今日は、Outlook の「退屈な」内容について取り上げます。メンテナンスとセキュリティ。たとえば、すべての重要なデータが含まれる Outlook 2013 データ ファイルをバックアップしてアーカイブすることで、そのファイルを維持および保護します。
これまでのところ、 、 G-mail の連絡先をアドレス帳にインポートする のに時間を費やしてきた場合、または Outlook を使用している という事実さえあれば、 アドレス帳 、保護する必要のあるデータがたくさんあることを意味します。
同様に、あなたもおそらく、 カレンダーの作成 、 タスクや Todo リストの 追加に多くの時間と労力を費やし、 保存したい大量のメモがある かもしれません。
これは結局のところ、データ ファイルを少なくとも時々バックアップするようにすることです。なぜなら、私たちの誰もが証明しているように、すべてのデータを失って最初からやり直さなければならないのは非常にイライラして憂鬱だからです。
メールコントロールパネル
まず、Windows のメール コントロール パネルを簡単に見てみましょう。
画像が示すように、Outlook セットアップの 3 つの主要な領域にアクセスできます。ただし、[電子メール アカウント…] ボタンまたは [データ ファイル…] ボタンをクリックすると、同じウィンドウの対応するタブが開きます。
次のスクリーンショットでは、[電子メール] タブが表示されており、電子メール アカウントに対して修復や変更などのアクションを実行できます。各アカウントのデータがどこに保存されているかを確認することもできます。
これらのデータ ファイルに直接影響を与えたい場合は、[データ ファイル] タブをクリックする必要があります。ここでできる便利なことがいくつかあります。
たとえば、「ファイルの場所を開く」ボタンをクリックすると、データ ファイルの場所を確認できます。これは、スキャンして修復する必要がある場合に備えて、それらがどこにあるかを知っておくと便利です (次のセクションで説明します)。
[アカウント設定] ウィンドウから使用できるもう 1 つの優れた機能があります。データ ファイルが巨大になり、大量のディスク領域を占有している場合 (古い電子メールを何ギガバイトも集めている人もいます)、ファイルを圧縮できます。
[データ ファイル] タブの [設定] ボタンをクリックし、[今すぐ圧縮] をクリックして Outlook データ ファイルのサイズを削減します。
メール コントロール パネルはデータ ファイルとプロファイルを管理するための信頼できる方法ですが、これが唯一の方法ではなく、Outlook アプリケーションを使用してメールボックスを管理することもできます。これらのコントロールは、データ ファイルを修復する方法を説明した直後に説明します。
PST メンテナンス ツールの実行
今まで気づかなかった方もいるかもしれませんが、Outlook データは .PST または .OST ファイルに保存されており、ほとんどの場合、これに問題はありません。
残念ながら、データが破損する場合があります。これは、データが悪い、または回復が絶望的であると言うのと同じではありません。付属の受信トレイ修復ツールを実行する必要があるだけです。受信トレイ修復ツールまたは「ScanPST」は、個人用フォルダー ファイルをスキャンして修復し、回復中に問題が発生した場合に備えて、破損した .PST または .OST ファイルのバックアップを作成しながらエラーを検証して修正します。
ScanPST ツールは、Outlook のインストール フォルダー (通常は C:\Program Files\Microsoft Office\Office15) にあります。見つかったら、ScanPST ユーティリティをダブルクリックして起動します。
まず最初に行う必要があるのは、.PST または .OST ファイルがある場所を参照することです。次のスクリーンショットでは、コンピューター上のどこにそれらが配置されているかがわかります。 1 つを選択し、「開く」をクリックします。
ScanPST ツールがエラーを検出した場合は、その旨が通知され、修復が提案されます。適切なタイトルのボタンをクリックして、修復を開始します。
完了すると、ScanPST ツールにより、Outlook ファイルが正常に修復されたことが通知されます。
必要に応じて、ツールを閉じるか、他のデータ ファイルに対してプロセスを繰り返すことができます。
