Gmail で必要なメールのみの通知を受け取る方法

電子メールは誰もが使用する強力なツールですが、受信トレイに届くすべてのメッセージの通知を受け取るのは非常に煩わしい場合もあります。ただし、Gmail では、沈黙を保ちながら、自分にとって重要なメッセージについてすぐに知るためのさまざまな方法があります。

使用できる Gmail 受信トレイの主な 2 種類

本題に入る前に、まず Gmail の受信トレイのさまざまな種類について説明する必要があります。まず、「デフォルト」受信トレイがあります。これは Gmail のタブ付きインターフェイスを使用しており、メッセージを自動的に分類し、プライマリ、ソーシャル、プロモーション、アップデート、フォーラムなどの適切なカテゴリに分類します。これは、Gmail がすぐに使える設定方法であり (ただし、「フォーラム」オプションはデフォルトで無効になっています)、ユーザーはラベルをカスタマイズして個別に切り替え、プライマリ ボックスを保存できます。

または、「優先」受信トレイを使用するように Gmail を設定することもできます。これは Gmail の古い従来のインターフェイスに似ています。メッセージは上から下までいくつかのカテゴリに分類されますが、上部にタブはありません。優先トレイは「重要」とみなしたメッセージを (電子メールの送信者などの要素に基づいて) 一番上に表示するため、常に最初に表示されます。どのメールが重要でどのメールがそうでないかを、時間の経過とともに (そしてユーザーの支援があれば) 学習します。そこから、ユーザーは、次のセクションで自分にとって重要なものを指定して、受信トレイの外観をさらにカスタマイズできます。多くのユーザーは個人用メールにデフォルトの受信箱を使用することを選択しますが、仕事用の受信箱には優先順位の方が合理的です。

最後に、他にもいくつかのオプションがあります: 重要なものを最初、未読のものを最初、スター付きを最初にします。これらはすべて一目瞭然であり、このチュートリアルの目的では、優先トレイと同様に機能します。

通知を設定する方法は、使用している受信トレイによって異なります。どちらが自分にとって最適かを判断して (アカウントごとに異なるものを使用できます)、始めましょう。

簡単な方法: デフォルトの受信トレイに通知を設定する

Gmail のデフォルトのタブ付き受信トレイを使用している場合、読みたいメッセージの通知を設定するのは非常に簡単ですが、これにより最小限の制御が可能になります。通知を微調整したい場合は、次のセクションに進んでください。これらの方法では、セットアップに少し手間がかかりますが、より詳細に制御できます。

ステップ 1: デフォルトの受信トレイをオンにする

受信トレイの設定を変更したことがない場合は、すでにデフォルトの受信トレイになっている可能性が高くなります。ただし、よくわからない場合は、確認して損はありません。そのため、この設定がどこにあるのかを見てみましょう (必要に応じて微調整してください)。注: この設定は iOS には存在しませんが、ウェブ上で変更すると、iOS の Gmail アプリに同期されます。 Android には同期されないため、Andorid ユーザーはウェブとモバイル アプリで変更する必要があります。

• ウェブの場合: まず、右上隅にある歯車アイコンをクリックし、[設定] を選択します。次のページで「受信トレイ」タブをクリックします。上部のオプションには、現在使用している受信トレイのタイプが表示されます。変更するには、ドロップダウン メニューをクリックして、使用する受信トレイを選択するだけです。

• Android の場合: 左側のメニューをスライドして開き、[設定] まで下にスクロールします。そこからメールアドレスを選択し、「受信トレイの種類」をタップします。まだ選択されていない場合は、「デフォルト」を選択します。終わり。

