電子メールの受信箱の仕掛けが次々と登場します。最初に Google が優先トレイを導入し、現在は カテゴリ タブ を使用しています。 Dropbox が Mailbox を買収したことで、受信トレイが ToDo リストのようなものになります。 Microsoft の Outlook.com には、受信トレイを自動的に整理する スイープ機能 があります。
これらはすべて、電子メールの受信トレイを管理しようとする試みです。これらの仕掛けはあなた自身ほど賢くはありません。そのため、より積極的な役割を果たすことで、メールをより賢くすることができます。
ここでは Gmail を使用しますが、原則はどの電子メール クライアントでも同様です。
従来の受信トレイを使用する
まず、Gmail が現在使用しているギミックの多い受信トレイをすべて取り除きます。これらの受信トレイでは、カテゴリと優先順位が完全に正しく設定されることはありません。何も見逃していないことを確認するためにすべての電子メールに目を通すことを強制し、スパム状の役に立たない電子メールを無視して受信し続けるよう奨励します。
Gmail でよりクラシックな受信トレイを使用するには、歯車アイコンをクリックして [設定] を選択します。 [受信トレイ] タブをクリックし、[受信トレイの種類] ボックスをクリックして、最初に [未読] を選択します。すべてのタブと優先順位のオプションが消えます。
不要なメールの購読を解除する
タブ付きのカテゴリと優先順位を無効にすると、すべてのメールが 1 つの大きな山に分類されます。役に立たないソーシャル ネットワークの通知メールやニュースレターはすべて、実際の重要なメールと一緒に受信箱に届きます。
これは良いことです。目にしたくない電子メールを単に隠蔽するのではなく、受信を完全に阻止する必要があります。
見たくないメールの種類を検討してください。一般的な種類の役に立たないメールには、Facebook や Google+ の通知、プロモーション メール、誤って登録した可能性のあるニュースレターなどがあります。見たくないメールが届いたら、そのメールを開いて「配信停止」リンク (通常はメールの一番下にあります) を使用して、メールの配信を停止し、今後メールが届かないようにします。
(電子メールが実際にスパムである場合は、[配信停止] リンクを使用しないでください。スパム発信者は、これを誰かが電子メールを読んでいる兆候とみなして、さらに多くのスパムを送信するためです。本物のスパム メールの場合は、[スパム] ボタンをクリックします。正当な組織の場合は、[購読解除] をクリックします)。
確かに、実際に購読を解除するには事前に少し手間がかかりますが、長期的にはメールの管理がはるかに容易になります。気にしないメールが届いた場合は、購読解除リンクを使用して、すぐに今後のメールが届かないようにしてください。
配信停止できない不要なメールをゴミ箱に送る
米国の法律 (具体的には CAN-SPAM 法) では、企業が今後の電子メールをオプトアウトできるように電子メールに購読解除リンクを提供しないことは実際には違法です。しかし、一部の企業はメモを受け取っていないか、気にしていません。法的手段を講じて相手のメールリストから削除するのではなく、フィルタを作成するだけで、今後その相手からのすべてのメールをゴミ箱に送信し、そこで見る必要がなくなります。
Gmail でこのようなメールを扱う場合は、メールを開いて [その他] リンクをクリックし、[次のようなメッセージをフィルタリング] を選択します。フィルターを調整して電子メールをブロックします。たとえば、その送信者からの他の電子メールの受信をまったく気にしない場合は、電子メール アドレスに基づいてフィルターできます。フィルターを使用して、そのような電子メールをすべてゴミ箱に送ります。
見たくないメールを自動的にアーカイブする
一部の電子メールは保持することが重要ですが、いずれにしても見たくない場合があります。たとえば、オンライン ストアから何かを購入するたびに、確認の領収書が送信される場合があります。必要な場合に備えてこのような領収書を用意しておくのは良いことですが、商品を頻繁に購入し、そのようなメールを決して見たくない場合は、最初から受信箱に受信しないようにすることもできます。
これはさまざまな種類の電子メールに当てはまります。たとえば、PayPal は、お金を引き出すたびに「銀行に送金しています」という電子メールを送信します。このメールを記録として残しておく必要があるかもしれませんが、受信箱には表示したくないかもしれません。
このような電子メールを受信したときに自動的にアーカイブすると、このプロセスを自動操縦に置くことができます。このようなメールを開き、Gmail の [その他] ボタンをクリックし、[次のようなメッセージをフィルタリング] を選択するだけです。キャッチしたいメールを含むように フィルターを調整します 。常に同じであれば、おそらく件名に基づいてください。迷惑にならないように、メールを自動的にアーカイブして既読としてマークするように Gmail に指示します。
また、Gmail に「自動的にアーカイブ」などのラベルを自動的に適用したり、より具体的なラベルを適用したりすることもできます。これにより、将来実際にメールが必要になった場合に、そのメールをすぐに見つけることができます。
自動ラベルの設定
このプロセスに従っていれば、受信メールの量を減らすことができたはずです。ここで、重要なメールを分類するお手伝いをします。
この部分はオプションですが、特にさまざまな目的で大量の電子メールを受信する場合に役立ちます。たとえば、 複数の Gmail アカウントを 1 つの受信トレイに結合し 、個人用メールと仕事用メールをすべて同じ場所にまとめている場合があります。
受信メールを特定のラベルに自動的に分類するフィルターを作成してみてください。たとえば、銀行からのメールに自動的に「銀行」ラベルを付けることができます。個人用メールには「個人」ラベルを付け、仕事用メールには「仕事」ラベルを付けることができます。購入した製品のレシートには「レシート」ラベルが付けられる場合があります。この部分を手動で行う必要はありません。Gmail を設定するだけで、メールが自動的にカテゴリに分類されます。
これらすべてのラベルを色分けすると、メール クライアントでメールが自動的に分類され、送信元が一目でわかるようになります。 Gmail でラベルを色分けするには、左側のペインでそのカラー ボックスをクリックし、新しい色を選択します。
このようなラベル システムを使用すると、Android 上の Gmail アプリや他のプラットフォーム上の電子メール通知機能で、 新しいメッセージが重要なラベルに到着した場合にのみ 通知するようにすることもでき、通知の過負荷を防ぐことができます。
強調表示したい特定のメール (上司や配偶者からのメールなど) がある場合は、その送信者からのメッセージが到着したときに自動的にスターを付けるようにフィルターを設定できます。 Gmail の受信箱設定で「スター付き」の受信箱タイプを選択すると、そのような重要なメールが自動的に受信箱の一番上に表示されるようになります。これは、Gmail の設定方法に応じて正確に発生します。受信トレイの優先順位システムと格闘したり、実際に何が重要かを Gmail に教えようとしたりする必要はありません。
これは、一度設定したらあとは忘れるというプロセスではありません。確かに、電子メールの購読を解除した後、またはフィルターを設定した後も、電子メール クライアントはすべての受信電子メールに対して引き続きアクションを実行しますが、常に新しい種類の電子メールが到着します。購読を解除し、適切にフィルタリングして、電子メールの受信トレイが再び整理不能になるのを防ぐための措置を講じる必要があります。
電子メールの仕掛けは、このプロセスを自動化しようとします。見たくない電子メールを自動的に非表示にし、重要なものを強調表示し、電子メールを分類しようとします。ただし、もう少し事前の作業を行うことで、電子メールの受信トレイが希望通りに動作するように設定でき、これらすべてのギミックが不要になります。
