おそらく Google スプレッドシートの基本についてはよくご存じだと思いますが、Google のスプレッドシートには、一見しただけではわからない機能が数多く備わっています。ここでは私たちのお気に入りをいくつか紹介します。
もちろん、SUM や AVERAGE などの基本的な数式についてはすでにご存じかと思います。ツールバーについてはかなり詳しくなったと思いますが、その奥深さには驚くばかりです。私はスプレッドシートが大好きですが、今でも Google スプレッドシート内で新しいトリックを発見しています。
データテーブルのインポート
これは非常に退屈に聞こえますが、実際には非常に優れています。 Web サイトに追跡したい情報の表やリストがある場合、ImportHTML 関数を使用すると、基本的にそのデータをスクレイピングしてスプレッドシートに貼り付けることができます。そこから、スプレッドシートを開くたびにデータが自動的に更新されます (もちろん、元のテーブルに変更が加えられた場合)。関数は次のようになります。
=ImportHTML( "URL" , "table" , 0 )
URL はデータが配置されている Web ページです。「テーブル」はデータが Web ページ上でどのように表示されるかを示します (リストの場合は「リスト」も使用できます)。「0」は表示したいテーブルを表します。 Web ページ上に複数のテーブルがある場合はインポートします (0 が最初のテーブル、1 が 2 番目のテーブルなど)。
この例としては、ファンタジー リーグのスポーツ統計を追跡することが挙げられます。 Baseball Reference などのサイトからさまざまな統計情報をスプレッドシートにインポートできます。もちろん、単にサイトをブックマークすることもできますが、ImportHTML を使用すると、どの統計を表示するかをカスタマイズしたり (「0」の後に Col1、Col4 などを追加することで)、別のテーブルからデータをフェッチしたりすることができます。 Web ページを作成し、すべてを 1 つのスプレッドシートに表示します。
他のスプレッドシートからの参照データ
複数のスプレッドシート (またはスプレッドシート内の複数のシート) があり、それらがすべて何らかの形で互いに関連している場合、それらの間を頻繁に行ったり来たりすることになるかもしれません。それを少し簡単にする方法があります。
他のシート (または別のスプレッドシート全体) のセルを参照できます。たとえば、食料品に費やしたすべての記録を 1 つのシートに保存し、そのシートには月に費やした合計金額も含まれているとします。そして、さまざまなカテゴリに毎月費やした金額の概要を示す別のシートがあるとします。概要シートでは、その食料品シートと合計を含む特定のセルを参照できます。元のシートを更新すると、概要シートの値が自動的に更新されます。
関数は次のようになります。
=sheet1!B5
「Sheet1」は参照したいデータが含まれるシートの名前、「B5」は参照したいセルになります。間に感嘆符が入ります。まったく別のスプレッドシートからデータを参照したい場合は、次のように IMPORTRANGE 関数を使用します。
=IMPORTRANGE( "URL" , "sheet1!B5" )
URL は他のスプレッドシートへのリンクです。これにより、そのスプレッドシートのセルが、上記の数式を入力したセルにリンクされます。セルが別の値で更新されると、他のセルもそれに伴って更新されます。関数の名前が示すように、B5:C10 のようにセル範囲を参照することもできます。
条件付き書式
この機能は、これまでに紹介した他の機能よりも少しよく知られていますが、まだ必要なほど普及していないと感じます。
条件付き書式設定を使用すると、セルに含まれるデータに基づいてセルの外観を変更できます。この機能にアクセスするには、ツールバーの [書式] をクリックし、[条件付き書式] コマンドを選択します。右側に開いたペインで、パラメータを設定できます。たとえば、セルに含まれる数値が 0 より大きい場合、セルを緑色に変えることができます。
IF 関数もあります。これは技術的には条件付き書式設定機能の一部ではありませんが、ある意味で次のレベルに引き上げることができます。これにより、アクティブ セルの値が特定の数値である場合に、別のセルに特定の値を追加するなどの操作が可能になります。
=IF(B4>= 63 , "35" , "0" )
したがって、この例では、セル B4 の値が 63 以上の場合、現在のセルの値を自動的に 35 にし、そうでない場合は 0 を表示します。もちろん、これは単なる例であり、他にもできることはたくさんあります。
Web サイトにスプレッドシートを埋め込む
Google スプレッドシートで他の人と共有するスケジュールやリストを作成した場合は、閲覧するよう招待メールを送信することで、実際のドキュメントを共有することができます。ただし、ブログや Web サイトにある他の情報で補足する必要がある場合は、実際にスプレッドシートを Web ページに埋め込むことができます。
必要なのは、[ファイル] > [Web に公開] に移動することだけです。そこから、[埋め込み] タブをクリックし、スプレッドシート全体を公開するか、特定のシートのみを公開するかを選択します。その後、iFrame コードをコピーして Web ページに貼り付けるだけです。
スクリプトを試してみる
Google スプレッドシートでそのままでは実行できないことについては、通常、スプレッドシートと並行して使用できる Google Apps Script が用意されており、ほとんどのことを実現できます。
Google Apps Scripts については以前に説明しまし たが、この種の機能を使用してできることはたくさんあります。 [ツール] > [アドオン] に移動して利用可能なアドオンを調べるか、[ツール] メニューの [スクリプト エディター] を選択して独自のスクリプトを作成することもできます。
たとえば、ボタンを 1 つ押すだけで、少数のセルの既存の値に特定の値を即座に追加できるカスタム スクリプトがあります。そのままの Google スプレッドシートではこれを行うことはできません。そのため、スクリプト エディターを使用すると、Google スプレッドシートに十分なステロイドが与えられます。
