Google スプレッドシートを使い始めたばかりの場合、その広範な機能とアドオンに少し圧倒されるかもしれません。ここでは、Microsoft Excel に代わるこの強力な無料代替品をすぐに使い始めるためのヒントをいくつか紹介します。
Google スプレッドシートとは何ですか?
Google スプレッドシートについて聞いたことがある場合は、そのまま読み飛ばしてください。これについて聞いたことがない場合は、知っておくべきことについての短期集中コースをご覧ください。基本を説明し、Google スプレッドシートとは何か、そしてすぐに使い始める方法についてさらに詳しく説明します。
Google スプレッドシートは、Microsoft Office と競合するために Google が完全なオフィス スイート — Google Drive — の一部として提供する無料の Web ベースのスプレッドシート プログラムです。クラウドベースのスイートに含まれる他の主なサービスは、 ドキュメント (Word) とスライド (Powerpoint) です。
Google スプレッドシートはすべてのデバイスとプラットフォームで利用できます。必要なのは、インターネット接続と Web ブラウザ (モバイルの場合は該当するアプリ) だけです。 Google が残りの作業を行い、クラウドでソフトウェアを実行している間、重労働の矢面に立たされます。
スプレッドシートは、XLS、 XLSX 、XLSM、TXT、ODS、 CSV などのさまざまなファイル タイプをサポートしているため、Google ドライブから直接 Microsoft Office ファイルを簡単に表示および変換できます。
また、スプレッドシートはオンラインのスプレッドシート プログラムであるため、複数のユーザーと同じドキュメントを共有して共同作業し、改訂、変更、提案をすべてリアルタイムで追跡できます。
十分に聞きましたか？始めましょう。
アカウントにサインアップする方法
Google スプレッドシートを使用する前に、まず Google アカウント (@gmail アカウント) にサインアップする必要があります。すでにアカウントをお持ちの場合は、次のセクションに進んでください。まだの場合は、Google アカウントを作成し、スプレッドシートを設定する簡単な方法を説明します。
accounts.google.com にアクセスし、[アカウントの作成]、[自分用] の順にクリックします。
次のページでは、アカウントを作成するために、姓名、ユーザー名、パスワードなどの情報を入力する必要があります。
また、電話番号を認証して、ボットではなく本物の人間であることを確認する必要があります。
電話番号を確認した後、後続のページでは、再設定用の電子メール アドレス、生年月日、性別を入力するとともに、プライバシーに関する声明と利用規約に同意する必要があります。それを完了すれば、あなたは Google アカウントの誇り高い新しい所有者です。
空のスプレッドシートを作成する方法
Google アカウントを取得したので、最初のスプレッドシートを作成します。 Google スプレッドシート に移動し、右下隅にある複数色の「+」アイコンにカーソルを置きます。
+ は緑色の鉛筆アイコンに変わります。クリックして。
< img src = "https://static0.images.com/wordpress/wp-content/uploads/2019/06/2019-06-14_09h21_23.png" alt = "Click the green pencil icon to create a new spreadsheet" width = "298" height = "164" />
入力することもできます
sheets. newアドレス バーに入力して Enter キーを押すと、新しい空のスプレッドシートが自動的に作成され、現在のタブで開きます。
Microsoft Excel スプレッドシートをインポートする方法
Google スプレッドシートをまったく使用したことがない場合でも、使用したい Microsoft Excel ファイルがすでに大量にあるかもしれません。その場合は、 すべての Excel ドキュメントを にアップロードする だけで、残りの作業は Google が行います。一部の Excel スプレッドシートのより高度な機能や効果の一部はサポートされていない可能性がありますが、非常にうまく機能し、常に機能が追加されています。
Excel ドキュメントをインポートする場合、Google スプレッドシートまたは ドライブの いずれかを使用してファイルをアップロードできます。どちらの方法でも、コンピュータから Web ブラウザにファイルを直接ドラッグ アンド ドロップすることで、簡単にアップロードできます。ドライブにはアップロードしたすべてのファイルが保存されますが、便宜上、スプレッドシートのホームページにアクセスすると、スプレッドシート タイプのファイルのみが表示されます。
Google スプレッドシートのホームページ から、右上のフォルダー アイコンをクリックし、[アップロード] タブをクリックして、コンピューターから Excel ファイルをドラッグします。
Excel ファイルがアップロードされると、スプレッドシートが自動的に変換して開き、編集、共有、共同作業を開始できるようになります。
すでにアップロードされている編集する Excel ファイルを開くには、 Google スプレッドシートのホームページ で、ファイル名の横にある緑色の「X」が付いたファイルをクリックします。
Excel ファイルを表示するか、表示されるダイアログからスプレッドシートで編集をクリックします。
