Microsoft Outlook は、電子メール、タスク、予定を PST または OST ファイルとして保存します。これらは両方とも同じ基本的な仕事をします。ただし、データをバックアップ、復元、または移動するかどうかに応じて、重要な違いがいくつかあります。
PST ファイルと OST ファイルの違いを説明するには、技術の歴史、特に POP と IMAP 電子メール プロトコル の違いについて説明する必要があります。ここで簡単に概要を説明します。
POPって何？
ダイヤルアップ時代に使用されていた従来の電子メール プロトコルは、ポスト オフィス プロトコル (POP) でした。 POP の現在のバージョンはバージョン 3 (POP3) です。
POP はすべての電子メールをクライアントにダウンロードし、デフォルトで電子メール サーバーから削除します。これは、電子メールのコピーのみがコンピュータ上にあることを意味します。サーバーから電子メールを削除しないように POP を設定できます。
ただし、当時は通常、電子メールを 1 台のコンピュータからのみチェックしていたため、サーバー上に 2 番目のコピーを保持する必要はありませんでした。
POP を使用する場合、電子メール クライアントで行った変更は電子メール サーバーに反映されません。電子メール クライアントで電子メールを削除しても、電子メール サーバーでは何も起こりません。また、その逆も同様です。
IMAPとは何ですか?
Internet Messaging Access Protocol (IMAP) は、電子メールのコピーをサーバーからコンピュータ上のクライアントにダウンロードする、より新しいプロトコルです。電子メール クライアントで加えた変更はすべてサーバーと同期されます。コンピュータ上の電子メールを削除すると、電子メール サーバーからも削除されます。その逆も同様です。
IMAP は現代の世界にはるかに適しています。私たちは現在、複数のデバイスで同じ電子メール アカウントにアクセスしており、ほとんどの人が「常時接続」のブロードバンドまたはファイバー接続、およびモバイル データを利用しています。 IMAP を使用すると、電子メールで行うすべての操作が同期されます。
たとえば、携帯電話から電子メールを送信した場合、タブレットの「送信済み」フォルダーを見ると、送信した電子メールもそこに表示されます。このため、POP3 を使用する特別な理由がない限り、 IMAP を使用することをお勧めします 。
Microsoft は電子メール アカウントに IMAP ではなく Messaging API (MAPI) を使用していることに注意することも重要です。違いはありますが、MAPI と IMAP はどちらもクライアントと電子メール サーバーの間で電子メールを同期します。
POP、IMAP、PST、OST ファイル
POP アカウントをお持ちの場合、Outlook はすべての電子メールと予定を Personal Storage Table (.pst) ファイルに保存します。 PST ファイルは Outlook にインポートできます。これは、電子メールを新しいコンピュータに移動したり、コンピュータがクラッシュしたり操作不能になった場合に備えて保存できるバックアップを作成したりするのに最適です。
Microsoft Outlook 2013 までは、PST ファイルは IMAP または MAPI アカウントにも使用されていました。ただし、Outlook 2016 以降、クライアントは、IMAP および MAPI アカウントからのすべての電子メールと予定をオフライン ストレージ テーブル (.ost) ファイルに保存します。
インターネットに接続している限り、OST ファイルは電子メール サーバーと自動的に同期されます。ただし、PST ファイルとは異なり、OST ファイルを Outlook にインポートすることはできません。そうする必要がないからです。
新しいマシンに Outlook をセットアップし、IMAP または MAPI 経由で電子メール アカウントに接続している場合、すべての電子メールはサーバー上にあり、自動的にダウンロードされます。
PST ファイルと OST ファイルの決定的な違いは、PST の内容はそのファイルでのみ利用できることです。ただし、OST のコンテンツは、電子メール サーバーや、電子メール アカウントへのアクセスに使用するその他のデバイスでも利用できます。
いつ必要ですか?
ほとんどの場合、PST および OST ファイルについて心配する必要はありません。探しに行かない限り、どちらも表示したり、直接アクセスしたりすることはほとんどありません。
これらが実際に重要になるのは、データを新しいコンピュータに移動する場合、または電子メールをアーカイブする場合のみです。 POP3 電子メール アカウントを使用している場合は、PST ファイルを新しいコンピューターにコピーして、Outlook にインポートする必要があります。そうしないと、すべての電子メールが失われます。
IMAP または MAPI を使用する場合は、電子メール サーバー上のメールボックスのサイズのみを意識する必要があります。最大サイズに達し、すべての電子メールを保持したい場合は、電子メールの一部を PST ファイルにエクスポートし、電子メール サーバーから削除する必要があります。
PST ファイルを Outlook にインポートすると、これらの電子メールを引き続き表示できますが、電子メール サーバー上には存在しなくなります。