シンプルですよね？次に、通知をカスタマイズします。

ステップ 2: プライマリ タブの通知をオンにする

デフォルトの受信トレイを使用しているので、どのタブで通知を行うかを選択できるようになりました。デフォルトの受信トレイは、綿毛を分類し、(各タブに従って) 必要なものを適切な場所に配置するのに非常に優れているため、「プライマリ」ボックスの通知をオンにするだけです。これは基本的に、何らかの形式のニュースレター、ソーシャル通知、またはクーポン/プロモーション以外のもので構成されます。基本的には、実際の人々からの定期的なメールです。 (アップデートやプロモーションなど、他のボックスからの通知が必要な場合は、ニーズに合わせてこれらの手順を調整できます。)

• Chrome の場合: パソコンで通知を受け取りたい場合は、Gmail を開き、Chrome のアドレスバーにある [セキュリティ] リンクをクリックします。 [通知] まで下にスクロールし、[このサイトでは常に許可する] を選択します。

• Android の場合: Gmail で、スライド メニューを開き、[設定] に進みます。電子メール アドレスを選択し、[ラベルの管理] をタップしてから、[プライマリ] (一番上のオプション) をタップします。このボックスの通知はデフォルトで有効になっている可能性が高くなりますが、すべてのメールに対して音声通知を受け取りたい場合は、「すべてのメッセージに対して通知する」ボックスにチェックを入れます。

• iOS の場合: Gmail アプリで、左側のメニューをスライドして開き、[設定] まで下にスクロールします。電子メール アドレスをタップし、[通知] セクションの [プライマリのみ] オプションにチェックを入れます。これ以上に簡単なことはありません。

今後は、プライマリ受信トレイ内のメッセージの通知のみを受け取るようになります。ニース！

ステップ 3: デフォルトの受信トレイをトレーニングする

まだ終わっていません。 Gmail は完璧ではないため、場合によっては間違ったボックスに分類されてしまい、通知が送信されるべきときに送信されない可能性があります。長期的には、他のボックスを監視する必要があります。 [更新] タブに表示される通知を受け取りたい内容がある場合は、同様のメッセージをプライマリに送信するように Gmail に通知する必要があります。

• ウェブ上: ブラウザでは、電子メールを適切なタブにドラッグ アンド ドロップするだけです。 Gmail は次回のためにそれを記憶します。

• Android および iOS の場合: まず、メッセージのアイコン (メッセージ自体の左側) をタップするか、メッセージが灰色になるまでメッセージを長押しします。次に、右上隅にある 3 つのボタンのオーバーフロー メニューをクリックし、[移動] を選択します。 「プライマリ」を選択します。それ以降、その送信者からのメールは常にプライマリ ボックスに送信されます。

デフォルトの受信トレイのタブ付きインターフェースの性質上、希望どおりに設定するには時間がかかる場合があります。すべてのメッセージを監視する必要があるため、あちこちでメッセージを見逃しがちです。しかし、使えば使うほど（メールを正しいタブに移動すればするほど）賢くなっていきます。

ある程度カスタマイズ可能な方法: 優先トレイの通知を設定する

あなたが優先トレイのユーザー (または切り替えを計画している) の場合は、良いニュースがあります。受信トレイの通知の設定は非常に簡単です。ただし、デフォルトの受信トレイよりも少しトレーニングが必要になる場合があります。

ステップ 1: 優先トレイをオンにする

まず最初に、新しい受信トレイを設定しましょう。優先トレイを使用している場合は、手順 2 に進みます。よくわからない場合は、指示に従って、現在使用している受信トレイを確認してください。注: この設定は iOS には存在しませんが、ウェブ上で変更すると、iOS の Gmail アプリに同期されます。 Android には同期されないため、Andorid ユーザーはウェブとモバイル アプリで変更する必要があります。

• ウェブの場合: デスクトップで Gmail に移動し、右隅にある歯車をクリックして、[設定] を選択します。そこから、「受信箱」タブをクリックし、受信箱の種類を確認します。現在使用している受信ボックスが表示されます。優先ではなく、切り替えたい場合は、ドロップダウン メニューから選択するだけです。

