プレミアムツールのことは忘れて、プロジェクト管理に Excel を使用する方法をご紹介します

プロジェクト管理に役立つ最高級のプログラムを Web で閲覧したくなるかもしれません。でもやめてください。高価なソフトウェアを購入することなく、プロジェクトを効率的に管理するために使用および再利用できる Excel のツールについていくつか説明します。

ドロップダウンを使用する

ドロップダウンは、作業プロセスをスピードアップし、プロジェクト管理システムをよりプロフェッショナルなものにするための優れた方法です。まず、ドロップダウンセルをクリックしたときに表示されるオプションを作成します。ワークブックの下部にある「+」をクリックし、新しいタブをダブルクリックして名前を 「オプション」 に変更します。

ワークブックには従業員名とタスクのステータスがドロップダウンオプションとして必要なので、ここでこれらのリストを作成します。

ここで、タスクを管理する別のシートを作成し、そのシートの名前を Tasks に 変更します。

左側にタスク名、上部に適切なヘッダーを含むテーブルを作成した後、オプションシートで作成したばかりのオプションを含む最初のドロップダウンを含むセルを選択します。

次に、リボンの [データ] タブで、[データ検証] をクリックします。

[データ検証] ダイアログボックスの [許可] フィールドで、[リスト] を選択します。次に、[ソース] フィールドの矢印をクリックして、[オプション] シートに移動し、このドロップダウンに適切な値を選択します。私の場合、これは「従業員名」見出しの下にある値であり、そのセル参照がダイアログボックスのフィールドに表示されます。 [オプション] シートでは名前のリストが A2 から A10 までとなっていますが、データ検証には A2 から A100 を選択しました。これは、リストに追加する新しい名前も選択されることを意味します。最後に「OK」をクリックします。

[担当者] 列のセルをクリックすると、名前のリストが表示されます。

次に、[ステータス] 列に対してこのプロセスを繰り返します。ワークブックにドロップダウンリストを追加するときはいつでも、オプションシートを使用したり非表示にしたりして選択肢を作成できます。

ガントチャートを作成して進捗状況を追跡する

ガントチャートは、プロジェクト内でどのようなタスクを実行する必要があるか、いつ完了する必要があるかを示す、シンプルですが効果的な表です。

Excel には単純なガントチャートを作成するためのツールがありますが、最初から作成したものより適応性が低くなります。読み続けて、より動的なガントチャートを作成する方法を確認してください。

ステップ 1: 手動でタイミングをマークする

ワークブックの下部にある「+」をクリックして新しいシートを作成し、「 Timing 」 という名前を付けます。この新しいシートの左側にタスクの名前を入力し、上部に月を入力します。次に、手動で色を塗りつぶして、提案されたタイミングを計画します。これは後で設定を追加するときに隠蔽されるため、どの色を使用しても問題ありません。色を付ける最初のセルを選択し、Ctrl キーを押しながら残りのセルを選択します。次に、リボンの [ホーム] タブにある [塗りつぶしの色] ドロップダウンに移動し、色を選択します。

ステップ 2: 進行状況に応じてセルに色を付ける

次に、ステータスに応じてセルに色を付けたいと思います。これは、上記のセクションで設定したタスクシートで各タスクに設定したステータスを参照して実行します。ガントチャートの最初の色付きセルで、 VLOOKUP 式を使用します。

 =VLOOKUP( x , y , z )

ここで、 x は検索しているグラフ内のセル参照、 y は Excel が対応する値を見つけるために参照する場所、 z は 配列内の列番号です。

そこで、ガントチャートの最初のセルに次の内容を入力します。

 =VLOOKUP($A2,タスク!$A$1:$C$1000,3)

