あなたのデスクトップは整理整頓の模範ですか、それとも見るのが怖いほどたくさんのアイコンで溢れていますか?タスクが大きすぎたり、気が遠くなるために整理整頓を先延ばしにしてきた場合、またはどこから始めればよいかわからない場合は、デジタル ファイリング システムを完全に習得するための 40 のヒントをご紹介します。
ファイルやフォルダーを整理したい、またはすでに整理されている場合はさらに整理したいと考えているすべての読者のために、整理と整理を維持するための完全なガイドをまとめました。あなたが望むかもしれないヒント。
コンピュータの整理整頓が不十分であることの兆候
コンピューターが混乱している場合は、おそらくすでにそれに気づいているでしょう。ただし、そうでない場合に備えて、いくつかの兆候を示します。
- デスクトップには 40 を超えるアイコンがあります
- 「マイ ドキュメント」には、MP3 やデジタル写真を含む 300 以上のファイルと 60 のフォルダーが含まれています
- ファイルを見つける必要がある場合は、Windows の組み込み検索機能を使用します。
- スタート メニューの制御不能なプログラムのリストにプログラムが見つからない
- すべての Word 文書を 1 つのフォルダーに保存し、すべてのスプレッドシートを 2 番目のフォルダーに保存します。
- 探しているファイルは、4 つの異なるフォルダー セットのいずれかに存在する可能性があります。
ただし、始める前に、いくつかの簡単なメモを示します。
- ファイルとフォルダーとは何か、またそれらを作成、保存、名前変更、コピー、削除する方法を理解していることを前提とします。
- この記事で説明する組織の原則は、すべてのコンピュータ システムに同様に適用されます。ただし、ここでのスクリーンショットは Windows (通常は Windows 7) 上でどのように見えるかを反映しています。また、整理に役立つ Windows のいくつかの便利な機能についても説明します。
-
誰もが自分のお気に入りの整理方法やファイル方法を持っており、「私の方法はあなたの方法よりも優れている」という議論に陥るのは非常に簡単です。現実には、物事を整理する完璧な方法
はありませ
ん。この記事を書くとき、私は一般主義的で客観的な視点を保つように努めました。私は自分自身が異常に整理整頓されていると思っており (実を言うと、強迫観念に駆られるほどです)、コンピューター上のファイルの収集と整理に 25 年の経験があります。したがって、この件に関しては言いたいことがたくさんあります。ただし、ここで説明したヒントは
1 つの方法
にすぎません。これらのヒントのいくつかがあなたにも役立つことを願っていますが、これを「正しい」方法として読まないでください。
記事の最後では、読者の皆さんに、あなた自身の組織化のヒントを尋ねます。
そもそもなぜわざわざ整理する必要があるのでしょうか？
一部の人にとって、この質問に対する答えは自明です。しかし、強力なデスクトップ検索ソフトウェア (Windows Vista および Windows 7 のスタート メニューに組み込まれている検索機能、および Google デスクトップ サーチなどのサードパーティ プログラム) が存在するこの時代においては、疑問を投げかけ、それに答える必要があります。
私の友人には、作成、受信、ダウンロードしたすべてのファイルを自分の
[マイ ドキュメント]
フォルダーに入れ、サブフォルダーにファイルすることをまったく気にしない人がいます。彼は Windows オペレーティング システムに組み込まれている検索機能を利用して、探しているものを見つけます。そして彼はいつもそれを見つけます。彼は検索侍です。彼にとって、ファイリングは人生を楽しむために費やせる貴重な時間の無駄なのです。
つい真似したくなります。一見すると、これほど優れた検索ソフトウェアが利用できるのに、なぜわざわざ時間をかけてハードディスクを整理する必要があるのでしょうか?そうですね、自分が所有するファイルでやりたいことが、ファイルを見つけて個別に開くことだけであれば (視聴や編集などのために)、わざわざ整理をする必要はありません。ただし、デスクトップ検索ソフトウェアでは実現できない次の一般的なタスクを考慮してください。
-
ファイルを手動で検索します
。多くの場合、デスクトップ検索ソフトウェアを利用して必要なものを見つけるのは便利ではなく、迅速ではなく、さらには不可能です。 100% 動作するとは限らず、インストールされていない可能性もあります。場合によっては、何百もの検索結果をたどるよりも、目的のファイルが特定のサブフォルダーにあることがわかっている場合は、目的のファイルに直接アクセスするほうがはるかに速い場合があります。 -
類似したファイルのグループを検索します
(たとえば、すべての「仕事」ファイル、2008 年のヨーロッパでの休暇のすべての写真、すべてのミュージック ビデオ、Dark Side of the Moon のすべての MP3、妻に宛てたすべての手紙、すべての税金還付）。ファイルに賢明な名前を付けるだけでも、ある程度の効果は得られます。ファイルの作成日が重要な場合もあれば、ファイル形式が重要な場合もあり、ファイルの目的が重要な場合もあります。上記の基準のいずれかに基づいてファイルを簡単に分離できるように、ファイルのコレクションにどのように名前を付けますか?簡単に言うと、それはできません。 -
ファイルを新しいコンピュータに移動します
。コンピューターをアップグレードする時期が来ました。自分にとって重要なファイルをすべてすばやく取得するにはどうすればよいでしょうか?または、現在 2 台のコンピューター (1 台は自宅用、もう 1 台は職場用) を持つことに決めたとします。仕事に関連したファイルだけを素早く分離して職場のコンピューターに移動するにはどうすればよいでしょうか? -
ファイルを他のコンピュータと同期します
。複数のコンピュータをお持ちで、一部のファイル (音楽コレクションなど) を他のコンピュータにミラーリングする必要がある場合は、どのファイルを同期するか、どのファイルを同期しないかをすばやく判断する方法が必要です。すべてを同期したくないですか? -
バックアップするファイルを選択します
。バックアップ体制で複数のバックアップが必要な場合、または迅速なバックアップが必要な場合は、どのファイルをバックアップするか、どのファイルをバックアップしないかを指定できる必要があります。すべてが同じフォルダー内にある場合、これは不可能です。
