Excel スプレッドシートを PDF として保存するのは混乱を招く可能性があり、完成したファイルの見た目が意図したものと異なることがよくあります。ここでは、シートを読みやすいきれいな PDF ファイルとして保存する方法を説明します。
PDF としての Excel ファイル
Excel ドキュメントをスプレッドシートではなく PDF ファイルとして保存することが必要になるシナリオは数多くあります。たとえば、大きなシートの特定の部分だけを送信したい場合や、シートを編集できないようにしたい場合などです。ただし、Excel ファイルを PDF に変換するのは少し難しい場合があります。
私たちは Excel スプレッドシートを枠線、ページ、余白のあるドキュメントとは考えていないことがよくあります。ただし、これらのファイルを他の人に読んだり、印刷したり、配布したりできる PDF ドキュメント に変換する場合は、注意が必要です。ファイルは読みやすく、理解できるものでなければなりません。他のページにランダムに列が表示されたり、セル サイズが小さすぎて読み取れなかったりすることはありません。
ここでは、スプレッドシートを表示可能で印刷可能な PDF ドキュメントに変換する方法を説明します。
ページの設定
Office 2008 以降を使用している場合は、[ページ レイアウト] タブに移動します。ここでは、「ページ設定」セクションにグループ化されたいくつかのオプションが表示されます。最初の 3 つは次のとおりです。
- 余白: 文書の端と最初のセルの間の空白の大きさ
- 方向: 完成したファイルを横向きにするか縦向きにするか。
- サイズ: 完成したドキュメントのページサイズ
これらは Word 文書で行うのとほぼ同じように機能するため、完成した PDF をどのようにしたいかに基づいて設定します。ほとんどの Excel スプレッドシートは 、列が非常に少ない場合を除き、縦向きより横向きの方 が読みやすいことに注意してください。縦向きで保存されたシートには、最終的な印刷領域の外側に列が入る傾向があり、文書の移動や読み取りが非常に困難になる可能性があります。
さらに、最終レイアウトにヘッダーとフッターを追加できます。 「ページ設定」セクションの右下隅にある矢印をクリックし、「ヘッダー/フッター」タブをクリックします。 Office が生成したオプションの 1 つを選択することも、「カスタマイズ」機能を使用して独自のオプションを作成することもできます。
印刷出力の背景を変更するオプションもあります。これを行うには、ページ設定の [背景] ボタンをクリックします。ラップトップまたはクラウドから画像を選択すると、この画像がシート全体に並べて表示されます。
印刷領域とフィッティングの定義
次に、どの領域を PDF に変換するか、また各ページの行数と列数を決定する必要があります。
領域を定義する最初の方法は、クリックとドラッグを使用して文書内で必要なすべてのセルを選択することです。その後、[ページ設定] > [印刷領域] > [印刷領域の設定] に移動します。これにより、印刷される領域全体の周囲に細い灰色の線が作成されます。 PDF を作成するとき、この領域の外側にあるものはすべて含まれません。左下隅の矢印をクリックし、[シート] > [印刷領域] に移動して、セルを手動で入力することもできます。
Microsoft Word と同様に、 改ページ を作成して異なる表をセグメント化することもできます。これらの改ページは水平方向と垂直方向の両方に行うことができます。改ページを配置するセルに移動し、リボンの [ページ レイアウト] タブをクリックし、[ページ設定] > [改ページ] > [改ページの挿入] を選択します。これにより、現在のセルのすぐ左上にブレークが作成されます。
もう 1 つ重要なことは、[Scale to Fit] オプションを定義することです。 [ページ設定] の右側には、[幅]、[高さ]、[スケール] の 3 つのオプションが表示されます。 「幅」と「高さ」のオプションを使用すると、表の行または列を何ページに表示するかを設定できます。たとえば、行が多くても列が数少ない場合は、「幅」を 1 ページに設定するのが理想的です。一方、スケールは、印刷領域全体の全体的なサイズ変更を決定します。
シートオプション
注意すべき最後のメニューは、シート オプションです。これらは、最終的に印刷されるシートの外観に影響する設定です。シート オプション全体にアクセスするには、シート オプション セクションの左下隅にある矢印をクリックします。
このメニューで実行できるさまざまなカスタマイズの概要は次のとおりです。
- タイトルの印刷: シートの特定の行と列を固定して、ヘッダーやラベルなどの各ページに表示することができます。
- グリッド線: グリッド線を表示するかどうかを設定できます。グリッド線は、境界線が描画されていない場合に表示されるセル間の線です。
- 見出し: Excel スプレッドシートの x 軸と y 軸に固定のアルファベット (A、B、C) と数値 (1、2、3) のラベルである見出しを表示できます。
- コメント、メモ、およびエラー: 最終ドキュメントに 埋め込まれたコメント 、メモ、およびエラー警告が表示されます。
- 印刷順序: ドキュメントを下から作成するか、右から作成するかを設定します。
このメニューでは、印刷プレビュー画面に移動し、最終的なドキュメントを確認することができます。ショートカット Ctrl+P を使用して画面に移動することもできます。
PDF として保存または印刷する
文書が正しくフォーマットされ、準備が完了したら、PDF を作成するには 2 つの方法があります。
Excel でファイルを PDF として保存するには、[名前を付けて保存] ダイアログを開き、[ファイルの種類] ドロップダウン メニューから PDF を選択します。または、[エクスポート] > [XPS/PDF にエクスポート] に移動することもできます。ここからは、いくつかのオプションがあります。ファイルを標準または最小のどちらに最適化するかを決定できます。これにより、ドキュメントの最終的な品質とファイルサイズが決まります。次に、[オプション] をクリックして、公開する領域を選択します。
- 選択範囲: 現在選択しているセル
- アクティブなシート: 現在いるシート
- ワークブック全体: 作業中の現在のファイル内のすべてのワークブック
- テーブル: Microsoft Excel で作成した定義済みのテーブル
設定した印刷領域を完全に無視することもできます。
ファイルを PDF として印刷することもできます。 Microsoft には、Microsoft Print to PDF という 組み込みの PDF プリンタ があり、プリンタのドロップダウン メニューから選択できます。 Adobe PDF、Foxit、PDF Xchange などの別の PDF ドライブがある場合は、それらのいずれかを使用することもできます。 [印刷] をクリックする前に、印刷プレビューを見て、すべてが正しく表示されていることを確認してください。
