Gmail など、毎日使用しているアプリケーションの新機能について読んでも、試してみるのを忘れてしまうことがあります。いつの間にか、それらの機能は新しいものではなくなり、より新しい機能に注目が集まります。ここでは、見逃しているかもしれないデスクトップ Gmail の機能をいくつか紹介します。
送信を取り消してメールを取り消す
メールの内容を忘れていることに気づくまでに、何度送信ボタンを押したことがありますか?それは、あなたが言及した添付ファイル、あなたが重要だと述べた日付、または別の受信者である可能性があります。
Gmail の送信取り消し機能 を使用すると、受信者の受信トレイにメールが届く前に、そのメールをすぐに取り消すことができます。
メッセージの [送信] を押すと、Gmail の下部に [元に戻す] オプションが表示されます。 「元に戻す」をクリックすると、メッセージは途中で停止されます。その後、再度開き、必要に応じて編集できます。
デフォルトでは、電子メールを送信した後、5 秒以内に [元に戻す] ボタンを押すことができます。これを 10 秒、20 秒、または 30 秒に変更して、より多くの時間を確保できます。
右上の歯車アイコンをクリックし、サイドバーの「すべての設定を表示」を選択します。 [全般] タブに移動し、[送信を取り消し] の横にあるドロップダウン リストを使用してキャンセル期間を調整します。
下部にある「変更を保存」を選択します。この調整は Gmail アカウントに適用されるため、モバイル Gmail アプリにも引き継がれます。
機密モードで電子メールを期限切れにする
機密情報を電子メールで送信する必要がある場合、機密モードを使用すると追加のセキュリティが得られます。これを使用すると、電子メールの有効期限を設定したり、パスワードを要求したり、受信者が電子メールを転送、コピー、印刷、ダウンロードしたりできないようにすることができます。
メッセージを作成したら、電子メールの下部にある「機密モードの切り替え」アイコンをクリックします。
有効期限を設定し、Google が生成したパスコードを電子メールまたはテキスト メッセージで送信するかどうかを選択します。 [保存] を選択し、準備ができたらメールを送信します。
受信者の電話番号の追加やアクセスの削除など、 機密モードの詳細 については、完全なガイドをご覧ください。
頻繁に作成するメールにはテンプレートを使用する
同じメールを何度も作成しなければならない場合、面倒になることがあります。代わりに、 Gmail で再利用できるメール テンプレートを作成します 。
始めるには、この機能を有効にする必要があります。右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。 「詳細」タブに移動し、「テンプレート」の横にある「有効」にチェックを入れます。下部にある「変更を保存」をクリックします。
テンプレートを作成するには、通常どおり電子メールを作成します。送信する前に、メールの右下にある 3 つの点を選択して、その他のオプションを表示します。次に、「テンプレート」>「下書きをテンプレートとして保存」に移動し、「新しいテンプレートとして保存」を選択します。
新しいテンプレートに名前を付けて、「保存」をクリックします。
テンプレートを再利用するには、新しいメッセージを作成し、これらの 3 つの点を再度選択します。 [テンプレート] に移動し、ポップアウト メニューで名前を選択します。
電子メール テンプレートは時間を大幅に節約します。必要な編集を加えて定期的に送信するメッセージをすぐに開始し、途中でメールを送信できます。
メールからタスクを作成する
多くの場合、処理する必要があるタスクは会話やメールから得られます。 Gmail では、 電子メールをすばやく簡単にタスクに変換 できます。
受信箱内のメッセージを選択します。 Gmail の上部にあるツールバーで、[タスクに追加] アイコンを選択します。
右側にタスク サイドバーが開き、作成されたタスクが表示されます。そこから、詳細を追加したり、期日を含めたり、タスクを繰り返したりすることができます。
クリックするだけで、処理する必要のある割り当てをタスク リストに確実に追加できます。
ブラウザのタブアイコンで未読数を確認する
受信トレイを常にチェックしたり、デスクトップ通知に対処したりする代わりに、ブラウザのタブに Gmail アカウントの 未読数を表示 できます。
このトリックは、現在表示しているフォルダーや受信トレイ全体の未読数を表示する数値とは少し異なります。
この追加設定を使用すると、Gmail 内のどこに移動しても、ブラウザ タブの Gmail アイコン (技術的には favicon と呼ばれます) に未読数が表示されます。下のスクリーンショットからわかるように、100 件以上の未読メールがあります。
右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。 [詳細設定] タブに移動し、未読メッセージ アイコンの横にある [有効] をマークします。下部にある「変更を保存」をクリックします。
複数の受信トレイでより多くのメールを管理
メールを表示および分類する方法は人それぞれ異なります。 Gmail の優れた機能の 1 つは 、複数の受信トレイ です。このビューでは、メインの受信トレイの隣に最大 5 つのセクションが表示されます。
この機能をオンにするには、右上の歯車アイコンをクリックします。サイドバーを下にスクロールして「受信トレイの種類」を表示し、「複数の受信トレイ」をマークします。次に、「カスタマイズ」を選択してセクションを設定します。
または、歯車アイコンを使用して「すべての設定を表示」を選択し、「受信トレイ」タブに移動します。 [受信トレイの種類] ドロップダウン ボックスで [複数の受信トレイ] を選択します。
[複数の受信トレイ セクション] 領域で、セクションを設定します。左側に検索クエリを入力し、右側にセクション名を入力します。下部にある「変更を保存」をクリックします。
受信トレイに戻ると、受信トレイのすぐ隣に新しいセクションが表示されます。これで、自分にとって最も重要なメッセージがよくわかります。
写真を Google フォトに直接保存
Gmail のもう 1 つの見逃されている機能は 、受信した写真を Google フォトに直接保存 できることです。これは、友人や家族からの写真をアルバムに追加する場合に便利です。
メール内の写真の上にカーソルを置き、[写真に保存] アイコンをクリックします。
アイテムのコピーが Google フォトに保存されることを確認するメッセージが表示されます。 「保存」を選択します。
メールの写真の下に、アイテムが保存されたことを示す小さなメッセージが表示されます。 「表示」をクリックすると、Google フォト内のその写真に移動します。
忘れていた機能でも、試したことのない機能でも、ぜひこれらの便利な Gmail 機能をチェックしてみてください。 Google の世界に多くの時間を費やしている場合は、 Google ドキュメントを最大限に活用する方法に関するヒントを 必ずご確認ください。
