私たちの多くは組織化と生産性を切望しています。すでに Microsoft Office を使用している場合は、その欲求を満たす究極のツールである Outlook 2013 をすでに持っています。
Outlook は多くの組織にとって不可欠であり、その明らかな電子メール スキルだけでなく、予定表、タスク、連絡先の人材としても重要です。一般的な企業は、Outlook を Exchange サーバーに接続し、全員が同じアドレス帳と予定表を共有できるため、エンタープライズ レベルのコラボレーションに最適なツールとなります。
残念ながら、ほとんどの人は自宅に Exchange サーバーをセットアップしておらず、おそらくそれが何であるかさえ知りません。しかし、大丈夫です。Outlook は自宅のコンピュータでも同様に機能し、電子メール、仕事、予定、アドレス帳など、Outlook を強力な生産性ツールにするすべての機能を引き続き提供します。
Outlook の操作 – 小さな入門書
Outlook を初めて開いたときに、目がくらむようなことはありません。どう見ても、これは Microsoft Office エコシステムのもう 1 つのアプリケーションであり、そのため、使い慣れた要素がかなり多く含まれています。
ただし、他の人気のある Office アプリとは異なり、Outlook は主にさまざまな機能を中心に構築されています。Word は主にテキスト文書の作成に使用され、Excel はスプレッドシートに使用され、PowerPoint はプレゼンテーションに使用されます。しかし、Outlook は多くの機能を備えたアプリです。
Outlook の既定のビューは受信トレイで、上部に沿ってリボンが表示されます。リボンは、画面スペースを節約するためにこのビューでは非表示になっています。
リボンは好きでも嫌いでも、Office のいたるところにあります。それらの存在の相対的な利点を検討するためにこれ以上時間を費やす必要はありません。明らかに、それらはここに残ります。ただし、リボンをすぐに表示または非表示にしたい場合は、CTRL+F1 を使用するだけであることを常に覚えておいてください。
上部のメニュー機能のいずれかをクリックすると、リボンが表示され、機能とツールを選択できます。リボンを保持したい場合は、「CTRL+F1」を使用するか、右下隅にある小さな画鋲アイコンをクリックします。
リボンの [ホーム] タブは、使用しているモードに応じて状況に応じて変化します。上のスクリーンショットでは、メールのオプションが表示されています。
以下では、カレンダーのオプションを反映するために [ホーム] タブが変更されています。リボンは固定されているため、リボンを再度折りたたむ場合に備えて (または「CTRL+F1」を使用)、画鋲が矢印に変わっていることに注意してください。
残りのリボン タブ ([送信/受信]、[フォルダー]、[表示]、そしてもちろん [ファイル]) は、どのモードにいてもほぼ同じです。次のセクションで、これらすべてについて詳しく説明します。
モード間を移動してビューを変更する方法を簡単に見てみましょう。左端に沿ってフォルダー ウィンドウが表示されます。このウィンドウの下部には、Outlook のモードへのショートカットがあります。この例では、受信トレイ、カレンダー、人、タスクなどのアイコンが表示されます。
ナビゲーション ウィンドウの上部にある矢印をクリックすると、ウィンドウが展開され、電子メール アカウントのフォルダー ツリーが表示されます。
同様に、カレンダー モードに切り替えると、フォルダー ペインに該当するビューが表示されます。
3 つのドットをクリックして、メモ、フォルダー、Outlook ショートカットなどの Outlook モードにアクセスします。 「ナビゲーション オプション」を選択すると、ナビゲーション要素が表示される順序を変更できます。
「コンパクト ナビゲーション」をオフにすると、より大きな解像度のディスプレイを使用するユーザーにアピールします。表示される項目の数や表示される順序を増減することもできます。
送受信
[送受信] タブは、特に受信トレイの機能に特化していますが、同じ機能はありませんが、他のモード (カレンダー、タスクなど) にも表示されます。
