時間を節約し、タスクを簡単に実行し、効率的に作業し、生産量を最大化することはすべて生産性の一部です。これらの Google スプレッドシートの機能を 使用すると、生産性が向上し、スプレッドシートでより効率的に作業できます。
1. 数式を使わない計算
Microsoft Excel のステータス バーで計算を 表示するのと同じように、Google スプレッドシートのセル グループの合計、平均、最小、最大をすばやく確認できます。これにより、シートに必要のない 数式を追加せずに、計算を 簡単に確認できます。
計算したいセルを選択します。行、列、配列、ランダムなセル、またはそれらの組み合わせを選択できます。
「Explore」の隣のシートの右下隅を見てください。選択したセルの合計が表示されます。
合計を含むボックスを選択して別の計算を選択するか、単純にすべてを表示します。
前述の基本的な計算に加えて、選択されたセルの数と、選択された数値を含むセルの数を確認できます。
2. 高速分析のためのカラム統計
シート内に分析したい特定の列があるかもしれません。頻度や分布など、基本的な計算以上の計算が必要になる場合があります。列統計機能を使用できます。
この機能を開くには、列を選択し、次のいずれかの操作を行います。
- 右クリックして「列統計」を選択します。
- 列文字の横にある矢印をクリックし、「列統計」を選択します。
- メニューで [データ] > [列統計] に移動します。
[列統計] サイドバーが開いたら、列内のデータの素晴らしいスナップショットをお楽しみください。数または分布グラフ、頻度表、行、空のセル、 一意の値 、および計算の合計を表示します。
列を変更するには、サイドバーの上部にある矢印を使用します。列ヘッダーなどの行を無視するには、プラス ボタンとマイナス ボタンを使用します。
3. 提案、アクション、グラフを探索する
列だけではなくシート全体に関する詳細情報が必要な場合は、 探索機能 を使用して簡単な分析を行うことができます。
ワークブック内の任意のシートで、右下の [探索] をクリックするだけです。特定のセル範囲の詳細が必要な場合は、最初にセルを選択します。 [Explore] サイドバーに大量の詳細が表示されます。
上部 (選択したセル) で簡単な計算を表示したり、データについて質問したり、提案を使用したり、書式設定を適用したり、 グラフを挿入したりできます 。
シートの詳細を確認したり、特定の情報を取得したり、グラフを追加したりする簡単な方法については、「探索」を確認してください。
4. エントリを制限するためのデータ検証
シート内のデータが間違っていることほど最悪なことはありません。データ検証機能を使用すると、テキスト、日付、数値、さらには 電子メール アドレス のルールを使用して エントリを制限 できます。
検証を追加するセルまたは範囲を選択します。次に、「データ」タブに移動し、「データ検証」を選択します。
ポップアップ ウィンドウで、セルまたは範囲を確認し、条件を追加し、無効なデータに対するアクションを選択し、必要に応じてヘルプ テキストを表示します。 「保存」をクリックして、検証テストを行ってください。
10 から 100 までの数値、2022 年 1 月 1 日以降の日付、または有効な URL が必要な場合でも、Google スプレッドシートのデータ検証により、必要なものを確実に取得できます。
5. 簡単なデータ入力のためのドロップダウン リスト
データ入力用のもう 1 つの便利なツールは、ドロップダウン リストです。上記のデータ検証機能を使用して、あなたまたはあなたのチームが選択できるオプションの ドロップダウン リストを作成 できます。
リストを表示するセルを選択し、[データ] > [データ検証] に移動します。リスト項目を含むセル範囲から選択することも、自分で入力することもできます。したがって、「範囲からのリスト」または「項目のリスト」のいずれかを選択し、セル範囲または項目を追加します。
無効なデータと外観についての残りのフィールドを必要に応じて入力し、[保存] をクリックします。
それ以降、あなたまたはシートを共有している人は、リストからエントリを選択するだけで済みます。 Google スプレッドシートで依存ドロップダウン リストを作成して、 より高度なリスト オプションを使用することもできます。
6. フィルターを保存するためのフィルタービュー
フィルターを使用すると、表示または分析しているデータを絞り込むための優れた方法が得られます。したがって、常に同じ方法でフィルタリングしていることに気付いた場合は、フィルター ビューを使用して保存できます。
通常どおりに データをフィルタリングします 。次に、ツールバーの [フィルター ビュー] 矢印を使用するか、メニューの [データ] > [フィルター ビュー] を使用します。 「フィルタービューとして保存」を選択します。
シートの周囲に黒い境界線が表示されたら、左上でフィルター ビューに名前を付けます。右上の X を使用してビューを閉じることができます。
いつでもビューにアクセスするには、ツールバーの [フィルター ビュー] 矢印を使用するか、メニューの [データ] > [フィルター ビュー] に移動して、フィルター ビューの名前を選択します。
このビューが表示され、フィルタリングされたデータが表示されます。終了したら、[X] をクリックしてビューを閉じます。
フィルター ビューを最初から作成したり 、フィルター ビューを編集したりすることもできます。詳細については、この機能に関する詳しいハウツーをご覧ください。
7. ワークブック変更の通知
ワークブックの バージョン履歴を確認し て共同編集者が何を変更したかを確認することはできますが、変更が加えられ た場合 に 通知を受け取る だけではどうでしょうか。まさにそのために電子メールアラートを設定できます。
ワークブックを開き、メニューで [ツール] > [通知ルール] を選択します。ポップアップウィンドウで「別の通知ルールを追加」を選択します。
その後、通知の動作方法を選択できます。変更が行われたとき、またはユーザーが接続されたフォームを送信したときに電子メールを受信できます。その後、すぐにメールを受け取ることも、毎日まとめを受け取ることもできます。
「保存」を選択し、完了したら「完了」を選択します。今後は、バージョン履歴を確認して変更が加えられたかどうかを確認するのに時間を費やすのではなく、受信トレイで Google スプレッドシートの変更を確認するだけで済みます。
これらの Google スプレッドシート機能の少なくとも 1 つが、あなたやあなたのチームの生産性向上に役立つことを願っています。
