一部のビジネスや政府機関では、電子メールでの文書の受け付けを受け付けず、ファックスで送信する必要がある場合があります。ファックスで送信する必要がある場合は、コンピューターから無料で送信できます。
以前、 印刷やスキャンを行わずに文書に電子署名する方法について 説明しました。このプロセスを使用すると、文書にデジタル署名して企業にファックスで送信できます。すべてコンピュータ上で行うことができ、印刷する必要はありません。
FAX の仕組み (そしてなぜとても不便なのか)
これは思ったほど簡単ではありません。 FAX 機はすべて、昔ながらの電話回線に接続されています。標準の FAX 機を使用する場合、その FAX 機は指定した番号に電話をかけます。宛先番号の FAX 機が応答し、文書が電話で送信されます。
このプロセスはインターネット以前に発明されたもので、現時点では笑えるほど時代遅れに思えます。ファックスを実行するには、文書を入力し、印刷し、ファックス機にスキャンして電話回線経由で送信します。ファックスを受信した人は、ファックスで送信された文書をスキャンしてデジタル ファイルに戻すことができます。文書はあるコンピュータから別のコンピュータに送信され、多くの追加作業が発生し、画質が低下しました。
理想的には、電子メールまたはより安全なオンライン方法でドキュメントを送信できるようにする必要があります。多くの企業は、FAX が文書を安全に送信できる方法だと考えていますが、実際はそうではありません。誰かが電話回線を覗き見していれば、FAX で送信されたすべての文書を簡単に傍受できてしまうのです。
FAX 機は電話回線にのみ接続されているため、インターネット経由で FAX 機に直接接続する方法はありません。オンラインで FAX を実行するには、インターネット経由で文書を受け取り、その文書を FAX 機に送信する何らかのゲートウェイが必要です。そこで、以下のサービスが登場します。文書を渡せば、FAX にダイヤルアップして電話回線経由で文書を送信するという面倒な作業を行ってくれます。
パソコンだけでもFAXできますが…
もちろん、以下のサービスをスキップすることもできます。 Microsoft Windows には、FAX を送信できる FAX とスキャン アプリケーションも含まれています。問題は、コンピュータを電話回線に接続する必要があるということです。そうです、これはダイヤルアップ FAX モデムが必要であることを意味します。また、固定電話接続も必要で、昔のダイヤルアップ インターネットの時代と同じように、FAX を送信するときは電話を切らないように指示する必要があります。もちろん、FAX を大量に送信する場合は、FAX 専用電話回線の料金を支払うこともできます。FAX を大量に受信する場合には、これが必要になる場合もあります。
これは明らかに理想的ではありません。確かに、かなりの数の FAX を送信する必要がある場合は、FAX 機またはモデムを購入して固定電話に接続してください。しかし、おそらく、それほど頻繁に FAX を送受信する必要はありません。できれば、過去にとらわれている組織に遭遇したときに時々 FAX を送信するだけで十分だと思います。
ドキュメントをスキャンするか、既存のデジタル ファイルを使用します
基本的なプロセスは簡単です。まず、文書を電子メールで送信する場合と同じように、FAX 送信する文書をスキャンする必要があります。スキャナーがない場合は、 スマートフォンでスキャンして みてください。ドキュメントがすでにコンピュータ上のファイルである場合は、何もスキャンする必要はありません。
文書がデジタル形式になったので、煩わしい FAX 作業を代行するサービスに送信することができます。
オンラインで無料でFAXを送信
世の中には非常に多くのオンライン FAX サービスがあるため、情報に基づいてどれを選択すべきかを決定するのは困難です。最初に考慮すべきことは、自分がどのようなユーザーであるか、FAX を送信する頻度、および必要な機能は何かということです。
パワーユーザー: RingCentral FAX
機密性の高い FAX を常に送信する予定がある場合、または会社に勤めていてサービスを選択しようとしている場合は、Cisco と AT&T が部分的に所有する RingCentral FAX が おそらくニーズに合った最良の選択です。特に、多くの優れたセキュリティ機能と、別々の FAX 回線を使用する複数のユーザーをサポートしているためです。
Outlook、Google Drive、Dropbox、Box との統合など、想像できるすべての機能があり、フリーダイヤルの番号を取得することもできます。また、安全な情報を送信する企業や人々にとって役立つセキュリティ機能も多数備えています。
もちろん、FAX を数枚送信したいだけの場合は、格安プランに登録して、1 ～ 2 か月後にキャンセルすることもできます。
時折使用するユーザー
時々 FAX を送信する必要がある場合は、 MyFax の無料トライアルにサインアップすることをお勧めします。これにより、最大 100 ページを送信できるようになります。これは、ほとんどの人が 1 年間に FAX を送信する枚数よりも多くなります。頻繁に FAX を送信する必要がある場合は、 通常のプランにアップグレード できます。
ファクスを受信する
FAXを受信する必要がある場合は、有料サービスに登録する必要があります。このサービスを利用するには、FAX 回線専用の電話番号を確立する必要があり、費用がかかります。 RingCentral 、 MyFax 、および他の多くのサービスは、料金を支払えばこれを実行します。
幸いなことに、少なくとも無料トライアルを利用できるはずです。たとえば、 RingCentral では 30 日間の無料 FAX 受信を提供しています。
利用できる FAX サービスは多数あり、たまに FAX を送信するだけであれば無料で利用できますが、FAX を受信したい場合は、トライアル アカウントにサインアップする必要があります。 。ご希望であればいつでもキャンセルできます。
画像クレジット: Flickr の Matt Jiggins 、 Flickr の David Voegtle
