Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのオンライン アプリケーションの最も優れた機能の 1 つは、ドキュメントを共有できることです。 リアルタイムで共同作業する 場合でも、単に他の人にドキュメントを表示させる場合でも、非常に簡単です。
ただし、ドキュメントの共有にはボタンをクリックするだけではありません。何を誰と共有するかに応じて、共有権限について検討する必要があります。他の人がドキュメントを編集できるようにする必要がありますか?コメントを追加できるようにしたいですか?それともドキュメントは 表示専用に する必要がありますか?ドキュメントを共有する方法と権限のオプションについて説明します。
特定のユーザーとの共有を設定する
Google は、3 つのアプリケーションすべてでの共有に関して一貫性を保っています。したがって、使用しているアプリケーションに関係なく、同じ手順に従うことができます。このハウツーでは、例として Google ドキュメントを使用します。
準備ができたら、右上の「共有」をクリックします。または、メニューから [ファイル] > [共有] をクリックすることもできます。
連絡先の名前または共有する人の電子メール アドレスを入力します。ご希望に応じて複数名入力することも可能です。複数のユーザーと共有し、この段階で共有権限を調整する場合、権限を個別に設定することはできないことに注意してください。ただし、ドキュメントを共有した後、個人ごとに変更することもできます。これについては以下で説明します。
共有権限を調整する
右側のドロップダウン ボックスを使用して権限を選択します。編集者、閲覧者、またはコメント投稿者を選択できます。
- 編集者 : 変更を加えたり、提案を承認または拒否したり、ドキュメントを他のユーザーと共有したりできます。
- 閲覧者 : ドキュメントの閲覧のみが可能です。ドキュメントを変更したり共有したりすることはできません。
- コメント者 : コメントの追加と提案のみが可能です。ドキュメントを変更したり共有したりすることはできません。
上記はデフォルトの権限設定ですが、必要に応じていくつかの調整を行うことができます。共有ウィンドウで、右上の歯車アイコンをクリックします。
ここでは、編集者が権限を変更したり共有したりすることを禁止できます。また、閲覧者やコメント投稿者がダウンロード、印刷、コピーのアクションを参照できないようにすることもできます。ボックスのチェックを外して、好みに応じてこれらの権限を削除します。
ドキュメントを共有する
共有したい人を追加して権限を設定したら、必要に応じて「通知する人」のチェックボックスをオンにしてメッセージを追加できます。これにより、ドキュメントを共有したことを知らせる電子メールが相手に送信されます。 「送信」をクリックします。
ここで共有している相手に通知したくない場合は、必ず [相手に通知] ボックスのチェックを外して、[共有] をクリックしてください。ドキュメントへの独自のリンクを使用して自分で通知したい場合は、これを選択できます。
リンクを使用した共有を設定する
ドキュメントを多くの人々と共有する 予定がある場合は、代わりにドキュメントへのリンクを取得するオプションがあります。このオプションを使用すると、権限も設定できます。
「共有」をクリックし、共有ウィンドウの「リンクを取得」領域内をクリックします。次に、ドロップダウン ボックスに 2 つのオプション ( [制限付き] と [リンクを知っている人] ) が表示されます。
上記の領域に特定のユーザーを追加する場合は、 [制限付き] を組み合わせて使用します。これにより、共有相手以外の人がリンクにアクセスした場合にそのドキュメントにアクセスすることが制限されます。
リンクを知っている人なら誰でもドキュメントにアクセスできるようにするには、 「リンクを知っている人全員」 を使用します。次に、右側で [閲覧者]、[コメント投稿者]、または [編集者] を選択します。この権限は、リンクを使用してドキュメントにアクセスするすべてのユーザーに適用されます。
その後、リンクをコピーして他の人と共有できます。次に、「完了」をクリックします。
共有後に権限を変更する
特定のユーザーと共有する場合でも、単にリンクを共有する場合でも、最初に設定した権限を変更できます。右上の「共有」をクリックします。
特定のユーザーに対しては、共有ウィンドウの上部を使用します。権限を変更するユーザーの横にあるドロップダウン ボックスを選択し、新しい設定を選択します。 「保存」をクリックします。
リンクを知っている人は、共有ウィンドウの下部を使用してください。右側のドロップダウン ボックスで新しい権限を選択します。 「完了」をクリックします。
ドキュメントの共有を停止する
必要に応じて、ドキュメントの共有を簡単に停止できます。もう一度「共有」をクリックします。
特定のユーザーの場合は、そのユーザーの右側にあるドロップダウン ボックスを開いて [削除] を選択します。
リンクを知っている人は誰でも、設定を制限付きに変更できます。次に、上記のセクションの共有リストからアクセスしたくない人を必ず削除してください。
Google は同僚と共同作業するための他の方法も提供しています。 Google スプレッドシートのコメントを使用してスプレッドシートで共同作業したり 、 ドキュメントを作成したり、Google Chat で直接共同作業したり できます。