最後に、あなたが単に整理整頓され、整然としていることに喜びを感じる人（私！私！）であれば、理由さえ必要ありません。秩序が乱れていることはまったく考えられません。
整理整頓に関するヒント
ここでは、整理整頓の方法に関する 40 のヒントを紹介します。または、すでに整理整頓ができている場合は、さらに整理整頓するためです。
ヒントその1。組織システムを慎重に選択してください
ほとんどの人が計画を立てられない理由は、時間がかかるからです。そして、最初に時間がかかるのが組織体制の決定です。これは常に個人的な好みの問題であり、Web サイトのオタクが教えることはできません。自分の脳がどのように組織されているかに基づいて、常に独自のシステムを選択する必要があります (これは、自分の脳が実際に組織化されているという前提になります)。
私たちはあなたに指示することはできませんが、提案することはできます。
- コンピュータのユーザーに基づいたシステムから始めることをお勧めします。つまり、「私のファイル」、「妻のファイル」、「息子のファイル」などです。「私のファイル」内を「個人用」と「ビジネス用」に分類すると、重複している部分があることに気づくかもしれません。たとえば、音楽ライブラリや学校の演劇の写真へのアクセスを全員で共有したい場合は、「共通」ファイル用に「Family」という名前の別のフォルダを作成します。
-
ファイルの最上位の内訳は、各ファイルの「ソース」に基づいて決定することもできます。言い換えれば、ファイルを作成した人。 「私 (ビジネスまたは個人) が作成したファイル」、「私の知っている人 (家族、友人など) が作成したファイル」、そして最後に「他の人が作成したファイル (ダウンロードまたはリッピングされた MP3 音楽ファイル)」を含めることができます。映画やテレビ番組、ソフトウェアのインストール ファイル、集めた豪華なデスクトップの壁紙画像など)。このシステムは、たまたま私自身も使用しているものです。以下を参照してください:
マーク
は私が作成したファイルです
VC
は私の会社 (仮想作成) が作成したファイルです
その他は
私の友人や家族が作成したファイルです
データは
残りの世界です また、
設定は
構成ファイルなどを保存する場所ですインストールしたソフトウェアのプログラム データ ファイル (これについては、下記のヒント #34 で詳しく説明します)。 - 各フォルダーは、さらにサブ組織を構成するための独自の特定の要件セットを示します。たとえば、音楽コレクションをアーティスト名に基づいてサブフォルダーに整理し、デジタル写真を撮影日に基づいて整理することができます。サブフォルダーごとに異なる場合があります。
- もう一つの戦略は「現在性」に基づくものです。まだ開いて確認していないファイルは 1 つのフォルダー内にあります。調べられたがまだファイルされていないものは別の場所にあります。現在アクティブなプロジェクトはさらに別の場所に存在します。他のすべてのファイル (必要に応じて「アーカイブ」) は 4 番目のフォルダーに存在します。 (そしてもちろん、その最後のフォルダー内には、前の箇条書きのいずれかに基づいてさらにサブシステムを作成する必要があります)。
これについては少し考えてみましょう。不完全であることが判明した場合に変更するのは、非常に面倒な作業になる可能性があります。思いついたシステムを実装するという面倒なことをする前に、所有するファイルを幅広く調べて、それらがすべてシステム内で適切な論理的な場所を見つけることができるかどうかを確認してください。
ヒント #
2. システムを決めたら、それを守りましょう。
せっかくシステムを作成してすべてのファイルをファイルしておき、新しいファイルを作成、受信、ダウンロードするたびに、そのファイルをデスクトップにダンプすることほど無意味なことはありません。規律を保つ必要があります – 永遠に！新しいファイルを取得するたびに、余分な数秒を費やして、それをあるべき場所にファイルしてください。そうしないと、わずか 1 ～ 2 か月で、以前よりも状態が悪くなり、ファイルの半分は整理され、半分は整理されていない状態になり、どれがどれなのか分からなくなります。
ヒント #
3. 構造のルート フォルダーを慎重に選択する
あなたが作成、所有している、またはあなたにとって重要なすべてのデータ ファイル (ドキュメント、写真、音楽ファイルなど) は、どこから来たのかに関係なく、1 つのフォルダ内に存在する必要があり、その 1 つのフォルダはルートに配置される必要があります。 C: ドライブの (
C:\
のサブフォルダーとして)。つまり、「マイ ドキュメント」などの標準フォルダーをフォルダー構造のベースにしないでください。その場合、どのようなフォルダー構造が最適であるかの判断をオペレーティング システム エンジニアに任せることになります。そして、オペレーティング システムごとにシステムが異なります。 Windows 7 では、ファイルは
C:\Users\YourName
にありますが、Windows XP では
C:\Documents and Settings\YourName\My Documents
でした。 UNIX システムでは、通常は
/home/YourName
です。
これらの標準のデフォルト フォルダーは、ジャンク ファイルや、ユーザーにとってまったく重要ではないフォルダーでいっぱいになる傾向があります。 「マイドキュメント」は最悪の犯罪者です。インストールするソフトウェアが 2 つおきに、「マイ ドキュメント」フォルダ内に独自のフォルダを作成するようです。これらのフォルダーは通常、組織構造に適合しないため、使用しないでください。実際、「マイ ドキュメント」フォルダもまったく使用しないでください。ジャンクでいっぱいになるまで放置し、その後は無視してください。異端的に聞こえますが、「マイ ドキュメント」フォルダには決してアクセスしないでください。 「マイ ドキュメント」へのアイコン/リンクを削除し、作成した重要なフォルダーへのリンクに置き換えます。
独自のファイル システムを最初から作成してください。おそらく、
D:
ドライブがある場合、それを置くのに最適な場所でしょう。こうすることで、すべてのファイルが 1 つのドライブに存在し、すべてのオペレーティング システムとソフトウェア コンポーネントのファイルが C: ドライブに存在し、シンプルかつエレガントに分離されます。その恩恵は計り知れません。明らかな組織上の利点 (下記のヒント #10 を参照) があるだけでなく、データを新しいコンピューターに移行する場合、(場合によっては) D: ドライブを取り外して、D: ドライブとして接続するだけで済みます。新しいコンピュータ (これは、D: ドライブが実際には別の物理ディスクであり、C: と同じディスク上のパーティションではないことを意味します)。また、速度もわずかに向上します (これも、C: ドライブと D: ドライブが別の物理ディスク上にある場合に限ります)。
警告: 以下のヒント #12 から、所有するすべてのコンピュータ上でファイル システム構造 (ファイルが保存されているドライブを含む) をまったく同じにすることが実際に良い考えであることがわかります。したがって、
D:
ドライブを自分のファイルのストレージ システムとして使用する場合は、所有するすべてのコンピュータで D: ドライブを使用できることを確認してください。それを確実にできない場合でも、賢いマニアックなトリックを使用して、ファイルを
D:
ドライブに保存しながら、すべてのファイルに
C:
ドライブ経由でアクセスすることができます (下記のヒント #17 を参照)。
ハードディスク (
C
🙂 が 1 つしかない場合は、すべてのファイルを含む専用のフォルダー (
C:\Files
など) を作成します。フォルダーの名前は重要ではありませんが、単一の短い単語にしてください。
これにはいくつかの理由があります。
- バックアップ体制を作成するとき、どのファイルをバックアップするかを決定するのは簡単です。すべてのファイルが 1 つのフォルダー内にあります。
- コンピュータを新しいものに下取りに出すことにした場合は、どのファイルを移行するか正確に知っています。
- ファイルの検索をどこから始めればよいのかが常にわかります
- ファイルを他のコンピュータと同期すると、同期ルーチンが非常に簡単になります。 また、すべてのショートカットが他のマシンでも動作し続けるようになります (これについては、下記のヒント #24 で詳しく説明します)。
ファイルの保存場所を決めたら、そこにすべてのファイルを置きます。オペレーティング システムによって作成される標準のデフォルト フォルダー (「マイ ミュージック」、「マイ ピクチャ」など) は完全に無視してください。実際、これらのフォルダーの多くは実際に独自の構造に再配置できます (これについては、以下のヒント #6 で詳しく説明します)。
すべてのデータ ファイル (ドキュメント、写真、音楽など) とすべての構成設定をその 1 つのフォルダーに完全に入れるほど、上記のすべてのタスクを実行するのが簡単になります。
これが完了し、すべてのファイルが 1 つのフォルダー内に存在すると、C:\ 内の他のすべてのフォルダーは「オペレーティング システム」フォルダーと考えることができるため、日常的にはあまり関心がありません。
以下は、きれいに整理された C: ドライブのスクリーンショットです。すべてのユーザー ファイルは
\Files
フォルダー内にあります。
ヒント #
4. サブフォルダーを使用する
これが最も単純かつ明白なヒントになります。それはほとんど言うまでもないことです。組織システムを決定する場合 (ヒント #1 を参照)、ファイル用のサブフォルダーを作成する必要があります。定期的にフォルダーを作成することに慣れてください。
ヒント #
5. 深さを恥ずかしがらないでください
必要な数のレベルのサブフォルダーを作成します。恐れることはありません。関連ファイルのセットをサブフォルダーにグループ化する機会に気づいたら、必ずそうしてください。例としては、1 枚の音楽 CD のすべての MP3、1 つの休日のすべての写真、1 つのクライアントからのすべてのドキュメントなどが挙げられます。
ファイルを
C:\Files\Me\From Others\Services\WestCo Bank\Statements\2009
というフォルダーに入れても問題ありません。深さはわずか 7 レベルです。 10 レベルも珍しくありません。もちろん、これを行き過ぎてしまう可能性もあります。ファイルを 1 つだけ保持するためにサブフォルダーを作成していることに気付いた場合は、おそらく少し熱心になりすぎていると考えられます。一方、単純に 2 つのレベルだけの構造 (たとえば
、 C:\Files\Work
) を作成した場合は、実際には組織化のレベルがまったく達成されていません (ファイルを 6 つしか所有していない場合は別です!)。 「Work」フォルダーは、デスクトップと同じように、おそらく数百のファイルが保存されたゴミ捨て場となります。
ヒント #
6. 標準ユーザー フォルダーを独自のフォルダー構造に移動する
Windows を含むほとんどのオペレーティング システムは、ユーザーごとに一連の標準フォルダーを作成します。これらのフォルダーは、ドキュメント、音楽ファイル、デジタル写真、ダウンロードしたインターネット ファイルなどのファイルのデフォルトの場所になります。 Windows 7 の完全なリストは次のとおりです。
これらのフォルダーの中には、決して使用したり気にしたりしないものもあります (たとえば、ブラウザーとして Internet Explorer を使用していない場合は、
お気に入り
フォルダーなど)。それらはそのままにしておきます。ただし、重要なファイルを保存するために他のフォルダーを使用している可能性があります。これらを使用していない場合でも、Windows は多くの場合、それらをさまざまな種類のファイルのデフォルトの保存場所として扱います。標準のファイル タイプを保存しようとすると、独自のファイル構造の一部ではないフォルダーに保存するように自動的に求められ、煩わしい場合があります。
しかし、簡単な解決策があります。それは、関心のあるフォルダーを独自のフォルダー構造に移動することです。そうすると、次回、対応する種類のファイルを保存しようとしたときに、Windows によって、そのファイルを新しい移動された場所に保存するように求められます。
フォルダの移動も簡単です。新しい場所にドラッグ アンド ドロップするだけです。これは、デフォルトの
My Music
フォルダーがカスタム個人フォルダー (
Mark
) に移動されるスクリーンショットです。
ヒント #7
。ファイルとフォルダーに賢く名前を付ける
これもほぼ言うまでもないことですが、とにかく言っておきます。
Document1.doc
のような無意味な名前を持つファイルや、
New Folder (2)