ドキュメントの作成が完了したら、XLSX、ODS、PDF、HTML、CSV、または TSV 形式としてダウンロードできます。 [ファイル] > [名前を付けてダウンロード] をクリックし、目的の形式をクリックすると、ブラウザからファイルの保存場所に直接ダウンロードされます。
他の人とドキュメントで共同作業する方法
Google スプレッドシートの最も優れた機能の 1 つは、 共有可能なリンクを生成して 、それを持っている人なら誰でもドキュメントを表示、コメント、編集できることです。共同編集者間でファイルをやり取りする代わりに、あたかも全員がリアルタイムで同じコンピュータに集まっているかのように、編集や提案を一度に行うことができます。唯一の違いは、各人が自分のコンピュータ上で使用する独自のテキスト入力カーソルを持っていることです。
共有したい文書から緑色の「共有」ボタンをクリックして、ファイルへのリンクを送信する方法と送信先を選択します。電子メール アドレスを手動で入力するか、上部隅にある [共有可能なリンクを取得] をクリックして自分で招待状を渡すこともできます。
次のオプションのいずれかを選択すると、ドロップダウン メニューから、共有ユーザーがファイルに対して持つ権限の量を編集できます。
- オフ: 共有が無効になります。以前に他のユーザーとリンクを共有したことがある場合、そのリンクは機能しなくなり、以前に持っていたアクセス許可が取り消されます。
- リンクを知っている人は誰でも編集可能: 共有ユーザーに完全な読み取り/書き込みアクセス権を与えます。ただし、ドライブからファイルを削除することはできません。これはファイルの内容だけです。
- リンクを知っている人は誰でもコメントできます: 共有ユーザーが必要に応じてコメントを残すことができます。これはチーム プロジェクトに最適です。
- リンクを知っている人は誰でも表示できます : 共有ユーザーはファイルを表示できますが、編集することはできません。これはファイルを共有するときのデフォルトのアクションであり、ダウンロード用にファイルを共有しようとする場合に最適なオプションです。
これらの共有可能なリンクを使用すると、さらに多くのことが可能になり、他のドライブ ファイルやモバイルでも機能します。これらのリンクの仕組みと生成方法について詳しくは、 投稿をご覧ください 。
共有シートのセルを編集から保護する
Google スプレッドシートを使用してドキュメントを共有して共同作業できる機能は、間違いなく最高の機能の 1 つです。ただし、特定のセルの完全性を維持し、誰かがそれらを変更しようとするのを阻止したい場合があります。したがって、スプレッドシートを複数のグループと共有しているが、そのグループがファイル内の特定のセルを編集できないようにしたい場合は、それらのグループへのアクセスを取り消すことができます。
保護するすべてのセルを強調表示し、ツールバーから「データ」>「シートと範囲の保護」をクリックします。
[保護されたシートと範囲] ペインが右側に表示されます。ここで、簡単な説明を入力し、[権限の設定] をクリックしてセルの保護権限をカスタマイズできます。
デフォルトでは、ドキュメントを編集する権限をすでに持っている人は誰でも、ページ上のすべてのセルを編集できます。 [この範囲を編集できるユーザーを制限する] の下のドロップダウン メニューをクリックし、[カスタマイズ] をクリックして、選択したセルの編集を許可するユーザーを設定します。
編集できるユーザーのリストでは、編集権限を共有している全員がデフォルトですでに選択されています。選択したセルを編集できないようにする人の選択を解除し、「完了」をクリックします。
保護したばかりのセルを誰かが変更または編集しようとすると、セル/シートが変更されていることを知らせるプロンプトが表示されます。
誰かがセルを編集する前に警告を表示したいだけですか、それともスプレッドシート全体を保護したいですか? 詳細については、私たちの投稿をご覧ください 。
ドキュメントに対する最近の変更をすべて確認する方法
ドキュメントを他の人と共有する場合、その場にいないと発生する小さな変更をすべて追跡するのは困難です。そのために、 改訂履歴 があります。 Google スプレッドシートは、文書内で発生したすべての変更を追跡し、それらを期間にグループ化して、乱雑さを抑えます。マウスをクリックするだけで、ファイルを履歴にリストされている以前のバージョンに戻すこともできます。
[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を参照] をクリックすると、最近のすべての変更のリストを表示できます。
各チームメンバーによる変更は異なる色で表示されるため、見ていない間に誰が何をしたかを簡単に追跡できます。
Google スプレッドシートをオフラインで使用する方法
Google スプレッドシートにアクセスする必要があるが、インターネット接続がない場合はどうなりますか?スプレッドシートはウェブベースの製品ですが、 オフラインで使用できないというわけではありません 。 Chrome の拡張機能をダウンロードし、事前にファイルをオフラインで使用できるようにする必要があります。ファイルに加えた変更は、次回インターネットに接続したときに更新されます。
Chrome の公式拡張機能 をダウンロードした後、 Google スプレッドシート のホームページに移動し、左上隅にあるハンバーガー メニュー > [設定] をクリックします。ここで、「オフライン」をオンの位置に切り替えて、「OK」をクリックします。
ローカル マシンのストレージ容量を節約するために、Google は最後にアクセスしたファイルのみをダウンロードしてオフラインで利用できるようにします。ファイルを手動で有効にするには、3 点アイコンをクリックし、「オフラインで使用可能」をオンに切り替えます。
