私たちは皆、受け取ったすべてのメールをアーカイブするように訓練されています。結局のところ、基本的には無限のストレージがあり、必要なメールはすべて簡単な検索で見つけることができますよね。理にかなっています。しかし、それは罠です。
Gmail は無限のストレージを約束していたが、追いついていない
Gmail を使用するかどうかに関係なく、メールを決して削除しないという考えは Gmail によって広く普及したことを理解することが重要です。それ以前は、人々はメールを定期的に削除するのが一般的でした。より多くのメールを受信できるように、スペースを空けるためにそれらを削除する必要がありました。
Gmail は 2004 年に発売されたとき、驚天動地でした。Google の電子メール サービスは、なんと 1 GB の無料電子メール ストレージを提供しました。これは競合他社の恥をさらすものでした。当時、Microsoft Hotmail の無料版の容量はわずか 2 MB でした。はい、Gmail は Microsoft の電子メール サービスの 500 倍の無料ストレージを備えて開始されました。 Gmail がこれほど人気になったのも不思議ではありません。競合他社も 追いつくのに苦労しました が、それでもさらに多くのストレージスペースを追加しました。
Google は無料のストレージ容量を追加し続けました。 2005 年、Gmail の 1 周年を記念して、Gmail の無料ストレージ容量は 2 倍の 2 GB になりました。 Gmailの製品管理ディレクター、ジョルジュ・ハリク氏は、正しいことは「人々により多くのスペースを永久に提供し続けること」だ と語った 。
Google が終わりまで保存容量をどんどん提供し続けるのに、なぜメールを削除する必要があるでしょうか。 Harik 氏が指摘したように、テクノロジーが進歩するにつれて、Google やその他の企業にとってストレージは安価になります。それはいいことのように聞こえます…しかし、Google は考えを変えました。
無料の Google アカウント ストレージは 2013 年に停止
2013 年、Google は無料の Google アカウントのストレージの上限を 15 GB に設定しました。その Google アカウントのストレージは、Gmail、Google ドライブ、Google フォトなど、すべての Google サービスにわたって統合されました。 10 GB のファイルを保存した場合、電子メール用に残るのは 5 GB のみです。
それ以来、Google は無料ストレージを追加していません。実際、Google は 写真用に提供している無料のストレージ容量を奪いつつあります 。
メールを決して削除せず、Google がアカウントの保存容量を増やし続けることを期待する計画だったとしても、それはうまくいきません。あなたの電子メール アカウントは、過去 7 ～ 8 年にわたって徐々にいっぱいになってきました。
役に立たないメールを保管するためになぜお金を払うのでしょうか?
問題は、Google が Google One の一部としてストレージをサブスクリプションとして販売していることです。毎月のサブスクリプション料金を支払うと、メールを保存するためのより多くのスペースが得られます。
ストレージに追加料金を請求する企業は Google だけではありません。 Microsoft の Outlook.com では 15 GB の無料ストレージ容量 が提供されますが、有料の Microsoft 365 サブスクライバーの場合は 50 GB まで拡張されます。 Apple iCloud 電子メールは iCloud ストレージを使用しますが、Apple がすべてのデバイスのバックアップと iCloud データ用にわずか 5 GB の無料ストレージ を提供していることは有名です。
そのため、企業はメールを決して削除しないことを推奨しています。電子メール アカウントがいっぱいになると利益が得られ、すべてを保存し続けるにはサブスクリプション料金を支払う必要があります。
これは、保管ロッカー会社が、役に立たないガラクタを絶対に渡さないように勧めているようなものです。もちろん、彼らはあなたにそれを保管してもらいたいと思っています。永久に保管するためにお金を払わなければならない場合、彼らは利益を得ます。
はい、これらのメールは多くのスペースを使用しています
しかし、実際のところ、電子メールはどれくらいのスペースを占有しているのでしょうか?小さくないですか？ただのテキストですよね？
実際にアカウントに何ギガバイトもの電子メールがある場合は、それが完全に真実ではないことがわかります。
確かに、個々のメールは小さいですが、積み重なると大きくなります。電子メール アカウントがいっぱいの場合、無駄な電子メールによって多くのスペースが使用されていることになります。何年にもわたって受け取ったニュースレター、通知、アラート、その他のジャンクはすべて、合計するとかなりのスペースを使用している可能性があります。
たとえば、Gmail を使用している場合、Google One Storage ページには、 Gmail メールで使用されている容量が 表示されます。
それらのほとんどは必要なく、検索は理想的ではありません
どのくらいの頻度で過去のメールに戻って検索したり見たりしますか?確かに、保存しておきたい重要なメールもいくつかあるでしょうが、そのほとんどはおそらくまったく重要ではありません。それらは必要ありませんし、その役に立たないメール ニュースレターを「アーカイブ」ではなく「削除」をクリックしたとしても、決して気付かないでしょう。
さらに悪いことに、何万、何十万ものメールがあると、重要なメールを検索するのが難しくなります。 「すべてをアーカイブし、検索を使用して気になるものを見つける」ということは、200,000 件のメールが転がっており、10 年前の重要なメールを 1 通見つけようとすると困難になります。
アーカイブではなく削除し、必要なものだけを残します
受信したすべてのメールをアーカイブするのではなく、気にしないメールは削除してみてください。スペースが解放され、無駄なメールを保存するために料金を支払う必要がなくなります。
電子メールが重要な場合は、その電子メールをアーカイブするか、将来見つけやすいようにフォルダーまたはラベルに保存することを検討してください。ただし、(すべてのメールではなく) 重要なメールだけをアーカイブしたとしても、はるかに良い結果が得られます。
米国では、電子メールは 180 日後に「放棄」される
電子メールのプライバシーを特に心配していない場合でも、これらはすべて、電子メール アカウントをクリーンアップするための良い議論です。ただし、プライバシーが心配な場合は、次のことを知っておいてください。
米国では、電子メールは 180 日後に「放棄された」とみなされます。電子通信保護法（電子通信が大きく異なっていた 1986 年に可決された法律）のおかげで、政府は令状なしでこれらの電子メールを閲覧できるようになりました。
Wired が 2013 年に指摘したように、「電子メール (郵便ではなく) がプライバシー法から除外されているのは、とんでもないことです。」
この抜け穴を修正し、180 日を超えた電子メールにアクセスする前に政府に令状を取得することを義務付ける試みが行われてきました。最も注目すべき試みは 2016 年で、 電子メール プライバシー法が 米国下院で全会一致で可決され、上院で否決されました。 2021 年 1 月の時点で、この法律は有効です。
したがって、オンライン アカウントに古いメールを大量に保存している場合は、この点に留意する必要があります。
役に立たない古いメールを削除する時期が来ました
あとは、10 年以上引きずっていたアーカイブされたメールをすべてクリーンアップするだけです。
これを行う方法は、どのような種類の電子メールがスペースを占有しているかによって異なります。たとえば、newsletter@example.com からニュースレターを定期的に受信し、アーカイブしている場合は、電子メールで「newsletter@example.com」を検索し、その送信者からのメッセージをすべて削除します。
Gmail の空き容量を増やすためのヒントを いくつか紹介します。