という名前のフォルダーの作成を許可しないでください。さらに 20 秒かけて、ファイル/フォルダーに意味のある名前を付けてください。名前の内容全体を繰り返さずに、その内容が正確に分かるような名前を付けてください。
ヒント #8
。長いファイル名に注意してください
フォルダー階層に十分な深さを作成していないことを判断するもう 1 つの方法は、ファイルに非常に長い名前が必要になることがよくあることです。ファイル
Johnson Sales Figures March 2009.xls
(
Abercrombie Budget Report 2008.xls
と同じフォルダーに存在する可能性があります) を呼び出す必要がある場合は、最初のファイルが次の名前になるようにいくつかのサブフォルダーを作成するとよいでしょう。これは単に
March.xls
という名前で、
Clients\Johnson\Sales Figures\2009
フォルダーにあります。
適切に配置されたファイルには、短いファイル名だけが必要です。
ヒント #9
。ショートカットを使おう！どこにでも！
これはおそらく、私たちが提供できる最も有益かつ重要なヒントです。ショートカットを使用すると、ファイルを一度に 2 つの場所に置くことができます。
なぜそれが欲しいのですか？現在市販されている一般的なオペレーティング システムのファイルとフォルダーの構造は階層構造になっています。これは、すべてのオブジェクト (ファイルとフォルダー) が常に
1 つの
親フォルダー内に存在することを意味します。ちょっと木っぽいですね。ツリーには枝 (フォルダー) と葉 (ファイル) があります。各リーフと各ブランチは、ツリーのルートに至るまで、正確に 1 つの親ブランチによってサポートされます (ちなみに、C:\ が C: ドライブの「ルート フォルダー」と呼ばれるのはまさにこれが理由です)。
ハードディスクがこのように構造化されていることは明白であり、必要なことのように思えるかもしれませんが、これはデータを整理する 1 つの方法にすぎません。他にもあります。たとえば、リレーショナル データベースは、構造化データをまったく異なる方法で編成します。階層ファイル構造の主な制限は、ファイルは一度にツリーの 1 つのブランチ (1 つのフォルダーのみ) にしか存在できないことです。なぜこれが問題になるのでしょうか?この制限がコンピュータ ユーザーにとって問題となる主な理由は 2 つあります。
- 組織の理論的根拠によれば、ファイルの「正しい」場所は、そのファイルを配置するには非常に不便な場所であることが非常によくあります。正しくファイルされているからといって、簡単に入手できるわけではありません。ファイルはサブフォルダー構造の 6 レベルの深さに「正しく」埋め込まれている可能性がありますが、このファイルに毎日定期的かつ迅速にアクセスする必要がある場合があります。より便利な場所にいつでも移動することはできますが、その場合、作業が終了するたびにファイルを「正しい」場所に再ファイルし直す必要があります。最も不満です。
-
ファイルは、ファイル構造内の 2 つ以上の異なる場所に単に「属する」場合があります。たとえば、あなたが会計士で、ジョン スミスの 2009 年の納税申告書を完了したところだとします。このファイルに
2009 Tax Return.doc
という名前を付け、
Clients\John Smith
の下にファイルするのが合理的かもしれません。しかし、すべての顧客からの 2009 年の納税申告書を 1 か所にまとめることも重要な場合があります。したがって、ファイル
John Smith.doc という
名前を付けて、
Tax Returns\2009
の下にファイルすること
も
できます。問題は、純粋に階層的なファイル システムでは、両方の場所にファイルを配置できないことです。うーん！
幸いなことに、Windows (および他のほとんどのオペレーティング システム) には、まさにそれを行うための方法が用意されています。それは「ショートカット」と呼ばれます (Mac では「エイリアス」、UNIX システムでは「シンボリック リンク」とも呼ばれます)。ショートカットを使用すると、ファイルを 1 か所に存在させ、そのファイルを表すアイコンを作成して別の場所に配置できます。実際、そのようなアイコンを 12 個作成して、ハードディスク全体に分散させることができます。これらのアイコン/ショートカットのいずれかをダブルクリックすると、元のファイル自体をダブルクリックしたのと同じように、元のファイルが開きます。
次の 2 つのアイコンについて考えてみましょう。
左側は実際の Word ドキュメントで、右側は Word ドキュメントを表すショートカットです。どちらかのアイコンをダブルクリックすると、同じファイルが開きます。これらのアイコンには、主に視覚的な違いが 2 つあります。
- ショートカットの左下隅に小さな矢印が表示されます (Windows の場合はともかく)
- ショートカットには、ファイル拡張子 (この場合は「.docx」部分) を含まない名前を付けることができます。
実際のデータを失うことなく、いつでもショートカットを削除できます。オリジナルはそのまま残っています。失われるのは、ショートカットがあった場所からそのデータにアクセスできなくなることだけです。
では、なぜショートカットがそれほど優れているのでしょうか?なぜなら、これらを使用すると、階層ファイル システムの主な制限を簡単に克服でき、ファイルを 2 つ (またはそれ以上) の場所に同時に配置できるからです。組織の論理的根拠にそぐわないファイルが常に存在することになり、1 か所だけにファイルすることができません。彼らは 2 つの場所に存在することを要求します。ショートカットを使えばこれが可能になります！さらに、最も頻繁に開くファイルやフォルダーを 1 か所にまとめてアクセスしやすくします。素晴らしい点は、元のファイルが完全に整理された場所に永久に安全に保存されることです。
したがって、最も頻繁に開くファイルのコレクションは、ショートカットのコレクションになる可能性があり、そうすべきです。
ショートカットの有用性がまだよくわからない場合は、一般的な Windows コンピューターのよく知られている次の領域を考慮してください。
- スタート メニュー (およびその中に存在するすべてのプログラム)
- クイック起動バー (Windows 7 ではスーパーバー)
