私たちは皆、住所、長い名前や語句、あるいは頻繁に使用する表や画像など、定期的に入力しなければならない大きなテキストをいくつか持っています。 Word の定型句機能を使用すると、これらのテキストの塊を保存し、数回のキーストロークですばやく挿入できるため、入力の無駄な時間を短縮できます。
定型句機能は、長い間 Office の一部でしたが、Office 2007 に追加されたクイック パーツの一部になりました。定型句のエントリに加えて、クイック パーツ機能を使用すると、ドキュメントのプロパティ (タイトルや作成者など) を挿入できます。 ) とフィールド (日付やページ番号など)。クイック パーツと定型句のエントリは「ビルディング ブロック」とも呼ばれ、Word には事前定義されたビルディング ブロックが多数付属しています。カスタム構成ブロックを必要なだけ追加することもできます。
注: Word で他の文書のテキストを参照する 方法については、以前に書きました。これにより、自動的に更新される他の文書に再利用可能なコンテンツを挿入できます。この記事で説明されているトリックは、定型句エントリの使用に似ています。ただし、定型句エントリを使用してコンテンツが挿入されると、定型句エントリを変更してもそのコンテンツは自動的に更新されません。
無料の Windows 用 PhraseExpress など、システム全体で同様のタスクを実行するソフトウェアは他にもあります。 Word だけでなく、すべてのアプリで機能するため、これは素晴らしいことですが、AutoText には独自の利点がいくつかあります。つまり、PhraseExpress よりも多くの書式設定オプション (特に Word 固有のオプション) があり、Word がある場所ならどこでも利用できます。したがって、たとえば、職場のコンピュータにサードパーティ製プログラムをインストールすることが許可されていない場合でも、定型句を使用できます。
定型句エントリは にのみ保存でき、文書自体には保存できません。デフォルトでは、新しい定型句エントリは Normal.dotm テンプレートに保存されます。これにより、Normal.dotm テンプレートを他のマシンと共有しない限り、定型句エントリを使用できるのは自分のマシンのみに制限されます。カスタム テンプレートに定型句エントリを追加できますが、これには制限事項があり、これについてはこの記事で後ほど説明します。
新しい定型句エントリを作成する方法
まず、新しい Word 文書を作成し、定型句エントリとして追加するコンテンツ (テキスト、画像、表など) を入力します。次に、コンテンツを強調表示して「挿入」タブをクリックします。
定型句エントリのテキストを、最後の段落を含むエントリ内のすべての段落の段落書式設定で保存したい場合は、最後の段落の終わりにある段落記号が選択範囲に含まれていることを確認してください。段落マークには、段落の書式設定が保存されます。段落の終わりにある段落記号を選択しない場合、その段落には、挿入時に周囲のテキストの段落スタイルが適用されます。各段落の終わりに段落記号が表示されない場合は、 オプションで段落記号を表示することを選択 できます。定型句コンテンツに適用した文字書式は、定型句エントリに自動的に保存されます。
「テキスト」セクションで、「クイックパーツを探索」ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューの「定型句」の上にマウスを移動します。次に、サブメニューから「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選択します。
注: 「クイック パーツ」メニューで直接「選択内容をクイック パーツ ギャラリーに保存」オプションが利用できることに気づくかもしれません。このオプションは、選択したテキストを「定型句」エントリではなく「クイック パーツ」エントリとして追加します。 「クイックパーツ」と「定型句」エントリはどちらも構成要素です。この方法でエントリを追加することもできますが、定型句エントリとして追加する方法について説明します。
「新しいビルディングブロックの作成」ダイアログボックスが表示されます。 「名前」編集ボックスに定型句エントリの名前を入力します。
名前の数文字を入力するだけで各エントリを文書に挿入できるように、定型句エントリの名前を十分に異なるものにすることをお勧めします。複数の定型句の名前がよく似ている場合は、どのエントリを挿入するかを Word が認識できるように、十分な名前を入力する必要があります。
このエントリのカテゴリを変更することもできます。 [カテゴリ] ドロップダウン リストには、この定型句エントリをカスタム カテゴリに追加できる [新しいカテゴリの作成] オプションが用意されています。エントリーを作成する「ギャラリー」を変更することもできます。
「オプション」ドロップダウン リストを使用すると、エントリをドキュメントに挿入する方法を指定できます。会社名などの小さなテキストを挿入する場合は、「コンテンツのみを挿入」を選択すると、エントリのコンテンツがカーソル位置にインラインで挿入されます。コンテンツを独自の段落または独自のページとして挿入することもできます (標準の表紙の作成に最適です)。
[保存する場所] ドロップダウン リストのデフォルト設定を受け入れます。これにより、定型句エントリが標準テンプレートに保存されます。
新しい定型句エントリを設定したら、「OK」をクリックします。
Normal テンプレートを保存するかどうかを確認するオプションをオンにしている 場合、最後に開いた Word 文書を閉じるときに、Normal.dotm テンプレートに加えた変更を保存するかどうかを尋ねる次のダイアログ ボックスが表示されることがあります。定型句のエントリを「Normal.dotm」テンプレートに保存するには、「保存」をクリックします。
文書に定型句を挿入する方法
