他の人と共同作業したい場合に、同じコンピュータの周りに群がったり、電子メールでファイルをやり取りしたりする必要はありません。ドキュメントの同じコピーを全員で編集でき、リアルタイムで一緒に編集することもできます。
Google ドキュメントはより成熟したコラボレーション ソリューションであり、最も多くの経験があるため、Google ドキュメントをお勧めします。 Microsoft の Office Online には最近、リアルタイム共同編集機能が追加されたため、検討する価値があるかもしれません。
Googleドキュメント
Google ドキュメントは Google のオフィス スイートです 。ほとんどの Google サービスと同様、Web ブラウザでアクセスする無料のアプリケーションです。 Google ドキュメントで作成したファイルは Google ドライブに保存され、Google アカウントに関連付けられます。これらのファイルはコンピュータ上ではなくオンラインに存在するため、ドキュメントを他の人と簡単に共有できます。 Google はドキュメントを管理しており、他の人にドキュメントへのアクセスを許可することができます。
Google ドキュメントを共同作業に使用するには、 Google ドライブ Web サイト にアクセスし、Google アカウントでサインインします。 [作成] ボタンをクリックし、新しいドキュメントを作成するために作業するドキュメントの種類を選択します。 Google ドライブに保存されている既存のドキュメントを開いたり、コンピュータからドキュメントをアップロードしたりすることもできます。
ドキュメントを開いた状態で、「共有」ボタンをクリックします。このボタンの上にマウスを置くと、このドキュメントにアクセスできるユーザーが表示されます。
ドキュメントで共同作業する相手の電子メール アドレスを入力します。追加したユーザーにはデフォルトで編集権限がありますが、コメントまたはドキュメントの表示のみに制限することもできます。 「表示可能」権限は、ドキュメントを人々に見せるだけの場合に便利です。
デフォルトでは、ドキュメントを共有すると、そのユーザーは電子メールを受信します。電子メールにはドキュメントへのリンクが含まれているため、ユーザーはドキュメントを一緒に編集できます。あなたがドキュメントで作業していない場合でも問題ありません。ドキュメントを編集することができ、後でドキュメントに戻ったときに変更内容が表示されます。
複数の人が 1 つのドキュメントで作業している場合、複数のテキスト入力カーソルが表示されます。他の人がドキュメントに入力している内容をリアルタイムで確認できるため、お互いに衝突したり、後から競合する編集を解決したりすることなく、複雑なドキュメントで共同作業できます。共著者と話すために使用できるチャット機能もあります。
共有されているドキュメントのリストを表示するには、Google ドライブの [自分と共有] カテゴリをクリックします。
オフィスオンライン
Microsoft の Office Online は、以前は Office Web Apps として知られていました。これは、ブラウザーでアクセスする完全に無料の Web ベースの Microsoft Office バージョンです。これは Web アプリであるため、完全な Microsoft Office ではなく、より制限されています。 Microsoft Office のデスクトップ バージョンを使用してある程度のコラボレーションを行うことはできますが、Google ドキュメントが提供するほど成熟したコラボレーション ソリューションではありません。たとえば、 で共同作業する場合、一度に同じ段落で作業できるのは 1 人だけです。
Office Online は Office.com から入手できます。 Microsoft アカウントが必要で、ドキュメントは Microsoft の OneDrive (旧名 SkyDrive) ファイル ストレージ サービスに保存されます。
まず、Office Online サイトにアクセスして選択したアプリを開きます。または、OneDrive サイトにアクセスして既存のドキュメントを開きます。ドキュメントを開いた状態で、ページの上部にある [共有] ボタンをクリックします。リボンの [ファイル] メニューをクリックし、[共有] をクリックして、[他のユーザーと共有] を選択することもできます。
共有する電子メール アドレスを入力し、付与する権限を選択します。ドキュメントを共有する相手がドキュメントを編集できるかどうか、またそのために Microsoft アカウントが必要かどうかを選択できます。
ドキュメントを共有する相手は、ドキュメントへのリンクが記載された招待メールを受け取ります。文書を開いて [編集] ボタンをクリックし、[Word Online で編集] を選択して作業することができます。共有ペインからドキュメントを表示または編集する権限を持つユーザーのリストを管理できます。
インターネット経由で同じドキュメントをリアルタイムで作業する方法は他にもさまざまありますが、おそらくこれらのコラボレーション機能を使用する方がよいでしょう。 Google ドキュメントと Office Online は両方ともこれを簡単にし、連携できる有能な Office アプリが含まれています。