- Windows エクスプローラー ウィンドウの左上隅にある [お気に入りフォルダー] 領域 (Windows Vista または Windows 7)
- Internet Explorer のお気に入りまたは Firefox のブックマーク
これらの各エリアの各項目はショートカットです。これらの各領域は 1 つの目的のみに存在します。便宜上、最も頻繁にアクセスするファイルとフォルダーのコレクションを提供するためです。
ショートカットがただ 1 つの目的、つまりファイルへのアクセスをより便利にするために設計されていることが簡単にわかるはずです。ショートカットをダブルクリックするたびに、そのショートカットが表すファイル (またはフォルダー、プログラム、ドライブ、コントロール パネルのアイコン) を見つける手間が省けます。
ショートカットを使用すると、ファイルとフォルダーの編成の黄金律を発明できます。
「ファイルのコピーは 1 つだけ保持します。同じファイルのコピーを 2 つ保持しないでください。代わりにショートカットを使用してください。」
(もちろん、このルールはバックアップ目的で作成されたコピーには適用されません。)
「ファイルを作業領域に移動しないでください。代わりにそこにショートカットを作成してください」や、「ファイルを見つけるのに時間がかかることにイライラしたときは、そのファイルへのショートカットを作成し、そのショートカットを便利な場所に配置してください。」
では、これらの非常に便利なショートカットを作成するにはどうすればよいでしょうか?主に次の 2 つの方法があります。
-
元のファイルまたはフォルダーを「コピー」します (クリックして
Ctrl-C
を押すか、右クリックして
[コピー]
を選択します): 次に、宛先フォルダーの空の領域 (ショートカットを作成する場所) を右クリックします。 go)、
ショートカットを貼り付け
を選択します。 -
ファイルを移動元フォルダーから移動先フォルダーに右ドラッグ (マウスの右ボタンでドラッグ) します。宛先フォルダーでマウス ボタンを放すと、メニューがポップアップ表示されます。
[ここにショートカットを作成] を
選択します。
ショートカットが作成される場合、多くの場合、
ショートカットへの予算詳細.doc
(Windows XP) または
予算詳細 – ショートカット.doc
(Windows 7) のような名前が付けられることに注意してください。 これらの余分な単語が気に入らない場合は、ショートカットの作成後に簡単に名前を変更することも、最初から余分な単語を挿入しないように Windows を設定することもできます (
その方法については記事を参照
してください)。
もちろん、ファイルだけでなくフォルダーへのショートカットも作成できます。
結論:
別の場所からファイルにアクセスしたい場合は（利便性を求めている場合でも、単にファイルが 2 つの場所に属している場合でも）、新しい場所に元のファイルへのショートカットを作成します。
ヒント #10
。アプリケーション ファイルをデータ ファイルから分離する
デジタル組織の第一人者であれば、このルールを叩き込まれるでしょう。アプリケーション ファイルは、インストールしたソフトウェア (Microsoft Word、Adobe Photoshop、Internet Explorer など) のコンポーネントです。データ ファイルは、そのソフトウェアを使用して自分用に作成したファイルです (Word ドキュメント、デジタル写真、電子メール、プレイリストなど)。
ソフトウェアは常にインストール、アンインストール、アップグレードされます。元のインストール メディア (またはダウンロードしたセットアップ ファイル) を常に安全な場所に保管し、いつでもソフトウェアを再インストールできるようにしていただければ幸いです。これは、ソフトウェア コンポーネント ファイルはほとんど重要ではないことを意味します。一方、そのソフトウェアで作成したファイルは、当然のことながら重要です。重要でないファイルと重要なファイルを常に分離することは良いルールです。
したがって、作成したばかりのファイルを保存するようにソフトウェアが要求した場合は、少し時間をとって、ファイルの保存を提案している場所を確認してください。ファイルをソフトウェア自体と同じフォルダーに保存するよう勧めている場合は、絶対にその提案には従わないでください。自分のフォルダにファイルしてください！実際、デフォルトでファイルが保存される場所を決定するプログラムの構成オプションが見つかるかどうかを確認し (存在する場合)、それを変更します。
ヒント #1
1. ファイルの種類ではなく、目的に基づいてファイルを整理する
たとえば、
Work\Clients\Johnson
というフォルダーがあり、そのフォルダー内に
Word ドキュメント
と
スプレッドシート
という 2 つのサブフォルダーがあるとします (つまり、「.doc」ファイルと「.xls」ファイルを分離していることになります)。 ) の場合は、最適に整理されていない可能性があります。ファイルを作成したプログラムに基づいてファイルを整理することはほとんど意味がありません。代わりに、ファイルの目的に基づいてサブフォルダーを作成します。たとえば、
Correspondence
および
Financials
というサブフォルダーを作成する方が合理的です。特定のサブフォルダー内のすべてのファイルが同じファイル タイプである可能性は十分にありますが、これは組織システムの設計上の特徴というよりはむしろ偶然のはずです。
ヒント #
12. すべてのコンピュータで同じフォルダ構造を維持する
言い換えれば、どのような組織システムを作成しても、それを可能な限りすべてのコンピュータに適用する必要があります。これにはいくつかの利点があります。
- 覚えることが少なくなりました。どこにいても、ファイルをどこで探せばよいのかが常に分かります
- あるコンピュータから別のコンピュータにファイルをコピーまたは同期する場合、同期ジョブのセットアップは非常に簡単になります。
- ショートカットは、あるコンピュータから別のコンピュータに簡単にコピーまたは移動できます (元のファイルもコピー/移動すると仮定します)。 2 台目のコンピュータでショートカットのターゲットを再度検索する必要はありません。
- リンクされたファイル (例: 別の Excel ファイル内のデータにリンクしている Word ドキュメント)、プレイリスト、および他のファイルの正確なファイルの場所を参照するファイルについても同様です。
