共有 Google スプレッドシート ファイルで他の人と一緒に作業している場合、予期しないデータや数式を壊すような内容を入力することがあります。全員が必要なデータを確実に入力できるようにする 1 つの方法は、ドロップダウン検証リストでデータを提供することです。
ドロップダウンリストの作成方法
ドロップダウン リストは、ユーザーがフォーム、アプリケーション、またはスプレッドシートに入力したデータが期待どおりであることを確認するための優れた方法です。また、ユーザーは提供された事前構成されたリストから選択するため、データを入力するためのはるかに高速な方法も提供されます。
最初に行う必要があるのは、 Google スプレッド シート ファイルを開き、ドロップダウン リストを使用するセルを選択することです。
次に、「データ」メニューを開き、「データ検証」コマンドを選択します。
[基準] ドロップダウンから、[範囲からのリスト] または [項目のリスト] を選択します。
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範囲からのリスト:
同じシートまたは別のシート内の他のセルから選択された値のリスト。たとえば、シート 2 のセル B1 ～ B9 の値を使用する場合は、次のように入力します。
ドロップダウン リストに含まれるデータを表示するか、シートから任意のセルを直接選択します。Sheet2 ! B1 :B9 - 項目リスト: あらかじめ決められたデータ項目のリスト。これはテキストまたは数値のいずれかであり、各値をコンマ (スペースは含まない) で区切って自分で入力します。このオプションでは、他のセルからデータを直接挿入することはできません。
ここでは、「項目のリスト」オプションを使用し、いくつかの数値の選択肢を提供しています。
ドロップダウン リストに表示するデータを入力した後、[セルにドロップダウン リストを表示] オプションが有効になっていることを確認してください。有効になっていないと、選択したセルに値が表示されません。
誰かがリストにない値を入力しようとしたときの動作を選択することもできます。 [警告を表示] オプションを使用すると、無効なデータを入力できますが、シート内でそのデータがマークされます (その方法については後で説明します)。 「入力を拒否」オプションを使用すると、リストにないものは入力できなくなります。
最後に、[検証ヘルプ テキストを表示] オプションを有効にして、セルで何を選択できるかをユーザーに示すことができます。オプションを選択した後、必要な指示を入力します。
完了したら、「保存」をクリックしてください。
新しいドロップダウン リストの使用方法
完了したら、シートを使用している人は誰でも、それらのセルのドロップダウン矢印をクリックして、リストから値を選択できます。
[検証ヘルプ テキストを表示する] オプションを選択した場合、誰かが検証済みのセルの 1 つを選択するたびに、そのテキストがポップアップ表示されます。
[警告を表示] オプションがオンになっているときに、誰かがリストの値と一致しない値を入力した場合、セル内で無効なデータがマークされます。
マウスをその上に置くと、マークされている理由が表示されます。
代わりに、[入力を拒否する] オプションが選択されている場合、リストにないものを入力しようとすると、このような警告が表示されます。
ドロップダウン リストから項目を削除または変更する必要がある場合は、[データ] > [データ検証] に戻って、作成したリストの項目を編集します。リストを完全に削除するには、下部にある [検証を削除] ボタンをクリックするのと同じくらい簡単です。
