攻撃的な方法だと考えてください。
例として、How-To Geek 用の基本的な経費報告書のワークシートを次に示します。通貨として書式設定された数値 (つまり、いくつかの数字、その後に小数点、その後にさらに 2 桁の数字) のみを特定のセルに入力できるようにしたいとします。
まず、制限したいセルをすべて選択します。
リボンの「データ」タブに切り替えて、「データの検証」ボタンをクリックします。ウィンドウがフル サイズでなく、ラベルが表示されない場合は、2 つの水平ボックス、緑色のチェック マーク、および赤い十字の円が付いたアイコンが表示されます。
データ検証ウィンドウの「設定」タブで、「許可」ドロップダウン メニューをクリックします。ここでは、選択したセルに許可する特定のタイプの入力を設定できます。経費レポートでは、ユーザーに小数点以下 2 桁の数値を入力するよう要求するため、「10 進数」オプションを選択します。セルにテキスト、時刻または日付、特定の長さのテキスト、さらには独自のカスタム検証が含まれていることを確認するなど、他の基準を選択することもできます。
「許可」ドロップダウンで選択したデータの種類に応じて、「設定」タブの残りの部分で利用できるオプションが変わります。通貨に対応する数値が必要なので、「データ」ドロップダウンを「間」設定に設定します。次に、最小値 0.00 と最大値 10000.00 を設定します。これは、ニーズを十分にカバーできます。
これをテストするには、「OK」をクリックして検証設定を適用し、不適切な値を入力してみてください。たとえば、朝食の値として食事の費用ではなく「パンケーキ」と入力すると、エラー メッセージが表示されます。
これにより、ユーザーは正しい種類のデータのみを入力するように制限されますが、どの種類のデータが必要かについてのフィードバックは得られません。それでは、これも設定してみましょう。
[データ検証] ウィンドウに戻ります (リボンの [データ] > [データ検証])。ここには 2 つのオプションがあります (必要に応じて両方を使用することもできます)。 [メッセージの入力] タブを使用すると、データ検証がオンになっているセルを選択するたびに、ポップアップ ツール チップに必要なデータの種類が表示されます。 [エラー アラート] タブを使用して、間違った種類のデータを入力したときに表示されるエラーをカスタマイズすることもできます。
まずは「メッセージ入力」タブに切り替えましょう。ここで、「セルが選択されたときに入力メッセージを表示する」オプションがオンになっていることを確認してください。次に、入力ツールチップにタイトルとテキストを追加します。以下に示すように、セルの 1 つをクリックするだけで、何が期待されているかを知らせるメッセージがポップアップ表示されます。
[エラー アラート] タブでは、間違った種類のデータを入力したときに表示されるエラー メッセージをカスタマイズできます。 「無効なデータが入力された後にエラー警告を表示する」オプションがオンになっていることを確認してください。 [スタイル] ドロップダウンからエラー メッセージのスタイルを選択します。メッセージをどの程度強く伝えたいかに応じて、停止 (X が付いた赤い丸)、警告 (感嘆符が付いた黄色の三角形)、または情報 (小文字の「i」が付いた青い丸) を選択できます。
メッセージのタイトルとメッセージ自体のテキストを入力し、[OK] をクリックして終了します。
これで、誰かが不適切なデータを入力しようとした場合、そのエラー メッセージがもう少し役立つようになります (または、お好みで皮肉を込めて)。
データ検証の設定には少し手間がかかりますが、スプレッドシートを使用して他の人からデータを収集すると、後で大幅に時間を節約できます。自分自身の間違いを防ぐのにも役立ちます。そして、そのデータに依存する数式や何らかの自動化タスクを設定している場合、これは二重に当てはまります。