たとえば、ここではカレンダーの [送信/受信] タブが表示されており、[サーバー] セクションが省略されています。
使用しているメール プロトコルの種類 (最初のスクリーンショットでは、IMAP アカウントを使用しています) に応じて、ヘッダーのみをダウンロードしたり、ダウンロードするメッセージにマークを付ける/マークを解除したりする機能がある場合とない場合があります。
したがって、送受信オプションは電子メール アカウントの設定方法に依存しますが、簡単に言えば、 IMAP を強くお勧めします 。
フォルダ
全体として、[フォルダー] タブは、カレンダーという顕著な例外を除いて、すべてのモードでかなり一貫しています。以下に [受信トレイ フォルダー] タブが表示され、あらゆる種類のフォルダー管理を行うことができます (IMAP アカウントを使用していない場合、[IMAP] タブは表示されません)。
[自動整理設定] ボタンは、受信トレイが古いメールを自動的にアーカイブする方法に実際には影響しないため、少しわかりにくいです。メールのフットプリントを小さくして管理しやすくしたい場合は、オプションを開いて自動整理の設定に注意する必要があります。オプションを開き、「詳細」カテゴリを選択します。
[自動整理] オプションを見つけたら、[自動整理設定…] ボタンをクリックすると、リボンから表示されるダイアログよりもはるかに便利なダイアログが開きます。
前述したように、カレンダー固有の機能に対応するカレンダーを除き、フォルダー タブのほとんどは Outlook 全体でかなり一貫しています。たとえば、フォルダーをコピーまたは移動するのではなく、カレンダーをコピーまたは移動するなどです。
適切なフォルダー構造と編成がなければ、電子メールはすぐに扱いにくくなり、膨大なものになる可能性があるため、ほとんどの場合、受信トレイに関して多くのフォルダー管理を行うことになります。
ビュー
[表示] オプションには、次の重要な機能が含まれています。これは、受信トレイから見た [表示] タブです。
[リマインダー ウィンドウ] ボタンに注目してください。このボタンを開いて、リマインダーを見逃したり、うっかり別のリマインダーを無視したりした場合など、いつでもリマインダーを確認できます。リマインダーが表示されている場合は、それぞれを閉じるか、スヌーズ ボタンを押すか、すべてを一度に閉じるかを選択できます。
他の [表示] タブはモードによって異なります。以下はカレンダーによるもので、現在のビュー、配置、色、レイアウトを変更する機能が追加されます。繰り返しますが、[レイアウト] セクションは Outlook 全体で多くの同じことを行いますが、これは普遍的なものではないことに注意することが重要です。そのため、タスク、カレンダー、または電子メール モードで有効にした内容は、アプリケーション全体では複製されません。
また、アレンジセクションにも注目してください。タスク モードでの [配置] セクションは次のようになります。効果を最大限に高めるために、[タスク] ビューを並べ替えおよび変更する方法に注目してください。
好みに応じて [表示] タブを使用すると、時間の経過とともに増加し蓄積する情報を素早く調べて並べ替えることができます。カレンダーは空のままではなく、タスクは増え、メールは山積みになります。そのため、さまざまな配置やレイアウトを使用することで、やみくもにバタバタするよりも生産性が大幅に向上します。
機能リボン
次に、関数ごとにオプションがどのように変化するかについて説明します。基本的な電子メール メッセージをタップし、添付ファイルやタグを追加し、テキストの書式を設定するために必要なすべてがここにあります。あまり複雑なことは何もなく、素晴らしい電子メール メッセージを作成できるはずです。
これを、タスクを開始または開くことでアクセスできるタスク リボンと比較してください。メッセージ リボンとの違いに注目してください。
これを「挿入」タブと比較してください。 [挿入] タブは Outlook 全体で静的であり、同じオプションと機能を使用してメッセージ、タスク、予定表イベントなどのコンテンツに影響を与えることができます。