• Android の場合: 左側のメニューを開き、[設定] まで下にスクロールします。そこからメールアドレスを選択し、「受信箱の種類」をタップします。まだ選択されていない場合は、「優先受信トレイ」を選択します。

すべてのデバイスで優先トレイを使用できるようになったので、通知を設定します。

ステップ 2: 重要なメッセージの通知をオンにする

優先受信トレイとデフォルトの受信トレイは、互いにほぼ同様に機能します。Gmail は重要なものを選択し、残りを分類します。これはデフォルトの受信トレイのカテゴリとタブで行われますが、優先順位はもう少し単純です。重要なものが一番上に表示され、その他はすべて下に表示されます。これにより、さらにカスタマイズが可能になり、インターフェイスがよりシンプルになります。通知をオンにするには:

• ウェブ上: ウェブ通知をオンにするには、Gmail を開き、Chrome のアドレスバーにある [セキュリティ] リンクをクリックし、[通知] まで下にスクロールして、[このサイトを常に許可する] を選択します。

• Android の場合: Gmail アプリで、左側からスライドしてメニューを開き、[設定] まで下にスクロールしてメール アドレスを選択し、チェックボックスで [通知] が有効になっていることを確認します。 「重要な」メッセージごとに通知が必要な場合は、「優先受信トレイの音とバイブレーション」をタップし、「すべてのメッセージについて通知する」ボックスにチェックを入れます。

• iOS の場合: Gmail アプリを開き、左側のメニューをスライドして開き、[設定] を選択します。電子メール アドレスを選択し、[通知] セクションで [重要のみ] が選択されていることを確認します。

ステップ 3: 優先受信トレイをトレーニングする

優先トレイは、ユーザーの電子メールの内容を監視して機能します。頻繁に読む送信者からのメッセージは、おそらくあなたにとって重要であるため、重要としてマークされます。しかし、それ自体はそれほど賢いわけではありません。時々、問題が発生して、重要でないメッセージを重要なものとしてマークしたり、その逆を行ったりすることがあります。何か問題が発生したときに修正すれば、はるかにスマートにすることができます。数日か数週間後には、すべてがうまくいくようになるでしょう。

• Web の場合: メッセージが重要 (または重要ではない) であることを示すには、メッセージ送信者の左側にある小さな矢印のようなアイコンをクリックするだけです。黄色はメッセージが重要であることを意味し、マークがついていないことはメッセージが重要ではないことを意味します。メッセージが重要とマークされた理由を確認するには、矢印の上に数秒間マウスを置きます。

• Android および iOS の場合: まず、送信者のアイコン (メッセージの左側) をタップするか、単にメッセージを長押しします。次に、右上にある 3 つのボタンのオーバーフロー メニューをタップし、[重要とマークする] (または、それを実行しようとしている場合は、[重要ではないとしてマークする]) を選択します。

デフォルトの受信トレイと同様、優先トレイが希望どおりに機能するまでには少し時間がかかる場合があります。良いニュースは、使えば使うほど良くなるということです。ビジネスについて話して、どのメッセージが自分にとって重要かを Gmail に知らせれば、すぐに実際に知りたいメッセージだけが通知されるようになります。

詳細な方法: フィルターとラベルを使用して通知をカスタマイズする

これだけでは十分でない場合は、もう 1 つのオプションがあります。特定の特徴を持つ電子メールのみを通知する独自のカスタム フィルターを作成できます。実際に始めるには、まずパソコンで Gmail を起動する必要があります。モバイル Gmail アプリではおそらくフィルタの設定はできません (実際にそうしたいわけではありません)。

