Microsoft Excel でドロップダウン リストを使用すると、あなたや同僚にとってデータ入力が簡単になりますか? 「はい」と答えてさらに一歩進めたい場合は、依存するドロップダウン リストを同様に簡単に作成できます。
依存ドロップダウン リストでは、最初のリストで必要な項目を選択し、それによって 2 番目のリストで選択肢として表示される項目が決まります。たとえば、シャツなどの製品を選択してから、サイズを選択し、アイスクリームなどの食品を選択してから、フレーバーを選択したり、アルバムを選択してから曲を選択したりできます。
はじめる
当然のことですが、依存リストを作成する前に、最初のドロップダウン リストをセットアップして準備ができている必要があります。 Excel でドロップダウン リストを作成する ために必要な詳細をすべて記載した完全なチュートリアルを復習のために用意していますので、必ずチェックしてください。
2 番目のリストの設定も同じ基本プロセスに従うため、そこから始めます。次に、依存関係の設定に進みます。
依存するドロップダウン リスト項目の追加と名前付け
このチュートリアルでは、最初のドロップダウン リストに社内の部門を使用し、次に 2 番目のリストに各部門の従業員を使用します。
当社の部門にはマーケティング、財務、人事 (HR) があり、それぞれに 3 名の従業員がいます。これらの従業員を追加して名前を付ける必要があります。
依存リストの項目をリストし、セルを選択します。これにより、セルがグループに配置され、グループに名前を付けることができるようになります。セルを選択した状態で、数式バーの左側にある名前ボックスに移動し、 セル グループの名前を入力します 。
各グループの名前は、最初のドロップダウンのリスト項目と一致する必要があります。
この例を使用して、最初のリストにある部門 (マーケティング、財務、人事) をグループ名にします。
依存リストの項目は、リストが存在する同じシートに追加することも、別のシートに追加することもできます。このハウツーの目的のために、すべてが同じシート上にあることがわかります。
依存関係のドロップダウン リストの作成
すべてのリスト項目をシートに配置して名前を付けたら、2 番目のドロップダウン リストを作成します。最初のリストを作成するときと同じように、 Excel のデータ検証機能 を使用します。
リストを表示するセルを選択します。次に、[データ] タブに移動し、リボンの [データ ツール] セクションで [データ検証] をクリックします。
ポップアップ ウィンドウで [設定] タブを選択します。 [許可] で [リスト] を選択し、右側の [セル内ドロップダウン] チェックボックスをオンにします。必要に応じて、[空白セルを無視する] チェックボックスをオンにすることもできます。
[ソース] ボックスに、以下の式を入力します。かっこ内のセル参照を、最初のドロップダウン リストを含むセルに必ず置き換えてください。
=間接($B$6)
INDIRECT 関数は、「テキスト文字列で指定された参照を返します」。この機能の詳細については、 Microsoft サポート ページをご覧ください。
入力メッセージまたはエラー アラートを含める場合は、ポップアップ ウィンドウでそれらのタブを選択し、詳細を入力します。終了したら、[OK] をクリックしてドロップダウン リストをセルに追加します。
次に、リストをテストしてみましょう。最初のドロップダウン リストで項目を選択すると、選択に関連する項目が 2 番目のリストにオプションとして表示されます。
自分自身または共同作業者がより迅速にデータを入力するには、Excel の依存ドロップダウン リストを試してください。