電子メール メッセージには、非常に多くの便利な機能を備えた [オプション] タブが追加されます。テーマ以外にも、役に立つかどうかはわかりませんが、BCC (ブラインド カーボン コピー。電子メール ヘッダーから受信者を隠したい場合に使用します) オプションと追跡機能があります。全体として、ここには決定的に重要なことは何もありませんが、配信をリクエストしたり受信確認を読んだりする必要がある場合は、[オプション] タブが最適です。
[テキストの書式設定] タブは、どの機能に従事しているかに関係なく同じであり、説明することはそれほど多くありません。このタブは Word の書式設定機能に非常によく似ているため、Word を使用して文書を作成したり書式設定したりする場合は、これらのコントロールに馴染みのあるものになるでしょう。
最後に、[レビュー] タブは「念のため」のタブです。このタブの校正ツールを使用すると、スペルと文法をチェックしたり、より適切な単語を見つけたり、電子メール/タスク/会議に含まれる単語の数を調べることができます。
[レビュー] タブは Outlook アプリケーション全体で同じです。また、言語関数が含まれていることにも注目してください。ここで言語設定と校正設定を設定できます。外国のパートナーと文通している場合や、誰かが別の言語でテキストを送信した場合など、項目を翻訳することもできます。
これは、Outlook のさらなる機能に大きく影響します。もちろん、多くの詳細を省略しましたが、リボン システムの性質を理解すれば、それが理解できると思います。関数を使用したい場合、どこでそれを探せばよいかがわかります。
電子メールアカウントを自動および手動で設定する
電子メール アカウントの自動および手動の設定について簡単に説明します。初めて Outlook を起動するときは、アカウントのセットアップに悩まされるでしょう。
Outlook を電子メール アカウントですぐに設定するか、この部分をスキップして後でアカウントを追加するかを選択できます。
「いいえ」を選択すると、少なくとも 1 つの電子メール アカウントがないと Outlook は非常に機能不全であることを示す警告メッセージが表示されます。もちろん、タスク、メモ、カレンダーなどの管理に引き続き使用できますが、Outlook は実際には電子メール中心のエクスペリエンスです。
これを念頭に置いて、電子メール アカウントを使用して Outlook をセットアップします。最初は自動的にこれを試みることができます。アカウントに関する簡単な情報を入力すると、アプリケーションが自動的に設定を検出しようとします。
これはうまくいくこともあれば、うまくいかないこともあります。そうであれば、あなたの勝ちとなり、次のセクションに進むことができます。そうでない場合、または追加のサーバー タイプをセットアップする必要があることがわかっている場合は、「手動セットアップ」オプションを選択し、「次へ」をクリックして続行します。
便宜上、自動方法を使用して既存のアカウントをセットアップします。手動による方法については後ほど説明します。アカウントを手動で設定する必要がある場合は、そのセクションに進むことをお勧めします。それまでは、Outlook.com アカウントを使用し、パスワードを入力しただけで、以下の結果が表示されます。
Outlook.com を使用するのは簡単な方法ですが、Microsoft 以外のメールを設定したい場合は、おそらく手動で構成する必要があります。その方法がわからない場合は、特定の電子メールで Outlook を設定する方法を検索することをお勧めします。
とはいえ、この簡単な例では、[完了] をクリックすると、Outlook が開き、ピカピカの新しい受信トレイが表示されます。
手動アカウント設定
Outlook の基本機能をかなり理解できたので、ここに戻ってさらに電子メール アカウントを設定する方法について説明します。あなたも他の多くの人と同じように、2 つ以上の電子メール アカウントを持っている可能性が十分にあります。ありがたいことに、POP や IMAP を含むさまざまな電子メール アカウントで動作するように Outlook を設定でき、個人的に処理できる数のアカウントを持つことができます。
POPとIMAP?
では、POP と IMAP について話すとはどういう意味でしょうか ?