データを自動的にアーカイブする
最後に、データを最適にアーカイブおよびバックアップする方法に関する重要な情報を紹介します。最初に説明したいのは、自動整理のオプションについてです。まず、リボンの「ファイル」タブをクリックすると、次の画面が表示されます。
[アカウントの追加] ボタンの上にあるドロップダウン メニューをクリックすると、参加するアカウント (該当する場合) を選択できることにすぐに注意してください。
「クリーンアップツール」ボタンをクリックし、オプションから「メールボックスのクリーンアップ」を選択しましょう。以下に表示される選択肢を示します。ここにあるものはすべて、受信トレイから余分なものを削除し、古いメッセージをアーカイブすることに特化しています。
[自動整理] ボタンをクリックすると、Outlook がそのように設定されているメール フォルダを自動アーカイブすることを意味します。自動アーカイブ オプションを設定するには、メール フォルダーを右クリックし、[自動アーカイブ] タブを選択する必要があります。
ここでは、典型的なメール フォルダーの [プロパティ] ウィンドウが表示されます。 [自動整理] タブでは、フォルダーの自動アーカイブ方法を調整できます。このスクリーンショットでは、フォルダーが独自のスケジュールとアクションに従って自動整理するように構成されていることに注意してください。
Outlook の全体的な既定の自動アーカイブ設定に従って、自動アーカイブするフォルダーを割り当てることもできます。フォルダーをデフォルト設定に設定し、「デフォルトのアーカイブ設定…」をクリックすると、次のダイアログが表示されます (「デフォルト」であるため、ここで設定した変更はすべて、デフォルトの自動アーカイブに設定されているすべてのフォルダーに適用されます)。
忘れないでください。オプションを開いて「詳細」見出しをクリックしても、これらの設定を見つけることができます。
次に、データの手動アーカイブに進みましょう。
データを手動でアーカイブする
簡単に言うと、自動アーカイブを使用したくない場合、または自分でアーカイブ手順を容易にしたい場合は、[アカウント情報] 画面にあるクリーンアップ ツールに戻り、[アーカイブ] をクリックして選択し、次のダイアログを開きます。
とても簡単です。アーカイブしたいフォルダーを選択し、アーカイブ アイテムの日付を選択して、アーカイブを保存するフォルダーを選択するだけです。以上です。完了です。
Outlook データ ファイルのバックアップと復元
Outlook データ ファイルのバックアップは、.OST または .PST ファイルを別のハード ドライブ、クラウド サーバー、サム ドライブ、またはその他の記憶媒体にコピーするのと同じくらい簡単です。データファイルの見つけ方を覚えていますか?
メールコントロールパネルを開き、「データファイル」ボタンをクリックします。 「ファイルの場所を開く…」をクリックすると、データファイルをバックアップできます。
ちなみに、データ ファイルを OneDrive や Dropbox フォルダーなどのクラウドの場所に永久に再配置すると、Outlook データが技術的に常にバックアップされるようになります。
バックアップしたデータ ファイルを復元するには、[ファイル] タブに戻り、[Outlook データ ファイルを開く] を選択します。
次のスクリーンショットでは、エクスプローラーが自動的にアーカイブを開きますが、データ ファイルが保存されている場所を参照することもできます。
必要なファイルを選択し、「開く」をクリックすると、ファイルに保存されているデータにアクセスできます。復元すると、通常どおりアイテムを参照して表示できるようになります。
バックアップされたデータ ファイルにアクセスする必要がなくなった場合は、最上位のフォルダーを右クリックして閉じるオプションを選択するだけです。
データ ファイルのバックアップと復元は大部分が手動作業ですが、頻繁に自動アーカイブするようにフォルダーを設定し、クラウド フォルダーなどの場所にアーカイブされている場合は、ある程度の安全性が確保されます。
ただし、データを失わないようにする最善の方法は、データ ファイルを定期的にバックアップすることです。何か追加したいことはありますか?ディスカッションフォーラムでお知らせください。いつものように、皆様からのフィードバックをお待ちしております。
