Outlook は連絡先がなければあまり役に立ちません。もちろん、途中でメール アドレスを入力することもできますが、それは時間がかかり、間違いが発生しやすくなります。連絡先を Outlook にすでに登録しておくと、数回クリックするだけで簡単なメッセージを送信できるので便利です。
最近の記事では、 Outlook の使用を開始する方法について説明しました が、今日はそれを拡張して連絡先の操作を含めたいと思います。連絡先は、連絡先、アプリケーションの使用方法など、Outlook エクスペリエンスの中心となります。
ご想像のとおり、Outlook では多くの連絡先管理を行うことができ、使用を開始する前にアドレス帳を設定しておくことは非常に意味があります。
アドレス帳を作成する
連絡先の管理を始めるには、まず人物モードを開いて作業に取り掛かることができます。アドレス帳に連絡先を追加する方法はいくつかあります。最初は、 Web メールや他の電子メール プログラムなどの別のソースからアドレス帳をインポートする ことになるでしょう。
所有している電子メール アカウントごとにアドレス帳があることに注意してください。この特定の状況では、ローカル Outlook データ ファイル用のローカル アドレス帳があり、電子メール アカウントに関連付けられた別のアドレス帳があります。
いずれにせよ、インポートするアドレス帳がない場合でも手動で連絡先の追加を開始できるように、基本を説明しましょう。次のスクリーンショットには、新しいアドレス帳の一部が表示されていますが、現時点では完全に空です。
まず、「新しい連絡先」ボタンをクリックするだけで、新しい連絡先ウィンドウが開きます。最初に、いかに多忙に見えるかに驚かれるかもしれませんが、心配する必要はありません。リボン上の多くの機能を見れば、これが非常に標準的な、ありふれた連絡先フォームであることがわかります。
それでは本題に入り、適切な値を入力して How-To Geek に連絡してみましょう。画像を追加することもできます。これは不要ですが、味気なく退屈なアドレス帳に良いアクセントを加えます。
連絡先の入力が完了したら、「保存して閉じる」をクリックするか、「保存して新規」をクリックして別の連絡先を生成します。そうしよう。まったく新しい連絡先を作成するか、同じ会社の新しい連絡先を作成するかを選択できます。
この場合、入力時間を節約するために後者を選択し、その後「保存して閉じる」をクリックして新しいアドレス帳エントリを表示します。
悪いことではありません。メールできる連絡先はすでに 2 件ありますが、これには時間がかかります。連絡先情報を別のソースから Outlook に移動できれば、はるかに簡単になります。
Web メール サービスなどを使用している場合は、連絡先がそこにある可能性が高いため、Outlook にインポートする必要があります。各連絡先を 1 つずつ入力したい場合は、それを歓迎しますが、Thunderbird、Gmail、または別の電子メール サービスからのメインの連絡先リストをインポートすることをお勧めします。
連絡先レコードのインポートとエクスポート
Gmail と Yahoo Mail! のどちらを使用しているか、または 1997 年からの電子メール アカウントを大切に保管し、連絡先などすべてを持っている場合は、必然的に連絡先を Outlook の連絡先にまとめて追加する必要がある場合があります。
これを行うには、別のソースから連絡先をエクスポートし、Outlook にインポートします。通常、これは電子メール アカウントまたはクライアントから設定またはオプションにアクセスし、連絡先のエクスポート オプションを選択するだけで簡単に実行できます。
通常は、それらを Outlook にインポートするだけで済みます。これは非常に簡単なプロセスであり、ほとんどの電子メール アプリケーションで同様です。 連絡先を Outlook にエクスポートおよびインポートする方法、またはその逆の方法について説明した記事を読むこと をお勧めします。
vカード? vCard とは何ですか?
vCard (仮想カード ファイルまたは .VCF) について聞いたことがあるかもしれません。おそらく、vCard を受け取ったり、使用したりしたことがあるかもしれません。 vCard は、電子メールの署名や添付ファイルなどを通じて他のユーザーと交換できる標準の電子名刺形式です。
いずれにしても、Outlook で vCard を処理する方法はいくつかあります。最も可能性の高いシナリオは、連絡先を vCard からインポートまたは vCard にエクスポートする必要がある場合です。 、すぐに理解できるようになります。
場合によっては、単一の vCard ファイルに多数の vCard が保存されていることがあります。ただし、このファイルを変換しようとすると、ファイル内の最初の vCard のみがインポートされます。この制限を克服するには、まず .CSV ファイルに変換し、それを Outlook にインポートする必要があります。そのプロセスの詳細については 。
最後に、前の段落で説明したように、すべての連絡先を個々の vCard または 1 つのマスター vCard にエクスポートできます。繰り返しになりますが、 ので、これを読めば、vCard を Outlook に出入りする方法を比較的簡単に理解できるはずです。
連絡先グループの作成と管理
選択した魂のグループにメッセージをすぐに送信できるので、誰かを含めることを忘れずに済み、To: フィールドにそれぞれの名前を入力する手間も省けるので、グループについて話し合いましょう。
連絡先グループを設定するには、リボンの「新しい連絡先グループ」をクリックします。
開いたら、まずグループに何と呼ぶかを決定する必要があります (ここでは「CES 2015」という名前を付けます)。次に、「メンバーの追加」をクリックして、「Outlook 連絡先から」を選択します。また、その場で新しい連絡先を作成したり、会社のディレクトリの人々を含めたい場合などに別のアドレス帳を選択したりすることもできます。
リストからグループのメンバーを選択します。 「CTRL」を押しながら各メンバーを左クリックすると、メンバーを選択できることに注意してください。とにかく、新しいメンバーを追加したい場合は、名前を選択し、「メンバー ->」ボタンをクリックすると、そのメンバーがグループに追加されます。
完了したら、「OK」をクリックします。
グループ管理画面に戻るので、新しいグループのメンバーを確認したり、その他の変更を加えたりできます。たとえば、グループを Vcard または Outlook の連絡先として転送したり、グループに関するメモを追加したり、グループ全体に電子メールを送信したり、グループ メンバーのみとの会議を作成したりできます。
この例では、[保存して閉じる] をクリックしてグループを正式に作成し、Outlook のメイン ウィンドウに戻ります。連絡先リストに新しいグループが表示され、グループ アイコンで示されます。右側にはグループのメンバーが表示され、アクションを実行するためのアイコンが表示されます。この例では、電子メール アイコンと [編集] ボタンのみが使用可能です。
グループに電子メールを送信する最も簡単な方法は、[宛先] フィールドにグループの名前を入力することです。この場合、「CES 2015」と入力すると、Outlook はそのグループの全員にメッセージを送信することを認識します。 。
人のオプション
[ファイル] -> [オプション] をクリックすると、さまざまなカテゴリでさまざまな方法で Outlook を構成できます。
ここに人材の選択肢があります。 Outlook オプションの他のカテゴリとは異なり、[人物] オプションは数が少なく、並べ替えが非常に簡単です。
ここにあるオプションを使用すると、名前のファイル方法、追加のインデックスを表示するかどうか、オンライン ステータスや写真を表示するかどうかを決定できます。
Outlook の連絡先の管理は非常に簡単ですが、これまで見てきたように、連絡先を適切に維持するためにさらに多くのことを行うことができます。連絡先に名前とメール アドレス以外の情報があれば、Outlook のエクスペリエンスをさらに充実させることができます。
ただし、Gmail などをプライマリ メール プロバイダーとして使用することにまだ慣れている場合でも、Outlook を使用して連絡先を管理しながら、 連絡先を Gmail アカウントと同期させる ことができます。