これは、ファイルが保存されているドライブにも当てはまります。ファイルが 1 台のコンピュータの
C:
に保存されている場合は、すべてのコンピュータの
C:
にファイルが保存されていることを確認してください。そうしないと、すべてのショートカット、プレイリスト、リンクされたファイルが機能しなくなります。
ヒント #
13. 「受信トレイ」フォルダーを作成する
現在作業中のファイル、またはまだファイリングに着手していないすべてのファイルを保存するフォルダーを自分で作成します。このフォルダーは「To-Do」リストと考えることができます。これを「受信箱」（電子メール システムと同じ比喩にします）、「仕事」、「To-Do」、または「スクラッチ」など、自分にとってわかりやすい名前で呼ぶことができます。何と呼んでも構いません。必ず持っていることを確認してください。
ファイルでの作業が終了したら、そのファイルを「受信トレイ」から組織構造内の正しい場所に移動します。
デスクトップをこの「受信箱」フォルダとして使用することもできます。正しくても間違っていても、ほとんどの人がそうします。このようなファイルを置く場所としては悪くありませんが、注意してください。デスクトップが「やるべきこと」リストであると判断した場合は、そこに他のファイルが入らないようにしてください。言い換えれば、デスクトップであろうとそれ以外であろうと、「受信箱」にジャンクファイル、つまりそこに属さない野良ファイルが存在しないようにしてください。
では、ほぼ定義上、ファイル システムの残りの部分の構造の外側にあるこのフォルダーをどこに置くべきでしょうか?まあ、何よりもまず、便利な場所にある必要があります。これは最も頻繁にアクセスするフォルダーの 1 つであるため、利便性が重要です。これをデスクトップに置くことは素晴らしい選択肢です – 特にデスクトップに他のフォルダーがない場合、そのフォルダーは Windows エクスプローラーで非常に簡単に見つけられるようになります。
次に、コンピュータ上の便利な場所 (「お気に入りリンク」、「クイック起動」など) にこのフォルダーへのショートカットを作成します。
ヒント #
14. 「受信トレイ」フォルダーが 1 つだけあることを確認する
「受信トレイ」フォルダーを作成したら、他のフォルダーの場所を「To Do リスト」として使用しないでください。受信ファイルまたは作成されたファイルはすべて、作成/受信時に受信トレイ フォルダーに放り込まれます。これにより、コンピューターの残りの部分が元の状態に保たれ、ランダムに作成またはダウンロードされたジャンクが存在しなくなります。複数のフォルダーをチェックして、現在のタスクとプロジェクトをすべて確認することは最も避けてください。それらをすべて 1 つのフォルダーにまとめます。
受信トレイを 1 つだけにするためのヒントをいくつか紹介します。
- すべてのプログラムのデフォルトの「保存」場所をこのフォルダーに設定します。
- ブラウザのデフォルトの「ダウンロード」場所をこのフォルダーに設定します。
- このフォルダーがデスクトップではない場合 (推奨)、「To Do」ファイルをデスクトップに置かないようにできるかどうかも確認してください。これにより、デスクトップが整理整頓され、禅のようになります。
(
受信トレイ
フォルダーは右下隅にあります)
ヒント #
15. 「受信トレイ」フォルダーのクリアには注意してください
これは整理整頓
を保つ
ための鍵の 1 つです。 「受信トレイ」をオーバーフローさせておくと (つまり、そこに 30 個を超えるファイルやフォルダーが存在することを許可すると)、おそらく圧倒されているように感じ始めるでしょう。やることリスト。受信トレイが一定のポイント (調査によると約 30 ファイル) を超えると、受信トレイを避けるようになります。そこにファイルを置き続けることもできますが、過労で混乱した、または単なる無秩序な人々が定期的に感じる「制御不能」の感覚を恐れて、それを見るのが怖くなるでしょう。
そこで、できることは次のとおりです。
- 定期的に (1 日に少なくとも 5 回)、受信トレイ/To Do フォルダーにアクセスしてください。
- フォルダーを定期的にスキャンして、作業が完了し、ファイリングする準備ができているファイルを探します。すぐに提出してください。
- このフォルダー内のファイルの数をできるだけ少なくすることを誇りに思ってください。安心感を重視する場合は、このフォルダーを空にすることを (コンピューターの) 最優先事項の 1 つにしてください。
- 特定のファイルが、たとえば 6 週間以上フォルダー内に存在していることがわかっている場合は、実際にそのファイルを処理するつもりはないことを認め、そのファイルを最終的な保存場所に移動します。
ヒント #
16. すべてをすぐにファイルし、アクティブなプロジェクトのショートカットを使用する
新しいファイルを作成、受信、またはダウンロードしたら、すぐにそのファイルを「正しい」フォルダーに保存してください。その後、(すぐにでも) 作業する必要があるときはいつでも、「受信トレイ」 (「To Do」) フォルダーまたはデスクトップにそのショートカットへのショートカットを作成します。そうすれば、すべてのファイルは常に「正しい」場所にありますが、現在のアクティブファイルにすぐに便利なアクセスがあります。ファイルの作業が終了したら、ショートカットを削除するだけです。
理想的には、「受信トレイ」フォルダーとデスクトップには、実際のファイルやフォルダーが含まれていないはずです。彼らは単にショートカットを含める必要があります。
ヒント＃
17.ディレクトリシンボリックリンク（またはジャンクション）を使用して、1つの統合フォルダー構造を維持します
このヒントを使用して、組織構造を作成するときに遭遇できる可能性のあるしゃっくりを回避できます。これは、コンピューターに複数のドライブを持っているという問題（C：、D：、など）です。スペース上の理由でD：ドライブに保存する必要があるファイルがあるかもしれませんが、編成されたフォルダー構造の基礎をC：ドライブ（またはその逆）に基づいています。
選択した組織構造は、すべてのファイルに
C：
ドライブからアクセスする必要があることを決定する場合があります（たとえば、すべてのファイルのルートフォルダーは
C：\ファイル
のようなものである可能性があります）。それでも、あなたはまだ
D：