を使用しているため、この数式をコピー (Ctrl+C) して他の色のセルに貼り付け (Ctrl+V) できます。

黒の塗りつぶしを使用する場合は、黒の背景に対して値が見えるように白のフォントを使用します。

最後に、条件付き書式設定を使用して、セルに含まれる値に基づいてセルに色を付けます。

ガントチャート内のすべてのセルを選択し、リボンの [ホーム] タブで [条件付き書式] > [ルールの管理] をクリックします。

表示されるダイアログボックスで [新しいルール] をクリックし、次の条件を作成します (各条件を設定したら、[OK] をクリックして次の条件を設定します)。

各ルールについて、ルールタイプを「次の内容を含むセルのみ書式設定する」に設定します。
最初の 2 つのドロップダウンボックスで [特定のテキスト] と [含む] を選択します。
テキストボックスに、作成するルールごとに 「完了」 、 「進行中」 、 「未開始」 、または 「変更が必要」と 入力します (これらは、前の手順で作成したこれらのセルの VLOOKUP のオプションです)。
ルールごとに、塗りつぶしの色とテキストの色の両方を同じになるように書式設定します (完了の場合は緑、進行中の場合は黄色など)。

[タスク] シート内のステータスに基づいて、関連するガントチャートのセルの色が変化することがわかります。

ステップ 3: 当月を強調表示する

まず、最初に月の名前を入力した場所に、各月の最初の日付を短い形式で入力します。したがって、たとえば、 January を含むセル内のテキストを 01/01/2024 に置き換えます。次に、オートフィルを使用して残りの月を完了する前に、2 月についても同じことを行います。これを行うと、これらが単なるテキストではなく日付であることが Excel に通知されます。次に、これらの日付のフォントの色をグレーに変更します。

これらを月の名前に戻すには、すべての日付を選択し、リボンの [ホーム] タブにある [数値書式] ドロップダウンオプションをクリックして、[その他の数値書式] をクリックします。

[セルの書式設定]ダイアログボックスで、[数値]タブを開き、[カテゴリ]リストの[カスタム]をクリックします。次に、「タイプ」フィールドに 「 MMMM 」 と入力します。

次に、「OK」をクリックして結果を確認します。現在の月を目立つようにするには、ガントチャートですべての月を選択し、[条件付き書式] > [新しいルール] をクリックします。ダイアログボックスで、[次の内容を含むセルのみ書式設定] をクリックし、最初のドロップダウンメニューで [発生する日付] を選択し、2 番目のドロップダウンメニューで [今月] を選択します。次に、黒や太字のテキストなど、現在の月を目立たせるために使用する書式設定を選択します。最後に「OK」をクリックします。

これで、進捗状況が表示され、当月が強調された動的なガントチャートが完成しました。

進行状況トラッカーを作成する

上記の手順で作成したガントチャートを使用して、進捗状況トラッカーを作成できます。これは、ガントチャートと同じシート上で行うことも、新しいタブ上で行うこともできます。私の場合は、ガントチャートで「完了」、「進行中」、「未開始」、「変更が必要」とマークされている四角形の数を表示し、全体の進捗率を計算したいと考えています。

これを行うには、次の構文に従う COUNTIF 関数を使用する必要があります。

 =COUNTIF( x , y )

ここで、 x は評価する配列、 y は カウントする基準です。

したがって、Done カウントには次のように入力します。

 =COUNTIF($B$2:$I$10,"完了")

$B$2:$I$10 —これは、絶対参照を使用してガントチャート内のセルを参照します ($ 記号に注意してください)。
“Done” – 引用符を使用して、このテキスト文字列が配列内に出現する回数をカウントすることを Excel に指示します。

次に、この数式をコピーして進行状況トラッカーの残りの詳細に貼り付け、カウントしたい値と一致するように値 y を変更します。

次に、次の式を使用して全体的な進捗状況を計算します。

 =SUM( a /( a + b + c + d ))

ここで、 a は ガントチャート内の単語 Done を含むセルの数であり、 b 、 c 、および d は 他のステータスマーカーを含むセルの数です。このセルの数値形式をパーセントに変更することを忘れないでください。

新しく計算されたパーセンテージを含むセルを選択した状態で、リボンの [挿入] タブで、下で強調表示されている [グラフ] ボタンをクリックし、2-D 棒グラフを選択します。

次に、グラフをフォーマットして不要な詳細を削除すると、全体的な進行状況を示す進行状況バーが表示されます。

グリッド線を削除すると、進行状況バーが読みやすくなり、よりプロフェッショナルな外観になります。