Microsoft Word のパワーユーザーが知っておくべき 6 つのコツ

重要なポイント

頻繁に使用するコマンドをクイックアクセスツールバーに追加します。 [ファイル] > [オプション] > [クイックアクセスツールバー] に移動します。コマンドを選択し、「追加>>」をクリックしてから「OK」をクリックします。
長い単語または行のショートカットエントリをオートコレクトリストに追加します。 Word では、入力時にショートカットが全文に置き換えられます。
大量のテキストを移動するには、Word のスパイクツールを試してください。複数のテキストブロックを切り取るかコピーし、必要な場所に貼り付けます。

Microsoft Word をどれだけ長く使用していても、まだ試していない機能がいくつかあるかもしれません。ここでは、効率を向上させ、時間を節約するのに役立つ Microsoft Word のあまり知られていない機能をいくつか紹介します。

よく使用するコマンドをクイックアクセスツールバーに追加する

画面の左上にあるクイックアクセスツールバーには、保存、元に戻す、やり直しなどのコマンドがあり、一般的なタスクをすばやく実行できます。このツールバーにコマンドを追加して、ワークフローをさらに効率化することができます。たとえば、文書に画像を頻繁に挿入する場合は、「画像の挿入」コマンドを追加できます。

クイックアクセスツールバーにコマンドを追加するには、左上隅の [ファイル] メニューを開き、[オプション] を選択します。 [クイックアクセスツールバー] セクションに移動し、左側のリストから追加するコマンドを選択し、[追加 >>] ボタンをクリックして、[OK] をクリックして確認します。これにより、選択したコマンドがツールバーに追加されます。

オートコレクトリストに目的のショートカットを追加します

自動修正機能は、Microsoft Word でのスペルミスを自動的に修正します。しかし、オートコレクトリストのショートカットにカスタム修正を追加できることをご存知ですか?たとえば、長いビジネス名を頻繁に入力する場合は、そのエントリを追加できます。その後、そのショートカットを入力するたびに、オートコレクトによって割り当てられたテキストに置き換えられます。

オートコレクトリストにカスタムショートカットを追加するには、左上の [ファイル] メニューに移動し、[オプション] を選択します。次に、左側の [校正] タブに移動し、右側の [オートコレクトオプション] ボタンをクリックします。

次に、[置換] ボックスに希望のショートカットを入力し、[置換] ボックスに完全な単語または行を入力します。最後に、「OK」をクリックして変更を保存します。

これで、割り当てたショートカットを入力すると、Microsoft Word が自動的に追加した長い単語に置き換えます。

Microsoft Word内でテキストを直接翻訳

Microsoft Word には便利な翻訳ツールが付属しています。ドキュメントを外国語から母国語に翻訳したり、ドキュメントを共有している相手の言語に変換したりできます。 Word 文書内の特定のセクションを翻訳し、ワンクリックでテキストを翻訳されたバージョンに置き換えることもできます。

翻訳ツールを使用するには、Microsoft Word で文書を開き、[レビュー] タブに移動して、[翻訳] > [選択範囲を翻訳] をクリックします。翻訳元および翻訳先の言語を選択すると、残りは Word が自動的に処理します。元のテキストを翻訳版に置き換える場合は、「挿入」をクリックします。

文書全体を翻訳するには、「文書」タブに移動し、文書の現在の言語を選択し、翻訳先の言語を選択して、「翻訳」をクリックします。

スパイクツールを使用して複数のブロックをカットアンドペーストする

拡張クリップボード機能である Spike を使用すると、文書からテキストやコンテンツの複数のブロックを切り取りまたはコピーし、同じ文書内または別の Word 文書内など、別の場所に貼り付けることができます。この機能は、一度に部分を切り取ったりコピーしたり貼り付けたりできるため、Word 文書から特定の情報を抽出する場合に特に便利です。

スパイクツールを使用してコンテンツを再配置するには、切り取りまたはコピーするテキストの最初の部分を選択し、CTRL+F3 (または Mac の場合は CMD+F3) を押します。切り取りまたはコピーするテキストの追加部分ごとにこのプロセスを繰り返します。目的のコンテンツをすべてコピー (または切り取り) したら、貼り付ける場所に移動し、CTRL+Shift+F3 (または Mac の場合は CMD+Shift+F3) を押します。

ドキュメントの 2 つのバージョンを比較する

Microsoft Word には便利な比較ツールが用意されており、これを使用すると、文書の 2 つのバージョンを比較し、元のバージョンと比較して改訂版に加えられた変更を確認できます。異なる作成者に異なる色を割り当てることで変更を強調表示し、作成者が名前を追加している場合は、誰がどの変更を加えたかを簡単に識別できます。

この機能を使用するには、[レビュー] タブに移動し、[比較] ドロップダウンをクリックして、[比較…] を選択します。

次に、参照アイコンをクリックして元のドキュメントと改訂されたドキュメントを選択し、[OK] をクリックします。

Word では、作成者による変更が左側のサイドバーに表示され、変更内容が中央のウィンドウに表示され、変更のない元の文書が右側に表示されます。ドキュメントの元のバージョンと改訂版の両方、およびさまざまな作成者によって行われたすべての変更を 1 つのビューで簡単に確認できます。

テキストから表への変換、またはその逆の変換

Microsoft Word はプロセス、またはその逆のプロセスを簡素化します。表形式で表示したいコンテンツがあるが、各項目を個別のフィールドに手動で入力したくない場合は、テキストから表への機能を使用すると、ワンクリックでデータを表に変換できます。

同様に、データが表に整理されており、各エントリを手動でコピーして貼り付けることなくテキストに変換したい場合は、表からテキストへの変換機能が役に立ちます。

テキストを表に変換するには、変換するテキストを強調表示して、「挿入」タブに進みます。

そこから、[テーブル] ドロップダウンメニューをクリックし、[テキストをテーブルに変換] を選択します。

テキストを表に変換するには、各エントリをカンマで区切る必要があります。そうしないと、変換が正しく機能しません。