ドライブを持っているかもしれません。ファイルをD：ドライブに保存し、C：ドライブにいるかのようにアクセスすることが実際に可能であることをご存知ですか？いいえ、ここではショートカットについては話していません（概念は非常に似ていますが）。
シェルコマンド
mklink
を使用することにより、基本的に1つのドライブに住んでいるフォルダーを取り、別のドライブでエイリアスを作成できます（
mklink
でそれ以上のことができます – このプログラム機能の完全な概要について
は
、
専用の記事
）。これらのエイリアスは、ディレクトリシンボリックリンクと呼ばれます（かつてはジャンクションとして知られていました）。それらを「仮想」フォルダーと考えることができます。それらは、他のどこかに物理的に配置されていることを除いて、通常のフォルダーとまったく同じように機能します。
たとえば、
D：
Drive全体に完全な組織ファイル構造が含まれているが、
C：\ファイル
の下で
C：
ドライブ上にあるかのようにすべてのファイルを参照する必要があることを決定できます。その場合は、ディレクトリシンボリックリンクとして
c：\ファイル
を作成できます –
dへのリンク：
、次のとおりです。
mklink /dc：\ filesd：\
または、
D：
Driveに保存する唯一のファイルが映画コレクションである可能性があります。次のように、すべての映画ファイルを
d：
driveのrootに配置し、
c：\ files \ media \ movies
にリンクできます。
mklink /dc：\ files \ Media \ Movies D：\
（言うまでもなく、コマンドプロンプトからこれらのコマンドを実行する必要があります – [スタート]ボタンをクリックし、
CMD
と入力して
Enter
を押します）
ヒント＃
18.フォルダーアイコンをカスタマイズします
これは厳密には組織的なヒントではありませんが、各フォルダーに一意のアイコンを使用すると、どのフォルダーがどのフォルダーであるかを視覚的に識別することができ、ファイルを見つけたときに時間を節約できます。例を以下に示します（インターネットからダウンロードされたすべてのファイルを含む私のフォルダーから）：
フォルダーアイコンを変更する方法を学ぶには、
主題に関する専用の記事
を参照してください。
ヒント＃
19.スタートメニューをきちんとします
通常、Windowsのスタートメニューは、Windowsコンピューターの最も厄介な部分の1つです。インストールするすべてのプログラムは、このメニューにアイコンを配置するためのまったく異なるアプローチを採用しているようです。単に単一のプログラムアイコンを配置するものもあります。その他は、ソフトウェアの名前に基づいてフォルダーを作成します。その他は、ソフトウェアメーカーの名前に基づいてフォルダーを作成します。それは混乱であり、実行したいソフトウェアを見つけるのを難しくすることができます。
ありがたいことに、クイックローンチ、スーパーバー、ピン留めのスタートメニュー項目などの便利なオペレーティングシステムを使用して、この混乱を回避できます。
それでも、スタートメニュー自体の勇気に入り、一度だけ良いことを与えることは非常に理にかなっています。本当に決定する必要があるのは、アプリケーションをどのように整理するかだけです。アプリケーションの目的に基づく構造は、明らかな候補です。以下は、そのような構造の1つの例です。
この構造では、
ユーティリティと
は、コンピューター自体をスムーズに動作させることができるソフトウェア（構成ツール、バックアップソフトウェア、ZIPプログラムなど）を意味します。
アプリケーションとは
、見出しの
マルチメディア
、
グラフィックス
、
インターネット
などに適合しない生産性ソフトウェアを指します。
気付いていない場合は、スタートメニューのすべてのアイコンはショートカットであり、他のショートカット（コピー、移動、削除など）と同じように操作できます。
Windowsのスタートメニュー（Windowsのすべてのバージョン）により、Microsoftは、スタートメニューショートカットを保存するための2つの並列フォルダー構造があることを決定しました。 1つは（コンピューターのログインユーザー）、もう1つはコンピューターのすべてのユーザー向けです。多くの場合、2つの並列構造を持つことは冗長性があります。あなたがコンピューターの唯一のユーザーである場合、2つの並列構造を持つことは完全に冗長です。コンピューターに定期的にログインするユーザーが複数いた場合でも、インストールされたソフトウェアのほとんどをすべてのユーザーが利用できるようにする必要があります。ユーザー “エリア。
スタートメニューを制御するには、整理を開始するには、実際のフォルダーとスタートメニューを構成するショートカットファイル（両方のバージョン）にアクセスする方法を知る必要があります。これらのフォルダーとファイルを見つけるには、
[スタート]
ボタンをクリックしてから、
すべてのプログラム
テキストを右クリックします（Windows XPユーザーは
スタート
ボタン自体を右クリックする必要があります）：
オープン
オプションは、スタートメニューの「Just You」バージョンを指し、
Open Allユーザー
オプションは「すべてのユーザー」バージョンを参照します。整理したいものをクリックしてください。
Windows Explorerウィンドウが、選択したスタートメニューの選択したバージョンで開きます。そこから簡単です。
プログラム
フォルダーをダブルクリックすると、すべてのフォルダーとショートカットが表示されます。これで、必要な方法になるまで削除/名前を削除/移動できます。
注：スタートメニューを再編成する場合は、2つのExplorer Windowsを同時に開いていることをお勧めします。1つは「Just You」バージョンと「すべてのユーザー」バージョンを表示します。ウィンドウ間でドラッグアンドドロップできます。
ヒント＃20
。スタートメニューを
整頓してください
完全に整理されたスタートメニューができたら、そのように保つことに少し警戒してみてください。新しいソフトウェアをインストールするたびに、作成されるアイコンは、ほぼ確実に組織構造に違反します。
したがって、スタートメニューを手付かずに整理するために、新しいソフトウェアをインストールするときはいつでも、次のことを確認してください。
- ソフトウェアがスタートメニューの「Just You」領域にインストールされているか、「すべてのユーザー」領域にインストールされたかどうかを確認し、正しい領域に移動します。
