Word 文書には、住所など、頻繁に入力するテキストがあると思います。必要になるたびにこのテキストを再入力する代わりに、この共通テキストを 1 つの Word 文書に入れて、他の文書で参照することができます。変更すると、すべての文書で自動的に更新されることもあります。
書類の に住所を記載したいとしますが、住所は時々変更されます。住所を別の共通 Word 文書に保存し、レポート内の を使用して共通文書からテキストを取得し、変更されるたびに更新することができます。その方法を説明します。
まず、他の Word 文書に挿入するアドレスのリポジトリとして機能する新しい Word 文書を作成します。他のドキュメントからアクセスできる場所に保存します。たとえば、常にアクセスできるとは限らないネットワーク ドライブに保存しないでください。
ブックマークを使用して、共通ドキュメント内のアドレスを参照します。他のドキュメントに挿入するテキスト文字列 (この場合はアドレス) を入力します。名前を強調表示して [挿入] > [ブックマーク] に移動し、「アドレス」などの名前を付けてブックマークを作成します。ブックマークの作成方法については、 Word のブックマークに関するガイドを 参照してください。
ブックマーク名にはスペースを含めることはできないことに注意してください。どの項目にどの名前を使用すればよいか簡単にわかるように、共通情報ファイルの各項目の上にブックマークの名前を入れることをお勧めします。これは、この共通ドキュメントに再利用可能な項目を多数含める予定がある場合に特に便利です。この例では、共通情報ドキュメントに住所を追加し、項目の上にブックマーク名「住所」を配置しました。
アイテムを共通ドキュメントに追加したら、保存して閉じることができます。住所を挿入する文書を開き、テキストを挿入する場所にカーソルを置きます。この例では、 フッターを追加し 、そこにアドレスを挿入します。
INCLUDETEXT フィールド コードを使用して、共通ドキュメント内に作成したブックマークを参照します。これを行うには、「Ctrl + F9」を押してフィールド コードの大括弧を挿入します。
注: フィールド コードを通常の括弧で囲むだけでは入力できません。正しいタイプのかっこを挿入するには、「Ctrl + F9」を使用する必要があります。
カーソルは自動的に括弧の間に配置されます。次のテキストを括弧の間に入力し、「<ファイルへのパス>」を、挿入する名前を含む一般的な Word への絶対フル パスに置き換えます。 「<ブックマーク名>」を、共通ドキュメント内のアイテムに割り当てたブックマーク名に置き換えます。
INCLUDETEXT "<ファイルへのパス>" <ブックマーク名>
注: フィールド コードには括弧を入力しないでください。
たとえば、フィールド コードの括弧の間に次のように入力しました。
INCLUDETEXT "C:\\Users\\Lori\\Documents\\Common Information\\CommonInformation.docx" アドレス
注: 先ほどと同じように、パスでは二重のバックスラッシュを使用する必要があります。また、上記のコードをフィールドに入力するときは、スマート引用符ではなく、必ず を使用してください。
共通ドキュメントからアドレスを取得し、入力したばかりのフィールド コードに挿入するには、フィールド コードを右クリックし、ポップアップ メニューから [フィールドの更新] を選択します。
アドレスがドキュメントに表示されます。 「ブックマークを表示」オプションをオンにしている場合は、アドレスの周りに括弧が表示されます。このオプションをオフにする方法については、 を参照してください。また、フィールド コードが網掛けで表示される場合もあります。ただし、 これをオフにする こともできます。
フィールド コードを変更する場合は、結果ではなくコードを再度表示できます。これを行うには、結果の項目を右クリックし、ポップアップ メニューから「フィールド コードの切り替え」を選択します。フィールド コードに入力したテキストが再度表示され、編集できるようになります。フィールドを更新して新しい結果を表示するだけです。
共通文書を作成したら、それを使用して、Word 文書に頻繁に入力する他の項目を保存できます。共通文書から自動的に挿入したい情報ごとに、Word 文書内で個別の INCLUDETEXT フィールドを使用するだけです。