POP またはポスト オフィス プロトコルは古くから存在しており、電子メール クライアントを使用して ISP 提供の電子メールに接続したり、Web メール サービスからメールを取得したりしたことがある場合は、POP を使用して接続した可能性があります。 POP はメッセージをダウンロードするのに最適です。
IMAP で動作するようにアカウントを設定している場合、Outlook はオンライン フォルダー構造をコピーし、通常は一度に数週間分の電子メールのみを同期します。電子メールはサーバーから削除されず、メッセージ ヘッダーのみをダウンロードすることもできます。これは、フォルダー内に数千のメッセージがある場合に最適です。
つまり、POP は時代遅れで、電子メールにナタを持ち込むようなものであり、IMAP はより洗練され、最新であり、オンラインとオフラインで同じ受信トレイを維持したい場合に適しています。
先ほども述べたように、 私たちは IMAP がはるかに優れた方法であると考えています 。
複数の電子メールアカウントの追加と管理
Outlook で複数の電子メール アカウントを追加および管理するのは非常に簡単です。新しいメールアカウントを追加する場合は、リボンの「ファイル」タブをクリックし、「アカウントの追加」をクリックします。自動アカウント設定画面が表示されます。アカウントを手動でセットアップしたい（または必要がある）場合は、「手動セットアップ」を選択し、「次へ」をクリックします。
前に述べたように、アカウントの種類の選択は POP または IMAP になる可能性が高く、どちらかにアカウントを設定する方法については、通常、電子メール プロバイダーによって詳細に説明されます。つまり、Gmail や Yahoo! を使用している場合、あるいはインターネット サービス プロバイダーから提供された電子メールを使用している場合でも、Outlook で使用するために必要な具体的な手順や設定については、プロバイダーまたはインターネットを参照する必要があります。
一方、Outlook.com またはその他の Exchange ActiveSync タイプのサービスを使用している場合は、情報を提供するのは非常に簡単です。
アカウントを追加したら、アカウントを管理する必要がある場合は、[ファイル] タブにある [アカウント情報] ページの上部にあるドロップダウン セレクターから、処理するアカウントを選択できます。
「アカウント設定」をクリックし、再度「アカウント設定」をクリックします。表示されるウィンドウから、新しいアカウントの作成、現在のアカウントの修復、削除、デフォルトとしての設定 (複数ある場合)、そしてもちろん、必要に応じて設定を変更することができます。
ここでは、Outlook.com アカウントの設定を確認します。これに対してできることはあまりありませんが、最近パスワードを変更した場合は、ここですぐに修正できます。
以下は、Google が提供する設定に従って手動で構成された IMAP セットアップです。
おっと、そこではさらに多くのことが行われており、サーバーポートをいじるために「詳細設定…」を掘り下げる必要さえあります。
このようなことは一度だけ行う必要があり、その後は忘れてください。後でパスワードを変更するか、アカウントを追加/削除する場合を除き、電子メール アカウント設定の作業は事実上終了です。
Gmail IMAP アカウントを Outlook に追加する方法について詳しく知りたい場合は、それをサポートする 便利な小さなガイドをご用意しています 。
準備完了、設定、メール送信！
Gmail だけや Yahoo! だけを使用しても満足できるかもしれません。日常的に使用するメール。個人用、仕事用、仕事用のアカウントなど、複数の電子メール アカウントを使用している場合は、Outlook などのメール クライアントを使用すると、アカウント間の切り替え、予定表への予定の挿入、またはタスクの管理が不要になります。 。
これは、現実的で実行可能なオールインワンの生産性向上ソリューションであり、Microsoft が Office スイートに新たに焦点を当てていることを 考えると、依然として多くのユーザーの日常業務に関連した部分となっています。
電子メール アカウントを設定して準備が完了したら、Outlook の使用を開始し、そのすべての機能を試してみることができます。おそらく使い方は非常に簡単であることがわかるでしょう。また、以前の記事やディスカッション フォーラムで問い合わせるだけで、How-to Geek が役立つことがさらにたくさんあります。