- すべての不要なアイコン（「Read Me」アイコン、「ヘルプ」アイコン（実行中にソフトウェア自体からいつでもヘルプを開くことができます）、「アンインストール」アイコン、メーカーへのリンク、「ソフトウェア自体からいつでもヘルプを開くことができます）ウェブサイトなど）
-
ソフトウェアのメインアイコンを、あなたにとって理にかなっている何かの簡単なものに名前を変更してください。たとえば、
Microsoft Office Word 2010の
名前を
単純
に変更することをお勧めします - スタートメニューの組織構造に基づいて、アイコンを正しいフォルダーに移動します
忘れないでください：ソフトウェアをアンインストールすると、ソフトウェアのアンインストールルーチンがスタートメニューからソフトウェアのアイコンを削除できなくなります（移動および/または名前を変更したため）。そのアイコンを手動で削除します。
ヒント＃
21。Tidy C：\
c：drive（
c：\
）のルートは、コンピューターのユーザーとコンピューターにインストールされているソフトウェアの両方によって、ファイルとフォルダーの一般的なダンピンググラウンドです。それは混乱になる可能性があります。
最近、
C：\
にインストールする必要があるソフトウェアはほとんどありません。
C：\プログラムファイル
にインストールできるかどうかの時間の99％。そして、あなた自身のファイルに関しては、まあ、彼らが他の場所に保存できる（そしてほとんど常に）できることは明らかです。
理想的な世界では、
C：\
フォルダーは次のようになります（Windows 7）：
C：\
には、通常、意図的に「非表示」されているシステムファイルとフォルダーがあることに注意してください（Windows仮想メモリファイル
PageFile.sys
、Boot Loaderファイル
Bootmgr
、および
システムボリューム情報
フォルダーなど）。これらのファイルとフォルダーを隠すことは良い考えです。彼らは、彼らがいる場所にとどまる必要があり、あなたがユーザーであるあなたに見られることさえほとんど必要としないからです。それらを隠すと、誤って彼らをいじるのを防ぎ、C：ドライブフォルダーを見ると、秩序と幸福感を高めます。
ヒント＃
22.デスクトップを整理します
デスクトップは、おそらくWindowsコンピューターの最も乱用されている部分です（組織の観点から）。通常、すべての入っているファイルのダンピンググラウンドとして機能し、よく使用されているアプリケーションにアイコンを保持し、定期的に開いたファイルとフォルダーを保持します。それはしばしば制御されていない混乱になります。これを回避できるかどうかを確認してください。これが理由です…
- アプリケーションアイコン（Word、Internet Explorerなど）は、デスクトップでよく見られますが、これが最適な場所であることはまずありません。 「クイックローンチ」バー（またはWindows 7のスーパーバー）は常に表示されるため、アイコンを配置するのに最適な場所です。すべてのプログラムが最小化された場合にのみ、デスクトップのアイコンを表示できるようになります。アプリケーションアイコンをデスクトップから外す時が来たかもしれません…
- コンピューター上の受信トレイ/To-Doフォルダー（上記のヒント＃13を参照）がデスクトップであることを決定したかもしれません。もしそうなら、十分に言った。単にそれを片付け、ジャンクファイルによって汚染されるのを防ぐことに注意してください（上記のヒント＃15を参照）。一方、デスクトップが「受信トレイ」フォルダーとして動作していない場合、おそらく頻繁にオープンしたファイルとフォルダーのショートカットをいくつか除いて、データファイルやフォルダーをまったく持っている理由はまったくありません（進行中または現在のプロジェクトのいずれか）。他のすべては、「受信トレイ」フォルダーに移動する必要があります。
理想的な世界では、次のように見えるかもしれません。
ヒント＃
23.デスクトップの永続的なアイテムを左上コーナーから遠ざける
ファイル/フォルダーがWindows Explorerウィンドウのデスクトップにドラッグされた場合、またはInternet Explorerからデスクトップにショートカットが作成されたとき、それらのアイコンは常に左の角に配置されます。デスクトップに永続的に保持している他のファイル、フォルダー、またはショートカットがある場合は、これらの永続的なアイコンを一時的なアイコンから分離して、トランジェントがどちらのものかをすばやく識別できるようにすることをお勧めします。これを行う簡単な方法は、すべての永続的なアイコンをデスクトップの右側に移動することです。これにより、着信アイテムから分離されたままになります。
ヒント＃24
。同期する
複数のコンピューターがある場合は、ほぼ確実にファイルを共有したいと思うでしょう。コンピューターが同じローカルネットワークに永続的に接続されている場合、1つのファイルまたはフォルダーの複数のコピーを保存する必要はありません。ショートカットで十分です。ただし、コンピューターが常に同じネットワーク上にあるとは限らない場合は、ある時点でファイル間のファイルをコピーする必要があります。両方のコンピューターで永続的にライブする必要があるファイルの場合、これを行う理想的な方法は、単にコピーするのではなく、ファイルを同期することです。
ここには、完全な記事ではなく、同期の簡単な要約を書く余地しかありません。要するに、いくつかの異なるタイプの同期があります：
-
ドロップボックス
など、1つのフォルダーの内容にアクセスできる場所 -
Windows Live Mesh
など、任意の数のフォルダーの内容にアクセスできる場所 -
コンピューター上のどこからでもファイルまたはフォルダーが、Windowsの「ブリーフケース」、
Microsoft Synctoy
、または（はるかに強力でありながらまだ無料）2BrightsParksの
シンクバック
など、他の1つのコンピューターと正確に同期されます。これは、両方のコンピューターが少なくとも一時的に同じローカルネットワーク上にある場合にのみ機能します。
同期ソリューションの大きな利点は、必要な方法で構成したら、同期プロセスが毎回自動的に行われることです。ボタンをクリック（または自動的に発生するようにスケジュール）すると、すべてのファイルが想定される場所に自動的に配置されます。
同じFILを維持している場合