ステップ 1: カスタム フィルターを設定する

まず最初に、右上隅にあるドロップダウン矢印の付いた歯車アイコンをクリックし、[設定] をクリックします。

ここから、「フィルターとブロックされたアドレス」タブに移動します。

このセクションの中央に、「新しいフィルターを作成する」というオプションがあります。それをクリックしてください。

新しいボックスが表示され、いくつかのオプションが表示されます。何をしようとしているかに応じて、ここに適切な情報を入力します。たとえば、特定の送信者から通知を受け取りたい場合は、その送信者の電子メール アドレスを「宛先」エントリに入力します。または、特定のキーワードについて通知を受け取りたい場合は、「件名」または「その言葉がある」オプションを使用します。これは通知設定に固有のものであるため、ここで何を入力すればよいかはわかりませんが、ここで実行できるすべての便利な機能に関するヒントについては 、Gmail フィルター ガイドを 参照してください。

フィルターにすべての情報を入力したら、右下の [この検索で​​フィルターを作成] リンクをクリックします。

次のウィンドウでは、メッセージにラベルを自動的に適用する機能など、より具体的なオプションをいくつか設定できます。 [ラベルを適用] ボックスにチェックを入れて、[ラベルを選択] ドロップダウンをクリックします。ここでは新しいラベルを作成するので、「新しいラベル」を選択します。

新しいラベルに名前を付けます。ラベルの機能に当てはまる名前が最も合理的ですが、ここでは好きなように名前を付けることができます。後で使うために覚えておいてください。完了したら、「作成」ボタンをクリックします。

最後に、必要に応じて、このフィルターを既存のすべての会話に遡って適用できます。[一致する XX 件の会話にもフィルターを適用する] ボックスにチェックを入れるだけです。これにより、新しいフィルターのすべてを 1 か所 (作成した新しいラベルの下) で簡単に確認できるようになります。すべての設定が完了したら、[フィルターの作成] オプションをクリックするだけです。

ブーム、フィルターが完成しました。

ステップ 2: フィルターの通知を構成する

残念ながら、Web や iOS では通知を細かく制御する方法がないため、このセクションは Android ユーザーのみを対象としています。他の皆さん、ごめんなさい。

まず、Gmail アプリを開き、左側からメニューをスライドして開き、下までスクロールして [設定] を選択します。

携帯電話に複数の電子メール アドレスがサインインしている場合は、新しいフィルターとラベルを作成した電子メール アドレスを選択します。

「ラベルの管理」エントリまで下にスクロールし、それを選択します。次の画面で、最初のオプション (通常、使用している受信トレイの種類に基づいて名前が付けられます) をタップします。

特定のメールの通知のみが必要な場合は、他のすべての通知を無効にする必要があります。ここで「通知にラベルを付ける」オプションの選択を解除します。ここでは「同期」オプションをそのままにしておいてください。

[ラベルの管理] 画面に戻り、上記の手順でコンピューター上に作成したラベルを見つけます。おそらくそれが最後の選択肢になるでしょう。

このページで、[メッセージを同期] オプションをタップします。結局のところ、メッセージを通知するには、まず携帯電話にメッセージを送信する必要があります。 「同期: 過去 30 日間」を選択して、このラベルと携帯電話の同期を開始します。

ラベル画面 (上記の手順で同期設定を選択するとすぐに表示されます) に戻り、「ラベル通知」オプションをタップします。通知がオフになっていることを警告し、通知をオンにするかどうかを尋ねます。 「OK」をタップします。

これで通知がオンになりますが、ここではすべてのメッセージの通知が必要なので、「すべてのメッセージについて通知する」ボックスもチェックします。それ以外の場合、最初のメッセージについては通知されますが、後続のすべてのメッセージについてはサイレント通知のみが表示されます。

以上です！もう終わりです。

すべての新しい電子メールについては受信箱に通知したいが、特定の重要でない電子メールについては通知を受け取りたくない場合は、それらの電子メールが到着したときに「受信箱をスキップする」ように指示するフィルターを作成することもできます。ラベルの下に分類した場合は、そのラベルを選択することで後で確認できます。それらは未読としてマークされますが、受信トレイに表示されないため、受信時に標準の通知を受け取ることはありません。