協力的な作業者チームに所属している場合、または単に自分の作業の複数の改訂に対処している場合、段階的な変更を追跡できることが重要です。 Microsoft Word では、ほぼ同一の 2 つの文書の相違点をすべて比較する機能が比較ツールに組み込まれています。使用方法は次のとおりです。
まず、Word および任意の文書ファイルを開きます。 (比較しているドキュメントの 1 つ、完全に別のドキュメント、または単に空のプロジェクトにすることができます。) 画面上部の [レビュー] タブをクリックしてリボン メニューを開き、[比較] ボタンをクリックします。 –メニューの右側近くにあります。
別のメニューが開いた場合は、もう一度「比較」をクリックします。次に、新しいウィンドウで、「オリジナル」 (またはそれ以前の) ドキュメントと「改訂版」 (またはそれ以降) の 2 つのドキュメントを選択します。ドロップダウン メニューにどちらも表示されない場合は、右側のフォルダー アイコンをクリックし、ファイル ブラウザーを使用してドキュメントを参照します。
[ラベルの変更内容] で、どの相違点がどの文書に属するかを追跡するのに役立つメモを設定できます。ここでは、原稿の最新版であるため、「後で」というラベルを付けます。タグは改訂されたドキュメントにのみ追加できますが、二重矢印アイコンを使用してタグを切り替えることができます。
「詳細」ボタンをクリックして詳細オプションを表示します。これらのほとんどは説明の必要がなく、すべてのオプションがデフォルトで有効になっています。 「変更を表示」オプションに注目してください。このオプションでは、一度に 1 文字 (非常に遅い) または一度に 1 単語のいずれかで個々の変更が表示されます。
「OK」をクリックします。 Word では、単一の文書内で複雑に見えるペインの選択が開かれます。左から右に、変更の項目別リスト、左余白に変更を示す赤いマークが付いた「改訂済み」文書の全体図、元の文書と改訂された文書が積み重なって表示される二重ペインが表示されます。マウス ホイールを使用してスクロールすると、3 つの主ペインすべてが一度にスクロールされますが、各ペインの右側にあるスクロール バーを使用して、個々のペインをそれぞれにスクロールできます。
ここでは [リビジョン] ペインが最も便利です。それぞれの変更点、何が削除され、何が追加されたのかが、ドキュメントの上から下の順に表示されます。これは、テキストと書式の違いを一目で確認できる素晴らしい方法です。 [リビジョン] ペイン内のエントリのいずれかをクリックすると、他のペインが関連する位置まで即座にスクロールされます。きちんとした！
[リビジョン] タブを使用して特定のリビジョンを見つけたら、中央のペインで関連するテキストを右クリックできます。変更を維持するには、「承認」または「拒否」をクリックして (その後、対応するアクションを実行します)、変更を元に戻します。
この比較されたドキュメントを、現在表示しているドキュメントのいずれにも影響を与えない別のファイルとして保存できます。 [ファイル]、[名前を付けて保存] の順にクリックし、他の Word 文書と同様に保存します。
いずれかの文書が パスワードで保護され ている場合、または文書の変更が Word で保護されている場合、比較機能は使用できないことに注意してください。 [レビュー] > [変更の追跡] をクリックすると、個々のドキュメントでこの設定を変更できます。