新しい定型句エントリを作成したので、それを文書に挿入しましょう。新しい Word 文書を作成するか、既存の Word 文書を開きます。もう一度「挿入」タブをクリックし、ドロップダウンメニューの「定型句」の上にマウスを移動します。追加した定型句エントリが「定型句」サブメニューで直接利用できることがわかります。それを選択して、そのエントリにコンテンツを挿入します。
定型句エントリの名前を入力し始めるだけで、定型句エントリを挿入することもできます。小さなポップアップに、一致する定型句エントリの名前と、「Enter」を押して挿入するように指示する指示が表示されます。 「Enter」を押して定型句エントリ全体を文書に挿入します。 「F3」を押すこともできます。
定型句エントリの内容が挿入され、元の改行と書式設定が完了します。
定型句エントリをより迅速かつ簡単に挿入するには、 クイック アクセス ツールバーに [定型句] ボタンを追加し ます。
「オートコンプリートの候補を表示」をオンにする方法
定型句のエントリ名を入力したときにオートコンプリートの候補が表示されない場合は、[オートコンプリートの候補を表示] オプションをオンにする必要がある場合があります。
「オートコンプリート候補を表示」をオンにするには、既存の Word 文書を開くか、新しい文書を作成して「ファイル」タブをクリックします。
バックステージ画面で、左側のオプションのリストから「オプション」をクリックします。
「Wordのオプション」ダイアログボックスの左側の項目リストで「詳細設定」をクリックします。
「編集オプション」セクションで、「オートコンプリート候補を表示」チェックボックスをクリックして、ボックスにチェックマークを付けます。
これで、定型句エントリの名前の一部を入力した後に「Enter」キーを押して挿入できるようになります。
既存の定型句エントリの内容を編集する方法
新しい家に引っ越したので、定型句の住所を変更する必要があるとします。それは簡単です。先ほど説明したように、新しい Word 文書に必要なエントリを入力して選択し、「定型句」サブメニューにアクセスするだけです。既存の定型句エントリの下にあるサブメニューで、[選択範囲を定型句ギャラリーに保存] オプションを選択します。
「名前」編集ボックスに既存の定型句エントリと同じ名前を入力し、「OK」をクリックします。
確認のダイアログボックスが表示されます。 「はい」をクリックして、以前の定型句エントリを新しいものに置き換えます。
これで、以前と同様に、更新された定型句エントリを新規または既存の Word 文書に挿入できるようになります。
注: 定型句のエントリを変更しても、既に挿入されている既存の文書内のそのエントリの内容は変更されないことに注意してください。定型句エントリの変更された内容は、変更後のエントリの挿入時にのみ使用されます。
既存の定型句エントリのプロパティを編集する方法
定型句エントリの内容を編集するだけでなく、エントリが保存されているテンプレートやカテゴリなど、エントリのプロパティを変更することもできます。
これを行うには、新しい Word 文書を作成するか、既存の Word 文書を開きます。 「挿入」タブをクリックし、「テキスト」セクションの「クイックパーツの探索」ボタンをクリックします。ドロップダウン メニューから [ビルディング ブロック オーガナイザー] を選択します。
「Building Blocks Organizer」ダイアログボックスが表示されます。すべての「ビルディング ブロック」のリストが表示され、それぞれの「名前」と、それらがどの「ギャラリー」、「カテゴリ」、「テンプレート」に含まれているかが示されます。「ギャラリー」に従ってアルファベット順にリストされます。新しい「住所」エントリは「定型句」ギャラリーにあるため、一番上に表示されます。エントリをクリックして選択します。エントリのプレビューがダイアログ ボックスの右側に表示されます。
「アドレス」エントリを選択した後、「ビルディングブロック」のリストの下にある「プロパティの編集」をクリックします。
定型句エントリを作成したときと同じダイアログ ボックスが表示されます。ただし、現在は「ビルディング ブロックの変更」と呼ばれています。 「オプション」を「コンテンツを独自の段落に挿入」に変更します。これにより、カーソルが別の行の末尾にある場合でも、アドレスは常に別の行から挿入されます。変更したら「OK」をクリックします。
確認ダイアログ ボックスが再度表示され、定型句エントリを修正したものに置き換えることを確認します。 「はい」をクリックします。
定型句エントリを削除する方法
定型句エントリがもう必要ないことがわかった場合は、構成要素のコレクションからそのエントリを削除できます。定型句エントリを削除するには、前のセクションで説明したように、[ビルディング ブロック オーガナイザー] ダイアログ ボックスを開きます。削除する定型句エントリを選択し、「構成要素」のリストの下にある「削除」をクリックします。
選択した構成要素 (この場合は定型句エントリ) を削除してもよいかどうかを尋ねる確認ダイアログ ボックスが表示されます。 「はい」をクリックしてエントリを削除します。 「Building Blocks Organizer」ダイアログボックスに戻ります。 「閉じる」をクリックして閉じてドキュメントに戻ります。
使用する場合、定型句には 1 つの癖があるようです。カスタム テンプレートに定型句エントリを追加するテストをしましたが、そのテンプレートに基づいて新しい文書を作成すると、定型句エントリは使用できませんでした。ただし、標準テンプレートに基づいて新しい文書を作成し、 その文書にカスタム テンプレートを添付する と、定型句エントリが使用可能になりました。したがって、定型句エントリを独自のカスタム テンプレートに保存する場合は、文書を作成した後に必ずテンプレートを文書に添付してください。そうしないと、定型句エントリが使用できなくなります。他に発見した場合は、コメントでお知らせください。
Word の古いバージョン (2003 以前) では、定型句のエントリをあるテンプレートから別のテンプレートにコピーできました。ただし、Word 2007 以降、その機能は削除されました。
