重要なポイント
Google ドキュメントのバージョン履歴を削除するには、そのドキュメントの新しいコピーを作成し、それを投稿者と共有する必要があります。バージョン履歴は新しいコピーには転送されません。バージョン履歴を非表示にすることもできます。通常の閲覧者が編集履歴を確認できないように、「閲覧者」のみの権限でドキュメントを共有します。
Google ドキュメントの ドキュメントに変更を加えると、以前のバージョンのコピーが保存されます。これにより、変更をロールバックできますが、必要に応じて、バージョン履歴を非表示にしたり、削除したりすることもできます。その方法は次のとおりです。
Google ドキュメントドキュメントのバージョン履歴を非表示にする
残念ながら、最初にファイルのコピーを作成しない限り、他のドキュメント編集者や投稿者からバージョン履歴を完全に隠すことはできません。ただし、これを行わずにバージョン履歴へのアクセスを制限したい場合は、アクセスを表示専用モードに制限する必要があります。
Google ドキュメントドキュメントへの表示専用アクセス権を持つユーザーは、現在のコピーを表示できますが、バージョン履歴を確認したり、変更をロールバックしたりすることはできません。ドキュメントを表示専用モードに切り替えるには、 ドキュメントを開いて 右上隅にある [共有] ボタンをクリックします。
共有設定ウィンドウで、[ユーザーとグループの追加] ボックスに電子メール アドレスを入力して、別のユーザーをファイルを表示するよう招待します。
電子メール アドレスを入力すると、共有オプション ボックスが更新されます。
ドロップダウン メニューから [閲覧者] を選択し、招待状 (ユーザーに警告するために電子メールで送信される) に追加するメッセージを [メッセージ] ボックスに入力し、[送信] を選択して招待状を送信します。
または、「リンクを知っている人に変更」オプションをクリックします。これにより、ドキュメントの URL を知っている人は誰でもドキュメントにアクセスできるようになります。
表示専用アクセスを確保するには、ドロップダウン メニューから「ビューア」を選択します。リンクをクリップボードにコピーするには、「リンクをコピー」オプションを選択します。
「完了」をクリックして新しい設定を保存します。
表示専用アクセスを有効にすると、ドキュメントのリンク (またはドキュメントを表示するための直接の招待) を持つユーザーは誰でもファイルのコンテンツを表示できますが、バージョン履歴を表示することはできません。
Google ドキュメントのドキュメントのバージョン履歴を削除する
Google ドキュメントドキュメントのバージョン履歴を完全に消去したい場合は、ドキュメントのコピーを作成する必要があります。これにより、以前に保存されたファイルのバージョンが削除され、閲覧者と編集者が使用できるのは現在のバージョンのみになります。
Google ドライブのフォルダーから
これを行うには、ドキュメントが含まれている Google ドライブ フォルダーを開きます。ドキュメントを右クリックし、[コピーの作成] オプションを選択します。
ドキュメントのコピー (ファイル名に「Copy Of」が追加されたもの) がドキュメント フォルダーに表示されます。
Google ドキュメントのドキュメント内
Google ドキュメント文書に直接コピーを作成することもできます。これを行うには、ドキュメントを開き、[ファイル] > [コピーの作成] を選択してドキュメントを複製します。
[ドキュメントのコピー] ボックスに、新しいファイル名と複製ファイルの場所を指定します。
コメントや提案をコピーしたり、元のファイルと同じユーザーとファイルを共有したりする場合は、[フォルダー] ドロップダウン メニューの下にある適切なチェックボックスを必ずオンにしてください。準備ができたら、「OK」をクリックしてファイルをコピーします。
オプションを確認すると、選択したドキュメント フォルダーにファイルのコピーが表示されます。
バージョン履歴メニューの使用
ドキュメントの特定のバージョンをコピーし、他のバージョンをすべて削除する場合は、まず Google ドキュメントドキュメントを開きます。次に、[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を表示] をクリックして、ドキュメントのバージョン履歴を表示します。
あるいは、「ヘルプ」オプションの横に表示される「最終編集」リンクを選択します。これは、ドキュメントへの「編集者」アクセス権を持つユーザーにのみ表示されます。
[バージョン履歴] メニューで、右側のパネルのエントリの横にある 3 点メニュー アイコンをクリックします。
ドロップダウン メニューから、[コピーを作成] オプションを選択します。
「バージョンのコピー」メニューで、コピーしたファイルの保存場所を確認し、新しいファイル名を指定します。
(希望する場合) 同じユーザーとファイルを共有するには、[同じユーザーと共有する] チェックボックスをオンにします。 「OK」をクリックしてコピーを作成します。
コピーしたファイルのバージョンは、選択したフォルダーに保存されます。