Google スプレッドシートで単語を直接翻訳する
ページを離れることなく、単語やフレーズをある言語から別の言語に翻訳する必要がありますか? Google スプレッドシートのセルでは、単一の単語、または単語のバッチを直接翻訳するために使用できる特別な数式があります。式は次のようになります。
=GOOGLETRANSLATE("テキスト", "ソース言語", "ターゲット言語")
文書内のテキストを翻訳する場合は、翻訳する単語を数式に直接入力するか、翻訳する単語/フレーズを含むセルに入力することができます。ここでは、セル A2 のテキストを参照し、入力言語を英語 (en)、出力言語を中国語 (zh) に指定し、Enter キーを押して動作を確認します。
単一列に単語のリストがある場合は、数式を含むセルを選択し、青い四角形を目的の行までドラッグするだけです。
Google 翻訳を使用したことがある方は、Google 翻訳が 100% 正確ではないことをご存知でしょうが、一般的な単語やフレーズに対しては信頼できるソリューションとして問題なく機能します。
マクロを使用して退屈なタスクを自動化する
Google スプレッドシートを使用すると、特定の一連の指示を使用して反復的なタスクを自動化し、スプレッドシート内の生産性を向上させることができます。 [記録] をクリックすると、スプレッドシートは退屈で単調な手順を複製するためのすべてのコードを含むスクリプトを作成します。
Google スプレッドシートにマクロを記録すると、アクションを複製するためのすべてのコードを含む Apps Script が自動的に作成されます。これは、コードの書き方を知らなくても複雑なマクロを作成できることを意味します。次回スプレッドシートを実行すると、マクロを記録したときに行った操作がすべて実行されます。基本的に、単一のコマンドでドキュメントを好みに合わせて操作する方法を Google スプレッドシートに教えていることになります。
その強力な機能の例をいくつか示します。
- 書式設定とスタイルを適用します。
- まったく新しいスプレッドシートを作成します。
- Google スプレッドシートの関数、ツールバー、メニュー、または機能を使用します。
空は限界です。
まず、Google スプレッドシートを起動し、[ツール] > [マクロ] > [マクロの記録] をクリックします。
これにより、ウィンドウの下部に記録メニューが開き、アクションをキャプチャするための 2 つのオプションが表示されます。
- 絶対参照: マクロは、記録した正確なセルに対してのみタスクを実行します。セル B1 を斜体にすると、クリックしたセルに関係なく、マクロは B1 のみを斜体にします。
- 相対参照: マクロは、セルがシート内のどこにあるかに関係なく、選択したセルに対してタスクを実行します。 B1 と C1 を斜体にすると、後で同じマクロを再利用してセル D1 と E1 を斜体にすることができます。
絶対参照か相対参照かを選択すると、クリックして書式設定を開始し、これらのアクションを複製する順序をスプレッドシートに教えることができます。
これで、セルの移動、書式の適用、関数の作成などを開始できるようになります。
このマクロのすべてのアクションをキャプチャしたら、[保存] をクリックします。
マクロの名前を入力します。 Google では、次のショートカットを作成することもできます。 10個のマクロ。マクロをキーボード ショートカットにバインドする場合は、表示されたスペースに 0 ～ 9 の数字を入力します。終了したら、「保存」をクリックします。
マクロの名前またはショートカットを調整する必要がある場合は、[ツール] > [マクロ] > [マクロの管理] をクリックしてマクロを編集できます。
開いたウィンドウで必要に応じて調整し、「更新」をクリックします。
次回、マクロに関連付けられたショートカットを押すと、ツールバーからマクロ メニューを開かなくてもマクロが実行されます。
マクロが絶対参照の場合は、キーボード ショートカットを押してマクロを実行するか、[ツール] > [マクロ] > [マクロ] に移動して適切なオプションをクリックします。
それ以外の場合、マクロが相対参照である場合は、マクロを実行するスプレッドシート内のセルを強調表示して、対応するショートカットを押すか、[ツール] > [マクロ] > [マクロ] からそのショートカットをクリックします。
これで始めることができますが、さらに詳しい情報が必要な場合は 、Google スプレッドシート マクロの使用について詳しく説明します 。
重複の削除
スプレッドシート内の多数の重複エントリを削除する必要がありますか?それを行う Google スプレッドシートの組み込み機能を使用すれば、まったく問題ありません。スクリプトを作成したり、自分で手動で実行したりすることなく、スプレッドシートから重複した値を簡単に削除できます。
削除する重複を含むテーブル/セルを強調表示し、[データ] > [重複の削除] をクリックします。データにヘッダー行がある場合は、必ず「データにヘッダー行がある」ボックスにチェックを入れて、「重複の削除」をクリックします。
最高の Google スプレッドシート アドオン
Google スプレッドシートの基本をすべて学習したので、アドオンを追加して真のパワー ユーザーになることができます。 Web ブラウザの拡張機能によく似ていますが、Google スプレッドシートに固有のものであり、サードパーティの開発者から追加機能を入手できるようになります。事実を検索して式を自動的に計算するツールをインストールしたり、学生に文書を「配布」したり、ビジネス レポートを生成したり、文書から直接電子メールを送信したりすることもできます。
始めるのに最適なアドオンをお探しの場合は、 当社が対応します 。
