.jpg)
場合によっては、受信者に知られないように、送信したメールを別のアドレスにコピーしたい場合があります。 Microsoft Outlook では、これを行うためのルールを設定できます。プロセスを順を追って説明し、重要な注意点を共有します。
ほとんどの人は、電子メール プログラムの CC (カーボン コピー) オプションに精通しています。誰かに CC を送信すると、メッセージのコピーを送信することになります。他の受信者も、誰が CC されたかを確認できます。
BCC (ブラインド カーボン コピー) オプションもあります。 BCC を送信した人は他の受信者からは非表示になりますが、送信者と受信者を見ることができます。
Outlook では、簡単な切り替えスイッチを使用して BCC フィールドを電子メールに追加できます。これを行うには、新しいメールを開き、[オプション] タブに切り替えて、[Bcc] をクリックします。これにより、このメールとすべての新しいメールに「Bcc」フィールドが表示されます。再度非表示にするには、新しいメールで [オプション] > [Bcc] をクリックします。
特定の電子メールで誰かに BCC を送信したい場合は、「To」または「Cc」フィールドに入力するのと同じ方法で、その人の電子メール アドレスを「Bcc」フィールドに入力するだけです。
「Bcc」フィールドは、ニュースレターなど、多数の受信者に一括メールを送信する場合に最もよく使用されます。世界のどこにいるかによっては、データ保護上の理由から、人々の電子メール アドレスを隠すことが法的に義務付けられている場合があります。
強制的な法的義務がない場合でも、同意なしにユーザーの電子メール アドレスをブロードキャストしないことは良い習慣 (および一般的な礼儀) です。
誰かに BCC を送信する必要があるシナリオは他にもあります。たとえば、問題のある従業員や同僚とやり取りしている場合、苦情を申し立てる必要がある場合に備えて、電子メールでのやりとりを記録しておくとよいでしょう。 BCC を使用すると、受信者に知られずにメッセージのコピーを任意のアドレスに送信できます。
すべての電子メール、または特定の電子メール (特定の個人への電子メールや件名に特定の単語が含まれる電子メールなど) に BCC 受信者を自動的に追加したい場合、簡単な方法はありません。 Outlook ルール を使用したことがある場合は、これがオプションであると期待するかもしれませんが、残念ながらそうではありません。
ルールを使用することは可能ですが、複数のルールを作成する必要があります。具体的には、BCC に送信するメールにカテゴリを適用するルールと、そのカテゴリ内のメールを別のアドレスに自動転送するルールがあります。これは BCC とまったく同じではありませんが、同じことを実現します。
先ほど述べた重要な注意点は、多くの企業が従業員による社外へのメールの自動転送をブロックしていることです。これは、自動転送ルールがサイバー犯罪者が企業からデータを取得するために使用する一般的な方法であるためです。
独自の IT 部門を持つほどの規模の企業は、自動転送をブロックする可能性が高くなります。また、誰かが自動転送ルールを設定したときにもアラートが届く可能性があります。
会社が自動転送をブロックしている場合、外部の電子メール アドレスに送信する場合は、BCC を手動で追加する必要があります。ただし、社内の別のメールボックスに転送している場合、または会社が自動転送をブロックしていない場合は、問題ありません。
この注意点を念頭に置いて、2 つのルールを設定する方法を次に示します。
ルール 1: カテゴリを適用する
Outlook の受信トレイにいることを確認し、[ホーム] タブを表示しながら [ルール] > [ルールと通知の管理] をクリックします。
[ルールとアラート]パネルで、[新しいルール]をクリックします。
表示される「ルールウィザード」で「送信するメッセージにルールを適用する」を選択し、「次へ」をクリックします。
次に、カテゴリを自動的に適用する電子メールを選択します。すべてのメールを分類する場合は、「次へ」をクリックします。警告が表示されます。 「はい」をクリックします。
特定のメッセージのみを分類したい場合は、種類を選択する必要があります。件名や本文に特定の単語が含まれる条件、添付ファイルがある条件など、選択できる条件が多数あります。
特定の人に送信されたメールを分類するので、「人またはパブリック グループに送信」オプションを選択します。
[個人またはパブリック グループ] リンクをクリックして受信者を選択します。
アドレス帳から相手を選択するか、「宛先」フィールドに電子メール アドレスを直接入力して、「OK」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
ウィザードの次のページで、「カテゴリに割り当てる」を選択します。
次に、[カテゴリ] リンクをクリックしてカテゴリを割り当てます。
開いた「カラーカテゴリ」ウィンドウで、これを適用するカテゴリを選択します。 「新規」をクリックして新しいものを作成し、「OK」をクリックすることもできます。
間違ったメールが自分に自動転送されないようにするには、このためだけにまったく新しいカテゴリを作成することを検討してください。
ウィザードのカテゴリが、選択したカテゴリに変わります。 「完了」をクリックします。
確認ボックスで「OK」をクリックすると、最初のルールが作成されます。
ルール 2: メールを自動転送する
次に、ルール 1 で選択したカテゴリを持つ電子メールを自動転送するルールを設定する必要があります。
まず、「送信済み」アイテムフォルダーをクリックしてそのフォルダーに切り替えます。この手順は必須です。そうしないと、ルールは受信トレイ内のメールに対してのみ実行されます。
Outlook の [ホーム] タブで、[ルール] > [ルールと通知の管理] をクリックします。
「新しいルール」を選択します。
[ルール ウィザード] で、[受信したメッセージにルールを適用する] をクリックし、[次へ] をクリックします。
ウィザードの次のページで、「カテゴリ カテゴリに割り当て」を選択します。
[カテゴリ] リンクをクリックして、割り当てるカテゴリを選択します。
「カラーカテゴリ」画面でルール1で設定したカテゴリを選択し、「OK」をクリックします。
ウィザードのカテゴリが、選択したカテゴリに変わります。 「次へ」をクリックします。
次のページで、「ユーザーまたはパブリック グループに転送する」を選択します。
[ユーザーまたはパブリック グループ] リンクをクリックして受信者を選択します。
電子メールの転送先のアドレスをアドレス帳から選択するか、「宛先」フィールドに入力できます。次に、「OK」をクリックします。
「次へ」を 2 回クリックして、ウィザードの最後のページに進みます。ルールに名前を付け、それが「送信済みアイテム」フォルダーに適用されていることを確認して、「完了」をクリックします。
これでルールが作成されました。指定した相手に電子メールを送信すると、その電子メールにカテゴリが追加されます (ルール 1)。電子メールが「送信済みアイテム」フォルダーに到達すると、ルール 2 で指定したアドレスに自動的に転送されます。
